Cómo organizar un salón del automóvil sin perder el control

Organizar un salón del automóvil requiere coordinar expositores, vehículos, visitantes y circulación en un mismo espacio. Empieza fijando fecha, horarios y sede; después confirma permisos, seguro y necesidades técnicas antes de abrir las inscripciones. El plano de puestos, el aparcamiento y el control de acceso deben estar definidos antes de enviar la información final. Así evitas cambios de última hora, colas en la entrada y puestos sin electricidad o señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Comprobar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Contactar con los expositores
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar promoción en redes sociales
9
Difundir anuncios
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Fijar los soportes de los puestos
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Organizar el aparcamiento
2 personas
14
Hacer el plano de puestos
2 personas
15
Preparar el plano
16
Pedir el catering
17
Reservar vallas y barreras
18
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
19
Comprobar el plan de iluminación
2 personas
20
Enviar información a los expositores
21
Preparar el registro de visitantes
2 personas
22
Preparar acreditaciones
2 personas
23
Crear señales de ruta
2 personas
24
Programar a los encargados de aparcamiento
25
Programar el control de acceso
26
Programar el equipo de catering
27
Programar al equipo técnico
28
Comprobar los suministros de primeros auxilios
2 personas
29
Comprobar el pronóstico del tiempo
30
Hacer la compra
3 personas
31
Inspeccionar el lugar
3 personas
32
Recibir a los expositores
4 personas
33
Cerrar el recinto
4 personas
34
Colocar mesas y sillas
4 personas
35
Marcar el espacio del stand
3 personas
36
Colgar la iluminación
3 personas
37
Conectar la corriente
2 personas
38
Colocar la señalización
3 personas
39
Montar el mostrador de registro
2 personas
40
Montar el espacio de catering
3 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Preparar aperitivos
3 personas
43
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
44
Realizar el control de seguridad
3 personas
45
Montar la sala de prensa
2 personas
46
Dar briefing a los expositores
2 personas
47
Realizar la limpieza final
3 personas

Evento

48
Atender la mesa de registro
2 personas
49
Guiar los aparcamientos
3 personas
50
Recibir a los visitantes
3 personas
51
Repartir acreditaciones
2 personas
52
Repartir planos
2 personas
53
Apoyar a los expositores
2 personas
54
Abrir el catering
3 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Servir aperitivos
2 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
2 personas
60
Comprobar la iluminación
61
Coordinar el momento de fotos
2 personas
62
Informar a los últimos visitantes
2 personas
63
Guiar la salida
3 personas
64
Hacer el check-out a los expositores
2 personas
65
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

66
Cerrar catering
3 personas
67
Limpiar el recinto
5 personas
68
Recoger el material del stand
4 personas
69
Clasificar residuos
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
73
Retirar la decoración
3 personas
74
Desmontar la iluminación
2 personas
75
Desmontar las vallas
4 personas
76
Inventariar materiales
2 personas
77
Devolver el material prestado
2 personas
78
Informar a los expositores sobre la fianza
79
Registrar objetos perdidos
80
Archivar fotos y archivos
81
Ordenar facturas y recibos
82
Enviar agradecimiento a los visitantes
83
Enviar agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas plegablescant. 24
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mostradorescant. 4
Carpas de fiestacant. 8
Percheroscant. 6
Postes separadorescant. 20
Vallas de control de multitudescant. 30

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 4
Datáfonoscant. 3
Escáneres de códigos de barrascant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Teléfonos móvilescant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Enrollacablescant. 6
Baterías externascant. 6
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas de emergenciacant. 6
Linternascant. 6

Decoración

Banners de la feriacant. 8
Banners enrollablescant. 6
Banderascant. 12
Mantelescant. 24
Photowall
Carteles direccionalescant. 16
Portaplatoscant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Cajas de hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Catering

Compras

Registro

Formularios de registrocant. 500
Portanombrescant. 300
Pases de visitantecant. 300
Pulserascant. 300
Cajón de la caja registradoracant. 2
Caja registradoracant. 2
Portapapelescant. 10
Portalápicescant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Conos de tráficocant. 24
Fundas protectorascant. 20

Limpieza

Papeleracant. 20
Cubos de limpiezacant. 6
Limpiacristalescant. 4
Escobascant. 6
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 6
Carros de limpiezacant. 2

Consejos

Cierra la sede y los horarios antes de contactar con los expositores. Pide a cada participante sus medidas, necesidades eléctricas y preferencias de montaje para poder preparar un plano realista.
Comprueba permisos y seguro al menos 6 semanas antes. Un salón con vehículos necesita revisar accesos, circulación, aforo y posibles riesgos antes de confirmar la promoción pública.
Publica el formulario de inscripción con una fecha límite clara, idealmente 3 semanas antes del evento. Recoge también datos de contacto, necesidades dietéticas y requisitos del puesto en el mismo formulario.
Dibuja el plano de puestos antes de pedir el catering y alquilar vallas. Reserva pasillos de circulación, una zona de registro, espacio para colas y puntos de electricidad; no coloques mesas donde deban pasar vehículos o visitantes.
Prepara el acceso con dos funciones separadas: registro de visitantes y control de entrada. Programa al personal por turnos de 2 a 3 horas y prueba con antelación los escáneres, datáfonos, walkie-talkies y baterías externas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un salón del automóvil?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar, comprueba permisos y seguro, y deja las últimas 3 semanas para cerrar inscripciones, plano, catering, señalización y turnos de acceso.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Contacta con ellos entre 6 y 8 semanas antes y fija una fecha límite de confirmación aproximadamente 3 semanas antes. Después de esa fecha, prepara el plano definitivo y envía las instrucciones de montaje.
¿Qué debe incluir el formulario de inscripción?: Incluye nombre, contacto, tipo y número de vehículos, medidas del puesto, necesidades de electricidad y requisitos de montaje. Ciérralo al menos 3 semanas antes para tener tiempo de organizar el espacio y el personal.
¿Cuántas personas hacen falta para controlar la entrada?: Como punto de partida, asigna 2 personas para el registro y 1 para el control de acceso por cada turno de 2 a 3 horas. Añade personal de aparcamiento según el tamaño del recinto y cambia los turnos para mantener la atención durante toda la jornada.

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