Checkliste für die Organisation eines Gesundheitskongresses

Ein Gesundheitskongress braucht früh klare Zuständigkeiten: Programm, Thema und Referenten bestimmen den Rahmen, bevor Einladungen und Anmeldungen starten. Plane Location, Technik und Catering parallel, damit Raumgröße, Bestuhlung und Verpflegung zusammenpassen. Spätestens vor dem Kongress müssen Präsentationen, Namensschilder, Teilnehmerliste und Ernährungswünsche geprüft sein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur vorbereiteten Registrierung vor Ort.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm und Thema festlegen
3 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Location reservieren
Catering reservieren
2 Personen
Technik reservieren
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Anmeldeformular einrichten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Sprecherinformationen sammeln
Präsentationen entgegennehmen
Programm finalisieren
2 Personen
Namensschilder entwerfen
Namensschilder drucken
2 Personen
Kongressmaterialien bestellen
Bestätigungen versenden
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Cateringmengen bestätigen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location und Räume prüfen
2 Personen
Präsentationen auf USB sammeln
Registrierungstheke vorbereiten
3 Personen
Raumaufteilung markieren
2 Personen
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich vorbereiten
2 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
Zeitplan einhalten
Redner betreuen
2 Personen
Technik während der Sessions bedienen
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Pausenservice übernehmen
4 Personen
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
Dinnerbuffet ausgeben
5 Personen
Geschirr und Gläser einsammeln
3 Personen
Abschlusssitzung moderieren
2 Personen
Dankeswort und Abschluss übernehmen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Catering abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Fundsachen sammeln
Anwesenheitsliste archivieren
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongresstischeAnz. 12
StühleAnz. 120
RegistrierungstischeAnz. 2
BarhockerAnz. 4
RednerstühleAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 120

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Mobile LadegeräteAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
TeegläserAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 130
DesserttellerAnz. 130
MesserAnz. 130
GabelnAnz. 130
LöffelAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServiertablettsAnz. 10
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
NamensschildhalterAnz. 130
KongressbannerAnz. 3
WegweiserAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
StifteAnz. 150
NotizblöckeAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 150
BewertungskartenAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
Bändchen für NamensschilderAnz. 150
KlebebandAnz. 8
SchereAnz. 4
TackerAnz. 3
PapierbestandAnz. 5
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 8

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LED-LichterkettenAnz. 4

Catering

Einkäufe
TischnummernAnz. 12
BuffettellerAnz. 8
ServierzangenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 6
KaffeefilterAnz. 300
Thermobecher für SprecherAnz. 10

Reinigung

MülleimerAnz. 8
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24

Tipps

Lege Programm und Thema zuerst fest und frage Referenten frühzeitig an. Für die weitere Planung brauchst du pro Vortragstitel, Sprecherdaten und technische Anforderungen.
Reserviere Location, Catering und Technik parallel, sobald der erwartete Teilnehmerumfang feststeht. Prüfe dabei nicht nur den Hauptraum, sondern auch Registrierung, Umkleide und Wege zwischen den Räumen.
Schließe das Anmeldeformular vor dem Versand der Einladungen ab und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung. Bestätige die Cateringmenge nach Prüfung der Teilnehmerliste, nicht nach einer groben Schätzung.
Fordere Präsentationen mit einer festen Frist an und sammle alle Dateien zusätzlich auf USB-Sticks. Teste Laptops, Projektoren, Projektionsleinwände, Funkmikrofone, HDMI-Kabel und Adapter vor dem Einlass.
Bereite Registrierungstheke, Namensschilder und Raumaufteilung am Vortag vor. Markiere die Räume sichtbar und bringe Kongressmaterialien sowie Technik gesammelt zum Veranstaltungsort, damit am Veranstaltungstag nichts im Büro bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gesundheitskongress organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Thema, Programm, Referenten und Location. Einladungen und Anmeldungen können anschließend etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress starten.
Wann sollte man die Einladungen für einen Gesundheitskongress verschicken?: Versende die Einladungen etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Plane danach mindestens 4 Wochen für Anmeldungen, Rückfragen und die Erfassung von Ernährungswünschen ein.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?: Setze eine Abgabefrist 7 bis 10 Tage vor dem Kongress. Sammle danach alle Präsentationen auf USB-Sticks und teste sie spätestens am Vortag auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Gesundheitskongress?: Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Raumprüfung, Bestuhlung, Registrierungstheke, Technik, Namensschilder und Beschilderung ein. Bei mehreren Räumen oder parallelen Vorträgen ist ein Aufbau am Vortag sicherer.

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