Benefizgala organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Benefizgala braucht mehr als festliche Tische und ein gutes Programm. Du musst Spendenzweck, Budget, Gäste, Sponsoren, Auktion, Catering und Technik früh aufeinander abstimmen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zur finalen Gästeliste durch die Vorbereitung. Besonders leicht werden Ernährungswünsche, Zahlungsabläufe, Sponsorlogos und die richtige Anzahl an Gläsern und Sitzplätzen zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Budget festlegen
2 Personen
Wohltätigkeitsorganisation auswählen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Sprecher und Künstler buchen
2 Personen
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Sponsoren ansprechen
3 Personen
Sponsorlogos sammeln
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
2 Personen
Getränke bestellen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Programmheft gestalten
2 Personen
Programmhefte drucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Zahlungsweise prüfen
2 Personen
Auktionsartikel fotografieren
2 Personen
Auktionskatalog drucken
Anmeldungen endgültig bearbeiten
2 Personen
Catering-Mengen durchgeben
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Ablaufplan verteilen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen

Event

Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
Tische eindecken
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht prüfen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Präsentation vorbereiten
2 Personen
Auktionstisch einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Catering bereitstellen
4 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Einweisung für das Servicepersonal geben
2 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Gäste registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Aperitif servieren
4 Personen
Programm ankündigen
Redner betreuen
2 Personen
Präsentation bedienen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks nachfüllen
3 Personen
Abendessen servieren
6 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Tische abräumen
4 Personen
Benefizbetrag erläutern
Versteigerung begleiten
3 Personen
Gebote erfassen
2 Personen
Zahlungen abwickeln
2 Personen
Dessert servieren
4 Personen
Sich von Gästen verabschieden
3 Personen
Auktionsartikel aushändigen
2 Personen
Bargeld sichern
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien sortieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen
Einnahmen überweisen
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Auktionserlöse bestätigen
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Endabrechnung bearbeiten
2 Personen
Spendenbeleg archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Runde TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
SuppenschalenAnz. 110
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 220
ChampagnergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 110
KaffeelöffelAnz. 120
Besteck für das AbendessenAnz. 120
ServierbesteckAnz. 24

Dekoration

TischläuferAnz. 12
StoffserviettenAnz. 120
NamensschilderAnz. 110
SpeisekartenAnz. 110
ProgrammhefteAnz. 120
TischdekorationenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 12
KerzenhalterAnz. 24
LED-KerzenAnz. 48
BallonsAnz. 100
Willkommensschild
SponsorspannbannerAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Kasse
KartenterminalAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8
SuppenkellenAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4
ScheinwerferAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Versteigerung

AuktionskartenAnz. 120
Auktionshammer
Auktions-TischschilderAnz. 20
PreisschilderAnz. 30

Papierwaren

AnmeldelistenAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
OrdnerAnz. 12
UmschlägeAnz. 150
SpendenkartenAnz. 150
BriefpapierAnz. 100
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 6
SeilAnz. 2
KlemmbretterAnz. 8

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4
FeuerlöschdeckenAnz. 2

Transport

TransportkistenAnz. 20
SackkarrenAnz. 2

Tipps

Lege Budget und Spendenziel fest, bevor du Künstler, Catering oder Auktionsartikel zusagst. So weißt du, wie viel der Abend kosten darf und welcher Betrag tatsächlich für die Wohltätigkeitsorganisation übrig bleibt.
Öffne die Anmeldung spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Gala. Erfasse dabei direkt Begleitpersonen, Ernährungswünsche und Tischwünsche, statt diese Angaben später aus E-Mails zusammenzusuchen.
Plane die Auktion nicht erst am Veranstaltungstag. Fotografiere die Auktionsartikel, erstelle den Katalog und lege Teilnahme- und Zahlungsbedingungen mindestens 2 Wochen vorher fest.
Bestelle Geschirr und Gläser nach der bestätigten Gästezahl und rechne bei empfindlichen Teilen mit etwa 10 Prozent Reserve. Für eine Gala mit 100 Gästen brauchst du also rund 110 Wasser- und Weingläser sowie zusätzlich Champagnergläser für den Empfang.
Teste Funkmikrofone, Mikrofonständer und Lautsprecher spätestens am Vortag im Saal. Plane außerdem einen Registrierungstisch, Namensschilder und ein sichtbares Willkommensschild ein, damit der Einlass nicht durch fehlende Unterlagen stockt.

Häufige Fragen

Wie lange im Voraus sollte man eine Benefizgala organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Termin und Ort sollten zuerst feststehen, damit du anschließend Programm, Sponsoren, Einladungen, Catering und Auktion verbindlich planen kannst.
Wann verschickt man Einladungen für eine Benefizgala?: Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vorher. So bleibt Zeit für Tischordnung, Namensschilder, Programmhefte und die endgültige Cateringzahl.
Wie viele Getränke braucht man für eine Benefizgala?: Rechne im ersten Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Bestelle bei 100 Gästen außerdem rund 10 Prozent Reserve, besonders bei Wasser-, Wein- und Champagnergläsern.
Wann muss das Catering für eine Benefizgala gebucht werden?: Reserviere das Catering mindestens 8 bis 12 Wochen vor der Gala. Die endgültige Gästezahl, Ernährungswünsche und Tischordnung solltest du spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin übermitteln.

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