Einkaufsliste für eine Benefizgala
Für eine Benefizgala brauchen Sie mehr als Dinnergeschirr und Dekoration. Planen Sie die Ausstattung nach Gästezahl und Programm: Registrierung, Empfang, mehrgängiges Essen, Bühnenbeiträge und Auktion müssen reibungslos ineinandergreifen. Bestellen Sie Gläser, Teller und Besteck mindestens zwei Wochen vorher und rechnen Sie bei Geschirr mit etwa 10 Prozent Reserve. Namensschilder, Programmhefte und Auktionskataloge gehören spätestens eine Woche vor der Veranstaltung in den Druck.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Runde TischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- SuppenschalenAnz. 110
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 220
- ChampagnergläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 110
- KaffeelöffelAnz. 120
- Besteck für das AbendessenAnz. 120
- ServierbesteckAnz. 24
Dekoration
- TischläuferAnz. 12
- StoffserviettenAnz. 120
- NamensschilderAnz. 110
- SpeisekartenAnz. 110
- ProgrammhefteAnz. 120
- TischdekorationenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 12
- KerzenhalterAnz. 24
- LED-KerzenAnz. 48
- BallonsAnz. 100
- Willkommensschild
- SponsorspannbannerAnz. 4
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Kasse
- KartenterminalAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 16
- ServiertablettsAnz. 8
- SuppenkellenAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- StehlampenAnz. 4
- ScheinwerferAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
Catering
- Einkäufe
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Ingwerbier - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Weißwein - 24 Flaschen
- Rotwein - 18 Flaschen
- Rosé - 12 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Prosecco - 18 Flaschen
- Gin - 4 Flaschen
- Wodka - 3 Flaschen
- Bitter Lemon - 12 Flaschen
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Teebeutel - 200 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 300 Stück
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Minze - 10 Bund
- Gurken - 3 Kilogramm
- Cherrytomaten - 4 Kilogramm
- Karotten - 3 Kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Erdbeeren - 4 Kilogramm
- Äpfel - 5 Kilogramm
- Gemischte Nüsse - 3 Kilogramm
- Oliven - 3 Kilogramm
- Hummus - 3 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Brie - 3 Kilogramm
- Gouda-Käse - 4 Kilogramm
- Parmaschinken - 2 Kilogramm
- Räucherlachs - 2 Kilogramm
- Baguettes - 30 Stück
- Cracker - 15 Packungen
- Toast - 15 Packungen
- Butter - 2 Kilogramm
- Gemischter Salat - 8 Kilogramm
- Cherrytomaten für Salat - 3 Kilogramm
- Gurke für Salat - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebel - 1 Kilogramm
- Feta - 2 Kilogramm
- Olivenöl - 3 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Salz - 1 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Kartoffeln - 15 Kilogramm
- Reis - 8 Kilogramm
- Pasta - 8 Kilogramm
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Gemüsemix - 10 Kilogramm
- Champignons - 4 Kilogramm
- Hähnchenbrustfilet - 12 Kilogramm
- Lachsfilet - 8 Kilogramm
- Vegetarische Burger - 25 Stück
- Kokosmilch - 12 Dosen
- Tomatenwürfel - 12 Dosen
- Knoblauch - 10 Knollen
- Zwiebeln - 5 Kilogramm
- Kräuterbutter - 2 Kilogramm
- Schokoladenmousse - 110 Portionen
- Schlagsahne - 5 Liter
- Vanilleeis - 10 Liter
- Frisches Obst für Dessert - 6 Kilogramm
- Schokoladensauce - 3 Liter
- Kekse - 10 Packungen
- Paprikachips - 10 Tüten
- Naturelchips - 10 Tüten
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Bitterballen - 300 stuks
- Mini-Frühlingsrollen - 200 Stück
- Vegetarische Häppchen - 200 Stück
- Serviettenpapier - 500 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Pflaster - 2 Dutzend
Versteigerung
- AuktionskartenAnz. 120
- Auktionshammer
- Auktions-TischschilderAnz. 20
- PreisschilderAnz. 30
Papierwaren
- AnmeldelistenAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- OrdnerAnz. 12
- UmschlägeAnz. 150
- SpendenkartenAnz. 150
- BriefpapierAnz. 100
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 6
- SeilAnz. 2
- KlemmbretterAnz. 8
Sicherheit
- Rutschfeste MattenAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 4
- FeuerlöschdeckenAnz. 2
Transport
- TransportkistenAnz. 20
- SackkarrenAnz. 2
Tipps
- Rechnen Sie pro Gast mit einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einer Suppenschale und vollständigem Besteck; bei 100 Gästen sollten Sie jeweils etwa 110 Stück einplanen. Für den Empfang kommen zusätzlich Wasser-, Wein- und Champagnergläser hinzu.
- Bestellen Sie Getränke nicht erst nach dem finalen Anmeldeschluss. Kalkulieren Sie für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und halten Sie alkoholfreie Alternativen entsprechend der erfassten Ernährungs- und Getränkewünsche bereit.
- Richten Sie am Registrierungstisch Namensschilder, Willkommensschild und Programmhefte getrennt voneinander aus. Drucken Sie mindestens 10 Prozent zusätzliche Namensschilder und Programmhefte für kurzfristige Änderungen oder beschädigte Exemplare.
- Für Auktion und Bühnenprogramm werden Funkmikrofone, Mikrofonständer und Lautsprecher oft zu spät geprüft. Testen Sie die komplette Tonanlage spätestens am Vortag und halten Sie mindestens ein Ersatzmikrofon oder Ersatzbatterien bereit.
- Planen Sie Tischläufer, Stoffservietten, Tischdekorationen, Blumenarrangements und LED-Kerzen passend zur Tischzahl. Für runde Tische benötigen Sie außerdem ausreichend Stühle sowie separate Buffet- und Registrierungstische; klären Sie deren Anzahl spätestens bei der Raumplanung.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für eine Benefizgala mit 100 Gästen?
- Planen Sie mindestens 110 Dinner-Teller, Dessertteller, Suppenschalen und Bestecksets ein, damit rund 10 Prozent Reserve vorhanden sind. Dazu kommen Wassergläser, Weingläser, Champagnergläser, Kaffeetassen, Servierbesteck, Dekoration für alle Tische sowie Technik für Moderation und Künstler.
- Wie viele Gläser brauche ich pro Gast bei einer Benefizgala?
- Rechnen Sie pro Person mindestens mit einem Wasserglas, einem Weinglas und einem Champagnerglas. Bei 100 Gästen sollten Sie wegen Nachservice und Bruch jeweils etwa 110 Gläser pro Sorte einplanen.
- Wann sollte ich die Ausstattung für eine Benefizgala bestellen?
- Mieten oder bestellen Sie Mobiliar, Geschirr, Gläser und Technik mindestens zwei Wochen vor der Gala. Drucksachen wie Programmhefte, Speisekarten und Auktionskataloge sollten spätestens sieben Tage vorher fertig sein.
- Wie viele Programmhefte und Namensschilder brauche ich?
- Drucken Sie pro angemeldeter Person ein Programmheft und ein Namensschild, plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 100 Gästen sind das 110 Exemplare je Drucksache; prüfen Sie die Namen nach Anmeldeschluss noch einmal vor dem Druck.
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