Defensivemesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Defensivemesse braucht früh klare Zuständigkeiten, einen belastbaren Messeplan und abgestimmte Sicherheitsabläufe. Lege zuerst Datum und Ort fest, bevor du Aussteller einlädst oder Besucheranmeldungen öffnest. Danach folgen Standaufteilung, Technik, Zugangskontrollen, Catering und die Unterlagen für Aussteller und Presse. Diese Checkliste hilft dir, 79 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Engpässe bei Namensschildern, Präsentationen und Stromversorgung zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Messeplan erstellen
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Messe-Website aktualisieren
Messeprogramm veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Sicherheit buchen
Ausstellerinformationen versenden
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
Badge-Daten sammeln
Namensschilder gestalten
Namensschilder drucken
2 Personen
Beschilderung drucken
Präsentationen sammeln
Vorführungen kontrollieren
2 Personen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Zugangsliste vorbereiten
Presseliste vorbereiten
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Aussteller empfangen
4 Personen
Standmaterialien entladen
4 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stände einrichten
6 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Demomaterial sicher aufstellen
3 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Technik erneut testen
2 Personen
Sicherheitsrunde durchführen
3 Personen
Teambriefing durchführen
8 Personen

Event

Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Zugang kontrollieren
2 Personen
Vorführungen betreuen
3 Personen
Präsentationen ankündigen
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Standwege freihalten
2 Personen
Presse und Fotografen betreuen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
Besucherausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Standmaterial sammeln
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Restbestände lagern
2 Personen
Besucherdaten exportieren
Dankesmail versenden
Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 3
TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
StandwändeAnz. 24
ProspektständerAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
BildschirmeAnz. 6
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
SteckdosenleistenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 14
HDMI-KabelAnz. 6
USB-SticksAnz. 4
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 350
Badge-ClipsAnz. 350
AnmeldeformulareAnz. 350
StifteAnz. 40
KlemmbrettmappenAnz. 6
ArmbänderAnz. 350

Papierwaren

ProgrammhefteAnz. 350
StandnummernkartenAnz. 30
A4-PapierAnz. 2
KlebezettelAnz. 12
MarkerAnz. 12
KartonplattenAnz. 30

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 12
TischdeckenAnz. 18
PosterAnz. 30
WegweiserAnz. 20
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 8

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichtkabelAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
WarnschilderAnz. 8
VersiegelungsaufkleberAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
MikrofasertücherAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 8
PapierhandtücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Standaufteilung fest, bevor du Ausstellerinformationen verschickst. Plane dabei nicht nur Tische und Stühle ein, sondern auch Standwände, Prospektständer und ausreichend Durchgänge.
Sammle Badge-Daten und Ernährungswünsche spätestens zwei Wochen vor der Messe. Dann bleiben genug Arbeitstage für Namensschilder, Zugangsliste und die Abstimmung mit dem Catering.
Teste Projektor, Leinwand, Bildschirme, Lautsprecher und Funkmikrofone mindestens einen Tag vor dem Einlass. Lege HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Steckdosenleisten sowie AA- und AAA-Batterien als Ersatz bereit.
Veröffentliche Messeprogramm und Website erst, wenn Präsentationen und Vorführungen bestätigt sind. So müssen Besucher nicht kurzfristig über geänderte Zeiten oder fehlende Technik informiert werden.
Plane Sicherheit und Zugang nicht erst am Veranstaltungstag. Erstelle vorab die Sicherheitsanweisungen, bereite Absperrpfosten und Absperrband vor und gleiche die Zugangsliste mit den erwarteten Ausstellern und Gästen ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Defensivemesse organisieren?: Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort, Messeplan und Ausstellerliste. Einladungen und Anmeldeformular können danach geöffnet werden; Technik, Catering und Sicherheit sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor der Messe gebucht sein.
Wann muss die Ausstellerliste für eine Defensivemesse feststehen?: Plane die verbindliche Ausstellerliste etwa sechs Wochen vor dem Termin ein. Danach kannst du Standaufteilung, Ausstellerinformationen, Badge-Daten und die benötigte Ausstattung zuverlässig bestätigen.
Wie viele Namensschilder braucht eine Defensivemesse?: Drucke für jede angemeldete Person ein Namensschild und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Die Badge-Daten sollten spätestens zwei Wochen vor dem Einlass vollständig vorliegen, damit Korrekturen noch möglich sind.
Wann sollte die Technik für eine Defensivemesse getestet werden?: Führe einen vollständigen Test mindestens 24 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei Laptops, Bildschirme, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und alle Kabel; Ersatzbatterien und USB-Sticks gehören in die Technikbox.

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