Einkaufsliste für einen Benefizabend

Für einen Benefizabend brauchst du mehr als Essen und Getränke: Spendenboxen, Beschilderung, Namensschilder und funktionierende Technik gehören ebenfalls auf die Einkaufsliste. Plane Geschirr und Gläser nach der endgültigen Gästezahl und bestelle haltbare Vorräte früher als frische Speisen. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden. Diese Liste hilft dir, Buffet, Empfang, Programm und Spendenaktion vollständig vorzubereiten.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Anmeldetisch
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 10

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
SchalenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 110
GabelnAnz. 110
LöffelAnz. 110
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
KaraffenAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 10
NamensschilderAnz. 100
TischnummernAnz. 10
ProgrammkartenAnz. 100
SpendentafelnAnz. 4
FotorahmenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
PowerbanksAnz. 2

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierzangenAnz. 10
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
LebensmittelboxenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 10

Sonstiges

SpendendosenAnz. 4
Geldkassette
Kartenterminal
KleingeldschalenAnz. 2
StifteAnz. 20
KlebebandAnz. 6
ScherenAnz. 4
TischaufstellerAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Teesortiment - 2 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Baguettes - 12 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Olivenöl - 2 Liter
- Sonnenblumenöl - 1 liter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 100 Gramm
- Knoblauchpulver - 100 Gramm
- Italienische Kräuter - 100 Gramm
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pesto - 4 Gläser
- Hummus - 8 Behälter
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Geräuchertes Hähnchen - 2 Kilo
- Schinken - 1,5 Kilo
- Vegetarische Burger - 40 Stück
- Rindfleischburger - 60 Stück
- Hamburgerbrötchen - 100 Stück
- Kartoffeln - 15 Kilo
- Reis - 5 Kilo
- Pasta - 5 Kilo
- Pastasauce - 10 Gläser
- Tomatenwürfel - 12 Dosen
- Kichererbsen - 8 Dosen
- Mais - 8 Dosen
- Grüne Bohnen - 8 Kilo
- Karotten – 6 Kilo
- Paprika - 6 Kilo
- Zucchini - 5 kilo
- Champignons - 4 Kilo
- Zwiebeln - 5 Kilo
- Knoblauch - 6 Knollen
- Kopfsalat - 10 Köpfe
- Gurken - 10 Stück
- Cherrytomaten - 5 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 5 Kilo
- Zitronen - 3 Kilo
- Joghurt - 5 Liter
- Schlagsahne - 3 liter
- Vanilleeis - 8 Liter
- Brownies - 100 Stück
- Apfelkuchen - 6 Stück
- Kekse - 6 Packungen
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzgebäck - 4 Beutel
- Oliven - 4 Gläser
- Gewürzgurken - 3 Gläser
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 3 Packungen
- Nitrilhandschuhe - 2 Kartons

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Teller, einen Dessertteller, eine Schale sowie Messer, Gabel und Löffel ein. Bei einem Buffet sind zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Kaufe Wasser und alkoholfreie Getränke nicht erst am Veranstaltungstag.
Stelle für den Empfang einen eigenen Anmeldetisch mit Namensschildern und Programmkarten bereit. Lege mindestens 10 Prozent mehr Namensschilder als Anmeldungen zurück, falls sich Namen kurzfristig ändern.
Bereite mindestens zwei deutlich gekennzeichnete Spendenboxen vor und prüfe die geplante Zahlungsart spätestens eine Woche vorher. So fehlen weder Wechselgeld noch Hinweise für bargeldlose Spenden.
Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer und Verlängerungskabel spätestens am Vortag am Veranstaltungsort. Für Kabel und Technik solltest du außerdem jeweils ein Ersatzkabel oder eine alternative Anschlussmöglichkeit einplanen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Benefizabend?: Neben Buffet und Getränken brauchst du Geschirr, Gläser, Servierbesteck, Spendenboxen, Namensschilder, Programmkarten und Beschilderung. Für Beiträge oder Reden gehören außerdem Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer und Verlängerungskabel auf die Vorbereitungsliste.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Benefizabend?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa eines pro Person und Stunde. Halte Wasser und alkoholfreie Getränke für alle Gäste bereit und kühle die Getränke spätestens am Vortag.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Gast?: Rechne pro Gast mit einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einem Messer, einer Gabel und einem Löffel. Ergänze 10 bis 15 Prozent Reserve, besonders wenn das Geschirr nicht direkt am Buffet gespült werden kann.
Wann muss ich die Sachen für den Benefizabend einkaufen?: Besorge haltbare Vorräte, Dekoration und Spendenboxen mindestens eine Woche vorher. Frische Lebensmittel kaufst du je nach Menü ein bis zwei Tage vorher; Getränke sollten am Vortag gekühlt werden.

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