Eine Antiquitätenmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Antiquitätenmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Aufbautag. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und den Veranstaltungsort fest, bevor du Standplätze vergibst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Verkaufsbedingungen, Standplan und die Informationen für Händler und Besucher. Plane außerdem früh genug Strom, Beleuchtung, Zahlungsmöglichkeiten, Getränke und Catering ein – diese Punkte werden bei Messen häufig erst kurz vor der Öffnung bemerkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
- 2
Location reservieren
- 3
Messeplan erstellen
2 Personen
- 4
Standplätze nummerieren
- 5
Verkaufsbedingungen festlegen
- 6
Anmeldeformular erstellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Messe online veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Standbetreiber bestätigen
- 11
Standbetreiber informieren
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Catering bestellen
- 14
Getränkeeinkauf planen
- 15
Zahlungsmöglichkeiten organisieren
- 16
Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 17
Beschilderung entwerfen
- 18
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Liste der Standbetreiber drucken
- 20
Besucherinformationen drucken
- 21
Materialien prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Catering vorbereiten
2 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Schlüssel und Zutritt kontrollieren
- 27
Saal kontrollieren
2 Personen
- 28
Tische und Stühle bereitstellen
6 Personen
- 29
Standplätze markieren
2 Personen
- 30
Infotresen aufbauen
2 Personen
- 31
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
- 32
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 34
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 35
Aussteller empfangen
3 Personen
- 36
Standbetreiber zum Platz weisen
3 Personen
- 37
Standbetreiber registrieren
2 Personen
- 38
Aussteller aufbauen lassen
4 Personen
- 39
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
- 40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 41
Toiletten kontrollieren
- 42
Eingangstheke besetzen
2 Personen
- 43
Besucher begrüßen
2 Personen
- 44
Programm verteilen
- 45
Informationen bereitstellen
2 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Snacks servieren
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Cateringtisch sauber halten
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Toiletten zwischendurch reinigen
- 52
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 53
Einlassschalter ablösen
2 Personen
- 54
Besucher zählen
- 55
Letzte Runde ankündigen
- 56
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 57
Verkauf abschließen
2 Personen
- 58
Standbetreiber auschecken
3 Personen
- 59
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 60
Kasse abschließen
2 Personen
- 61
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
- 62
Dekoration entfernen
2 Personen
- 63
Geräte ausschalten
2 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Saal reinigen
4 Personen
- 67
Toiletten endreinigen
2 Personen
- 68
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 69
Restbestand einlagern
2 Personen
- 70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 71
Locationschlüssel zurückgeben
- 72
Dankesnachricht an Aussteller senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 35
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 6
- Informationsstand
- KleiderständerAnz. 4
- StehtischeAnz. 6
- TransportwagenAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlschränkeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KartenlesegeräteAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- Handmikrofon
- Megafon
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- StehlampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 6
- NachtlampenAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TortenplattenAnz. 80
- TeelöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierschalenAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Dekoration
- MessebannerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 35
- StoffrückwändeAnz. 12
- Dekorative VasenAnz. 12
- KunstblumenAnz. 12
- BilderrahmenAnz. 10
- Dekorative SpiegelAnz. 6
- TischdekorationAnz. 20
Papierwaren
- StandnummernkartenAnz. 40
- PreisschilderAnz. 500
- BesucherbroschürenAnz. 250
- AusstellerlistenAnz. 50
- AnmeldeformulareAnz. 100
- StifteAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 10
- KlebebandAnz. 12
- Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
- A4-PapierAnz. 2
- KlemmbretterAnz. 8
- PiktogrammschilderAnz. 12
- WegweiserAnz. 16
Kasse
- Kassenschachteln für BargeldAnz. 2
- GeldzählkästenAnz. 2
- KassenblöckeAnz. 6
- ArmbänderAnz. 250
- MünzschalenAnz. 4
- BonrollenAnz. 8
- TaschenrechnerAnz. 3
- PortemonnaiesAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 4
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 6
- MülleimerAnz. 12
- PutzlappenAnz. 30
- ToilettenbürstenAnz. 4
- GummihandschuheAnz. 8
- HandfegerAnz. 6
- BlechdosenAnz. 4
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 4
- BatterienAnz. 24
- AbsperrbandAnz. 4
- Rutschfeste MattenAnz. 12
- ArbeitshandschuheAnz. 12
Transport
- SackkarrenAnz. 3
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
- UmzugsdeckenAnz. 12
- SpanngurteAnz. 8
- RollcontainerAnz. 4
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort, bevor du Standplätze nummerierst. Miss Wege, Eingänge und Stromanschlüsse aus und erstelle daraus den Messeplan; so passen Klapptische, Stühle und Informationsstand tatsächlich in den Raum.
- Verschicke das Anmeldeformular mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine feste Rückmeldefrist und bestätige Standbetreiber erst, wenn Verkaufsbedingungen und Standnummern feststehen.
- Plane die Händlerkommunikation in zwei Schritten: eine Bestätigung direkt nach der Anmeldung und die praktischen Informationen spätestens 7 Tage vor der Messe. Darin sollten Aufbauzeit, Öffnungszeiten, Zugang und Zahlungsmöglichkeiten stehen.
- Prüfe Zahlungen und Wechselgeld mindestens 2 Tage vorher. Teste Kartenlesegeräte, Laptops und Verlängerungskabel; für Barzahlungen solltest du kleine Scheine und Münzen getrennt vorbereiten.
- Bestelle Catering und Getränke erst nach Ablauf der Anmeldefrist, aber spätestens 5 bis 7 Tage vor der Messe. Erfasse Ernährungswünsche, kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen und Thermoskannen vor dem Einlass bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Antiquitätenmesse organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In den ersten 2 Wochen sollten Datum, Öffnungszeiten und Location feststehen; danach kannst du Anmeldungen verschicken und den Standplan aufbauen.
- Wie viele Standplätze braucht eine Antiquitätenmesse?
- Die Zahl hängt von der Raumgröße und der gewünschten Standfläche ab. Plane pro Stand zusätzlich zu Tisch oder Verkaufsfläche ausreichend Laufweg ein und nummeriere alle Plätze spätestens 3 Wochen vor der Messe.
- Wann sollte man Händler für eine Antiquitätenmesse bestätigen?
- Bearbeite Anmeldungen laufend und verschicke die endgültige Bestätigung etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Die detaillierten Aufbau- und Zahlungsinformationen sollten spätestens 7 Tage vorher folgen.
- Was muss am Tag der Antiquitätenmesse zuerst passieren?
- Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Besuchereinlass. Baue zuerst Wege, Standplätze und Stromversorgung auf, danach Beleuchtung, Beschilderung, Informationsstand, Catering und Getränke.
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