Benefizauktion organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Benefizauktion braucht früh klare Zuständigkeiten, vollständige Artikeldaten und einen belastbaren Ablauf. Lege zuerst Termin, Ort, Spendenzweck, Auktionsbedingungen und Budget fest. Danach sammelst und registrierst du die Auktionsartikel, vergibst Losnummern und bestimmst Startpreise. In den letzten Wochen kommen Einladungen, Anmeldungen, Catering, Helfer, Auktionator, Technik und Zahlungsabwicklung zusammen. Die Checkliste führt dich durch alle 75 Aufgaben und die benötigten 87 Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Auktionsdatum festlegen
2 Personen
Auktionslocation reservieren
2 Personen
Wohltätigkeitsorganisation bestätigen
2 Personen
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
Budget festlegen
2 Personen
Sponsoren ansprechen
3 Personen
Auktionsartikel sammeln
4 Personen
Auktionsartikel registrieren
3 Personen
Auktionsartikel fotografieren
2 Personen
Lose nummerieren
3 Personen
Losbeschreibungen erstellen
3 Personen
Startpreise festlegen
3 Personen
Auktionskatalog zusammenstellen
3 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Online-Werbung schalten
2 Personen
Poster aufhängen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Auktionator bestätigen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Zahlungsart festlegen
2 Personen
Zahlungsformulare vorbereiten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Auktionsartikel anliefern
4 Personen
Lose bereitlegen
4 Personen
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Auktionsraum einrichten
4 Personen
Lose ausstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht und Ton aufbauen
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Zahlstelle einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
4 Personen
Technik erneut testen
2 Personen

Event

Empfangstheke besetzen
2 Personen
Gäste registrieren
3 Personen
Auktionskataloge ausgeben
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Lose erläutern
2 Personen
Auktion eröffnen
Lose versteigern
3 Personen
Gebote erfassen
4 Personen
Verkaufte Lose markieren
2 Personen
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
Zahlungen abwickeln
3 Personen
Parzellen an Käufer übergeben
3 Personen
Erlös sichern
2 Personen
Auktion abschließen

Nachbereitung

Lose und Materialien sammeln
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte einpacken
2 Personen
Fundsachen sammeln
Übrig gebliebenes Essen aufbewahren
2 Personen
Nicht abgeholte Lose erfassen
2 Personen
Nicht abgeholte Käufer per E-Mail kontaktieren
2 Personen
Auktionserlös kontrollieren
2 Personen
Einnahmen überweisen
2 Personen
Sponsoren danken
2 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
Auktionsunterlagen archivieren
2 Personen
Erlös an die Spendenzwecke melden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 120
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
PräsentationstischeAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Kartenterminal
LaptopAnz. 2
Drucker
Etikettendrucker
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SnackwärmerAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BenefizbannerAnz. 2
WegweiserAnz. 10
BilderrahmenAnz. 10

Catering

KannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
KühlelementeAnz. 16
ServierwagenAnz. 2
Einkäufe

Papierkram

AuktionskatalogeAnz. 150
GebotsformulareAnz. 150
AnmeldeformulareAnz. 150
ZahlungsbelegeAnz. 150
LoskartenAnz. 120
AnkündigungsplakateAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 150
StifteAnz. 80
MarkerAnz. 12
KlebezettelAnz. 10
DruckpapierAnz. 2
KlemmbretterAnz. 12
UmschlägeAnz. 200
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 2
SchereAnz. 6
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 4
EtikettenAnz. 300
KassenblöckeAnz. 4
Bargeldkasse
BieterschilderAnz. 120
Reserve-BieterschilderAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
PutzlappenAnz. 24
AllzweckreinigerAnz. 3
GlasreinigerAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10
MüllbeutelAnz. 30

Auktionsmaterial

Auktionshammer
Auktionsstandard
PräsentationsboardAnz. 2
LosboxenAnz. 20
TransportwagenAnz. 3
PlanenAnz. 6
SpanngurteAnz. 12
Tragbare VitrinenAnz. 4

Tipps

Plane die Artikelverwaltung nicht erst am Veranstaltungstag: Fotografiere jedes Stück, vergib eine eindeutige Losnummer und erfasse Beschreibung, Zustand und Startpreis in einer gemeinsamen Liste.
Bestätige den Auktionator spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Lege außerdem fest, wer Lose aufruft, Gebote notiert und unklare Ansagen über das Mikrofon wiederholt.
Teste Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult und Mikrofonständer mindestens 2 Stunden vor Einlass. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und die Position der Präsentationstische.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestelle das Catering nach der finalen Teilnehmerzahl. Halte Teller, Gläser, Kaffeetassen und Serviergeschirr getrennt vom Auktionsbereich bereit.
Lege die Zahlungsart vor dem Versand der Einladungen fest. Bereite Zahlungsformulare vor und teste das Kartenterminal spätestens am Vortag, damit Gewinner ihre Artikel ohne lange Wartezeit bezahlen können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizauktion planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Sponsoren, Auktionsartikel, Location und Auktionator brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen und Catering.
Wie viele Auktionsartikel braucht man für eine Benefizauktion?: Das hängt von Dauer und Zielgruppe ab; plane für einen zweistündigen Abend etwa 20 bis 40 Lose ein. Registriere und fotografiere jedes Los spätestens 2 Wochen vor der Auktion.
Wann sollte man die Einladungen zur Benefizauktion verschicken?: Verschicke sie etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und setze den Anmeldeschluss auf 7 bis 10 Tage vorher. So bleiben Zeit für Catering, Sitzplätze und Ernährungswünsche.
Wie viel Technik braucht eine Benefizauktion?: Für einen Raum mit bis zu 100 Gästen reichen meist ein Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult und Mikrofonständer; plane zusätzlich mindestens zwei Verlängerungskabel ein. Teste die gesamte Tonanlage 2 Stunden vor Beginn.

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