Wie organisiert man eine Automesse?

Eine Automesse braucht zuerst einen festen Termin, eine passende Location und einen realistischen Zeitplan für Aufbau, Einlass und Abbau. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung und die Gewinnung der Standbetreiber. Plane Besucherführung, Parkplätze, Strom, Beleuchtung und Sicherheitsabsperrungen frühzeitig gemeinsam, statt sie erst am Veranstaltungstag zu lösen. Die letzten Wochen gehören Anmeldungen, Lageplan, Ausstellerinformationen und der Vorbereitung von Registrierung und Einlass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
6
Anmeldeformular veröffentlichen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung in sozialen Medien posten
9
Anzeigen verteilen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Standbetreiber bestätigen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
14
Standaufteilung erstellen
2 Personen
15
Lageplan vorbereiten
16
Catering bestellen
17
Zäune und Absperrungen reservieren
18
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
19
Beleuchtungsplan prüfen
2 Personen
20
Informationen für Aussteller senden
21
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
23
Wegweiser erstellen
2 Personen
24
Parkplatzordner einplanen
25
Einlasskontrolle einplanen
26
Cateringteam einplanen
27
Technikteam einplanen
28
Erste-Hilfe-Material prüfen
2 Personen
29
Wettervorhersage prüfen
30
Einkaufen gehen
3 Personen
31
Location inspizieren
3 Personen
32
Aussteller empfangen
4 Personen
33
Gelände absperren
4 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
35
Standfläche markieren
3 Personen
36
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
37
Strom anschließen
2 Personen
38
Beschilderung anbringen
3 Personen
39
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
40
Cateringbereich einrichten
3 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Snacks vorbereiten
3 Personen
43
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
44
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
45
Presseraum einrichten
2 Personen
46
Aussteller-Briefing geben
2 Personen
47
Abschließende Reinigung durchführen
3 Personen

Event

48
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
49
Parkplätze betreuen
3 Personen
50
Besucher empfangen
3 Personen
51
Namensschilder verteilen
2 Personen
52
Pläne verteilen
2 Personen
53
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
54
Catering öffnen
3 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
56
Snacks servieren
2 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
2 Personen
60
Beleuchtung kontrollieren
61
Fotomoment begleiten
2 Personen
62
Letzte Besucher informieren
2 Personen
63
Ausgang begleiten
3 Personen
64
Standbetreiber auschecken lassen
2 Personen
65
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

66
Catering abschließen
3 Personen
67
Gelände aufräumen
5 Personen
68
Standmaterial sammeln
4 Personen
69
Abfall trennen
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Beleuchtung abbauen
2 Personen
75
Absperrgitter abbauen
4 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Aussteller über die Kaution informieren
79
Fundgegenstände registrieren
80
Fotos und Dateien archivieren
81
Rechnungen und Kassenbelege ordnen
82
Dankeschön an Besucher senden
83
Dankeschön an die Standbetreiber verschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 12
KlappTischeAnz. 24
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
ThekenAnz. 4
PartyzelteAnz. 8
KleiderständerAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 30

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 3
Barcode-ScannerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
MobiltelefoneAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
HandmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 10
NotlampenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

MessebannerAnz. 8
Roll-Up-BannerAnz. 6
FahnenAnz. 12
TischdeckenAnz. 24
Fotowand
WegweiserAnz. 16
Halter für TellerAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
LagerboxenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Registrierung

RegistrierungsformulareAnz. 500
NamensschildhalterAnz. 300
BesucherausweiseAnz. 300
ArmbänderAnz. 300
KassenschaleAnz. 2
GeldkassetteAnz. 2
KlemmbrettAnz. 10
StiftehalterAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 24
SchutzhüllenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
PutzeimerAnz. 6
BodenabzieherAnz. 4
BesenAnz. 6
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Tipps

Lege Termin und Uhrzeiten zuerst fest und reserviere die Location, bevor du Aussteller ansprichst. Rechne zusätzlich mit festen Zeitfenstern für Aufbau, Abnahme, Einlass und Abbau.
Kläre Genehmigungen und Versicherung mehrere Wochen vor der Messe. Besonders bei Fahrzeugflächen, Besucherparkplätzen, Absperrungen und Stromanschlüssen entstehen sonst kurzfristig Lücken.
Bestätige Standbetreiber erst nach Prüfung ihrer Angaben und verschicke anschließend einen Lageplan mit Standfläche, Anfahrt, Aufbauzeit, Stromregelung und Ansprechpartner. So kommen Rückfragen nicht gesammelt am Vortag.
Plane Besucherregistrierung, Namensschilder, Wegweiser und Einlasskontrolle als getrennte Stationen. Halte dafür mindestens einen Laptop oder ein Tablet, Kartenlesegerät beziehungsweise Barcode-Scanner und Funkgeräte für das Team bereit.
Erstelle die Park- und Standaufteilung nicht nur auf Papier: Prüfe Wege für Besucher, Aussteller und Einsatzkräfte vor Ort. Kabeltrommeln, Verlängerungskabel, Beleuchtung und Absperrgitter müssen vor dem Aufbau verfügbar und funktionsfähig sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Automesse organisieren?: Beginne idealerweise mindestens 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Genehmigungen und Versicherung. Die Ansprache der Standbetreiber sollte spätestens 8 bis 10 Wochen vor dem Messetermin starten.
Wie plant man die Standaufteilung bei einer Automesse?: Erstelle zunächst einen maßstäblichen Lageplan und teile danach Standflächen, Besucherwege, Parkbereiche und Servicezonen ein. Prüfe den Plan mindestens 2 Wochen vor der Messe gemeinsam mit den bestätigten Ausstellern.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Automesse?: Plane für Stände, Absperrungen, Strom, Beleuchtung, Beschilderung und Registrierung mindestens einen vollständigen Aufbautag ein. Größere Flächen oder viele Aussteller benötigen oft zusätzlich einen halben Tag für die technische Kontrolle.
Was darf man bei einer Automesse nicht vergessen?: Häufig fehlen rechtzeitig bestätigte Stromanschlüsse, eine klare Parkplatzregelung, Funkgeräte für das Team und eine beleuchtete Wegeführung. Kontrolliere diese Punkte spätestens 48 Stunden vor dem Einlass und halte Ersatzkabel sowie Taschenlampen bereit.

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