Zorgcongres organiseren: checklist en planning

Een zorgcongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, techniek, registratie, catering en deelnemersinformatie. Begin met thema, datum en locatie en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en een definitief programma. In de laatste week controleer je vooral presentaties, dieetwensen, naamkaartjes, zaalindeling en alle kabels en adapters. Met deze checklist houd je 62 taken en 72 benodigdheden in één planning bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en thema vastleggen
3 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Aanmeldformulier instellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties ontvangen
Programma definitief maken
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Naamkaartjes printen
2 personen
Congresmaterialen bestellen
Bevestigingen versturen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en zalen controleren
2 personen
Presentaties op USB verzamelen
Registratiebalie voorbereiden
3 personen
Zaalindeling markeren
2 personen
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
Podiumruimte klaarzetten
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Lunchbuffet opbouwen
4 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Tijdschema bijhouden
Sprekers begeleiden
2 personen
Techniek tijdens sessies bedienen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Pauzeservice verzorgen
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Dinerbuffet uitserveren
5 personen
Servies en glazen ophalen
3 personen
Afsluitende sessie begeleiden
2 personen
Dankwoord en afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen inpakken
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Aanwezigheidslijst archiveren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratietafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 4
Sprekersstoelenaantal 4
Kleedtafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 4
Kleedhangersaantal 120

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 2
Presentatieklikkersaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Mobiele opladersaantal 4
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Chafing dishesaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Naamkaarthoudersaantal 130
Congresbannersaantal 3
Pijlbordenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Pennenaantal 150
Notitieblokkenaantal 150
Programmaboekjesaantal 150
Evaluatiekaartenaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Badgekoordenaantal 150
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 4
Nietmachinesaantal 3
Papiervoorraadaantal 5
Stiftenaantal 12
Klembordenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen
Tafelnummersaantal 12
Buffetbordjesaantal 8
Serveertangenaantal 12
Drankdispensersaantal 6
Koffiefiltersaantal 300
Thermosbekers voor sprekersaantal 10

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24

Tips

Leg programma en thema minimaal 12 weken vooraf vast. Benader daarna de sprekers, reserveer locatie, catering en techniek en werk pas vervolgens de uitnodiging uit.
Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier bruikbaar zijn, bij voorkeur 8 tot 10 weken voor het congres. Plan een sluitingsdatum voor aanmeldingen en dieetwensen.
Vraag presentaties uiterlijk 5 werkdagen vooraf op en verzamel ze ook op USB-sticks. Neem daarnaast HDMI-kabels, adapters, stekkerdozen en verlengkabels mee; die ontbreken vaak op locatie.
Maak naamkaartjes pas nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Print ze 2 tot 3 dagen vooraf en richt de registratiebalie in met een aparte tafel, lijst en schrijfmateriaal.
Controleer de zalen de dag ervoor: markeer de zaalindeling, test projectoren en draadloze microfoons en zet de registratiebalie klaar. Bevestig cateringhoeveelheden op basis van het definitieve aantal deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een zorgcongres organiseren?: Start minimaal 12 weken vooraf met thema, programma, sprekers en locatie. Voor een congres met meerdere zalen of veel sprekers is 16 weken praktischer.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een zorgcongres?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 8 tot 10 weken voor de congresdag. Laat aanmeldingen bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf sluiten, zodat catering en naamkaartjes op tijd definitief zijn.
Wanneer moeten presentaties van sprekers binnen zijn?: Vraag alle presentaties uiterlijk 5 werkdagen voor het congres op. Verzamel ze daarna op een USB-stick en test ze uiterlijk de dag vóór het congres op de aanwezige laptop en projector.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een zorgcongres?: Plan minimaal 3 uur voor zaalindeling, registratiebalie, techniek en materialen. Bij meerdere zalen, projectoren of microfoons reserveer je liever een halve dag opbouwtijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.