Organiser un salon de l’automobile étape par étape

Un salon de l’automobile se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un événement. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu avant de contacter les exposants. En parallèle, vérifiez les autorisations, l’assurance, les accès et les besoins électriques. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, finaliser le plan des stands et du parking, puis organiser l’accueil et le contrôle des accès.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Contacter les exposants
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
9
Distribuer les publicités
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Confirmer les exposants
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Créer l’agencement du parking
2 personnes
14
Préparer le plan du stand
2 personnes
15
Préparer le plan
16
Commander le catering
17
Réserver les barrières et le périmètre
18
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
19
Vérifier le plan d’éclairage
2 personnes
20
Envoyer les informations aux exposants
21
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Créer les panneaux de direction
2 personnes
24
Planifier les agents de stationnement
25
Prévoir le contrôle des accès
26
Planifier l’équipe de restauration
27
Planifier l’équipe technique
28
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
29
Vérifier les prévisions météo
30
Faire les courses
3 personnes
31
Inspecter le lieu
3 personnes
32
Accueillir les exposants
4 personnes
33
Balisage du site
4 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Délimiter l’espace du stand
3 personnes
36
Installer l'éclairage
3 personnes
37
Brancher l’électricité
2 personnes
38
Installer la signalisation
3 personnes
39
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
40
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Préparer les en-cas
3 personnes
43
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
45
Aménager la salle de presse
2 personnes
46
Faire le briefing des exposants
2 personnes
47
Effectuer le nettoyage final
3 personnes

Événement

48
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
49
Encadrer les places de parking
3 personnes
50
Accueillir les visiteurs
3 personnes
51
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
52
Distribuer les plans
2 personnes
53
Soutenir les exposants
2 personnes
54
Ouvrir la restauration
3 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
2 personnes
60
Vérifier l'éclairage
61
Animer le moment photo
2 personnes
62
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
63
Encadrer la sortie
3 personnes
64
Faire le check-out des exposants
2 personnes
65
Rassembler les objets perdus

Suivi

66
Clôturer le catering
3 personnes
67
Ranger le site
5 personnes
68
Rassembler le matériel de stand
4 personnes
69
Trier les déchets
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Remettre le mobilier en place
4 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Démonter l’éclairage
2 personnes
75
Démonter les barrières
4 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Informer les exposants de la consigne
79
Enregistrer les objets trouvés
80
Archiver les photos et les fichiers
81
Classer les factures et les reçus
82
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
83
Envoyer un message de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Comptoirsqté 4
Tentes de réceptionqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 20
Barrières de fouleqté 30

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Scanners de codes-barresqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Téléphones portablesqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 6
Batteries externesqté 6
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes de secoursqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Bannières du salonqté 8
Bannières enroulablesqté 6
Drapeauxqté 12
Nappesqté 24
Mur photo
Panneaux indicateursqté 16
Supports pour panneauxqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Caisses de stockageqté 12

Catering

Courses

Inscription

Formulaires d’inscriptionqté 500
Supports de badges nominatifsqté 300
Badges visiteursqté 300
Braceletsqté 300
Tiroir-caisseqté 2
Caisseqté 2
Porte-blocqté 10
Pots à crayonsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Tapis antidérapantsqté 12
Cônes de signalisationqté 24
Housses de protectionqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 20
Seaux de nettoyageqté 6
Raclettes de solqté 4
Balaisqté 6
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 6
Chariots de ménageqté 2

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 mois à l’avance si plusieurs exposants doivent s’installer. Vérifiez dès la réservation les horaires d’accès pour le montage, l’ouverture au public et le démontage.
Demandez aux exposants leurs besoins au moment de l’inscription, au plus tard 8 semaines avant le salon. Recueillez notamment les besoins alimentaires, l’espace de stand et les besoins en alimentation électrique.
Finalisez le plan du parking et des stands 3 à 4 semaines avant l’événement, puis envoyez-le aux exposants. Prévoyez aussi les barrières, les poteaux de balisage et un itinéraire clair pour les visiteurs.
Ne laissez pas la signalétique et les badges pour le dernier jour. Préparez les panneaux de direction, les badges nominatifs et l’inscription des visiteurs au moins 7 jours avant l’ouverture.
Testez 24 heures avant l’arrivée du public les scanners, tablettes, terminaux de paiement, talkies-walkies, microphones et haut-parleurs. Vérifiez également les rallonges, multiprises, éclairages et lampes de secours sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’automobile ?: Prévoyez environ 6 mois pour un salon avec plusieurs exposants. Les autorisations, l’assurance, la réservation du lieu et les inscriptions doivent être lancées dès les premières semaines.
Quand faut-il contacter les exposants ?: Contactez-les idéalement 4 à 6 mois avant le salon et fixez une date limite d’inscription 8 semaines avant l’événement. Confirmez ensuite leur participation et leurs besoins au plus tard 3 à 4 semaines avant l’ouverture.
Quand préparer le plan des stands et du parking ?: Préparez une première version 6 semaines avant le salon, puis finalisez-la 3 à 4 semaines avant. Envoyez le plan définitif aux exposants afin qu’ils connaissent leur emplacement et les conditions d’accès.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’automobile ?: Contrôlez les accès, la signalétique, les barrières, l’éclairage, les prises électriques et le matériel d’accueil 24 heures avant l’ouverture. Faites aussi un test des badges, scanners, moyens de paiement et communications entre les équipes.

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