Zo organiseer je een autobeurs zonder gaten in de planning

Begin met de beursdatum, openingstijden en locatie; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Controleer daarna vergunningen, verzekering, stroomvoorziening, verlichting en de indeling van stands en parkeerplaatsen. Standhouders hebben ruim vooraf duidelijke informatie nodig over afmetingen, aanrijroute, opbouwtijd en voorzieningen. Richt je laatste week op registratie, badges, routeborden, stewards en toegangscontrole. Plan de opbouw bovendien zo dat voertuigen, dranghekken, tafels en kabels niet tegelijk door dezelfde doorgang hoeven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Standhouders benaderen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie op sociale media plaatsen
9
Advertenties verspreiden
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Standhouders bevestigen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Parkeerindeling maken
2 personen
14
Standindeling maken
2 personen
15
Plattegrond voorbereiden
16
Catering bestellen
17
Hekken en afzetting reserveren
18
Stroompunten controleren
2 personen
19
Verlichtingsplan controleren
2 personen
20
Standhoudersinformatie versturen
21
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
22
Naambadges voorbereiden
2 personen
23
Routeborden maken
2 personen
24
Parkeerstewards inplannen
25
Toegangscontrole inplannen
26
Cateringteam inplannen
27
Techniekteam inplannen
28
EHBO-middelen controleren
2 personen
29
Weersverwachting controleren
30
Boodschappen doen
3 personen
31
Locatie inspecteren
3 personen
32
Standhouders ontvangen
4 personen
33
Terrein afzetten
4 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
35
Standruimte markeren
3 personen
36
Verlichting ophangen
3 personen
37
Stroom aansluiten
2 personen
38
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
39
Registratiebalie inrichten
2 personen
40
Cateringruimte inrichten
3 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
3 personen
43
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
44
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
45
Persruimte inrichten
2 personen
46
Standhoudersbriefing geven
2 personen
47
Laatste schoonmaak uitvoeren
3 personen

Event

48
Registratietafel bemannen
2 personen
49
Parkeerplaatsen begeleiden
3 personen
50
Bezoekers ontvangen
3 personen
51
Naambadges uitdelen
2 personen
52
Plattegronden uitdelen
2 personen
53
Standhouders ondersteunen
2 personen
54
Catering openen
3 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Hapjes serveren
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
2 personen
60
Verlichting controleren
61
Fotomoment begeleiden
2 personen
62
Laatste bezoekers informeren
2 personen
63
Uitgang begeleiden
3 personen
64
Standhouders laten uitchecken
2 personen
65
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

66
Catering afsluiten
3 personen
67
Terrein opruimen
5 personen
68
Standmateriaal verzamelen
4 personen
69
Afval sorteren
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Meubilair terugplaatsen
4 personen
73
Decoratie verwijderen
3 personen
74
Verlichting afbreken
2 personen
75
Hekken afbreken
4 personen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Geleende materialen retourneren
2 personen
78
Standhouders informeren over borg
79
Gevonden voorwerpen registreren
80
Foto's en bestanden archiveren
81
Facturen en kassabonnen ordenen
82
Bezoekersbedankje versturen
83
Standhoudersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Inklaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Baliesaantal 4
Partytentenaantal 8
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 20
Dranghekkenaantal 30

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Pinapparatenaantal 3
Barcode scannersaantal 2
Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Beamer
Projectiescherm

Verlichting

LED bouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Noodlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Beursbannersaantal 8
Rolbannersaantal 6
Vlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Fotowand
Pijlbordenaantal 16
Houders voor bordenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Opslagboxenaantal 12

Catering

Boodschappen

Registratie

Registratieformulierenaantal 500
Naambadgehoudersaantal 300
Bezoekerspassenaantal 300
Polsbandjesaantal 300
Kassaladeaantal 2
Geldkistaantal 2
Clipboardaantal 10
Pennenbakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Antislipmattenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 24
Beschermhoezenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Schoonmaakemmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Bezemsaantal 6
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Tips

Leg de standindeling vast zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn. Reserveer per stand niet alleen de verkoopruimte, maar ook ruimte voor deuren, looproutes en eventuele tenten; stuur standhouders daarna één plattegrond met hun standnummer en opbouwtijd.
Controleer stroom niet alleen op aanwezigheid, maar ook op afstand en capaciteit. Noteer per zone de benodigde verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels en werk kabels weg waar bezoekers lopen.
Maak het parkeerplan minstens een week voor de beurs definitief. Wijs aparte plekken aan voor standhouders, bezoekers, laden en lossen en hulpdiensten; plan vervolgens parkeerstewards voor de drukste aankomsturen.
Stuur standhoudersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin de aanrijroute, opbouw- en afbouwtijden, standafmetingen, toegangsregels, contactnummer op de dag zelf en wat zij zelf moeten meenemen.
Test bezoekersregistratie, naambadges en pinapparaten vóór de opening. Leg een offline werkwijze klaar voor het geval laptops, tablets, barcode scanners of internet uitvallen en geef toegangscontrole een korte lijst met uitzonderingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een autobeurs organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Benader standhouders daarna direct, zodat je uiterlijk 6 weken voor de beurs een bruikbare standindeling kunt maken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een autobeurs?: Plan minimaal 4 uur voor een kleine beurs en 8 uur of een volledige dag als er veel voertuigen, tenten, dranghekken en stands worden geplaatst. Laat standhouders een eigen tijdslot krijgen, zodat voertuigen niet tegelijk op dezelfde route aankomen.
Wanneer moet je standhouders voor een autobeurs informeren?: Stuur de definitieve informatie minstens 7 dagen vóór de beurs. Bevestig daarnaast 2 tot 3 weken vooraf de standplaats, benodigde stroom, aankomsttijd en eventuele dieetwensen voor catering.
Hoeveel parkeerplaatsen heb je nodig voor een autobeurs?: Maak eerst een aparte berekening voor standhouders, bezoekers, laden en lossen en hulpdiensten; houd die zones gescheiden. Reserveer in de bezoekerszone minimaal één parkeerplek per verwachte auto en controleer de indeling opnieuw zodra het aantal aanmeldingen bekend is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.