Checklist para organizar un congreso de atención sanitaria
Organizar un congreso de atención sanitaria exige coordinar programa, ponentes, asistentes, salas y medios técnicos en un orden concreto. Esta checklist reúne el trabajo desde la definición del tema hasta la apertura del mostrador de registro. Te ayuda a no dejar para el último día las presentaciones, las preferencias dietéticas, las acreditaciones ni las cantidades de catering. También contempla la comprobación de proyectores, micrófonos, cables y distribución de la sala antes de recibir a los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar el programa y el tema
3 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
2 personas
Reservar técnica
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Configurar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los ponentes
Recibir presentaciones
Definir el programa final
2 personas
Diseñar tarjetas de nombre
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Encargar material para el congreso
Enviar confirmaciones
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Confirmar las cantidades de catering
Hacer la compra
3 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el lugar y las salas
2 personas
Recopilar presentaciones en USB
Preparar mostrador de registro
3 personas
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar sillas y mesas
4 personas
Preparar el espacio del escenario
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
Evento
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Servir café y té
3 personas
Presentar la apertura
2 personas
Llevar el control del cronograma
Coordinar a los ponentes
2 personas
Gestionar la técnica durante las sesiones
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Gestionar el servicio de descansos
4 personas
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
Servir el bufé de cena
5 personas
Recoger la vajilla y los vasos
3 personas
Guiar la sesión de clausura
2 personas
Preparar el discurso de agradecimiento y cierre
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
Desmontar el catering
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
Archivar la lista de asistencia
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para congresocant. 12
- Sillascant. 120
- Mesas de registrocant. 2
- Taburetes de barcant. 4
- Sillas para ponentescant. 4
- Mesas de maquillajecant. 4
- Percheroscant. 4
- Perchascant. 120
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 2
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Cargadores móvilescant. 4
- Memorias USBcant. 4
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos de técant. 120
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 120
- Platos de cenacant. 130
- Platos de postrecant. 130
- Cuchilloscant. 130
- Tenedorescant. 130
- Cucharascant. 130
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Chafing dishescant. 6
- Bandejas de serviciocant. 10
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 6
Decoración
- Mantelescant. 16
- Portatarjetas de nombrecant. 130
- Banners del congresocant. 3
- Carteles direccionalescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Bolígrafoscant. 150
- Bloc de notascant. 150
- Programascant. 150
- Tarjetas de evaluacióncant. 150
- Pulserascant. 150
- Cordones para acreditacionescant. 150
- Cinta adhesivacant. 8
- Tijerascant. 4
- Grapadorascant. 3
- Stock de papelcant. 5
- Rotuladorescant. 12
- Portapapelescant. 8
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Catering
- Compras
- Números de mesacant. 12
- Platos de buffetcant. 8
- Pinzas de servircant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 6
- Filtros de cafécant. 300
- Vasos térmicos para ponentescant. 10
Limpieza
- Papelelerascant. 8
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Paños de microfibracant. 24
Consejos
- Cierra el programa provisional antes de contactar con todos los ponentes y fija una fecha límite para recibir sus presentaciones. Así podrás definir el programa final y preparar las tarjetas de nombre sin trabajar con cambios de última hora.
- Configura el formulario de inscripción con suficiente antelación para recoger nombres, datos de contacto y preferencias dietéticas. Revisa la lista de participantes al menos 7 días antes y envía las confirmaciones después de comprobarla.
- Haz una prueba técnica en cada sala entre 24 y 48 horas antes: proyectores, pantallas, micrófonos inalámbricos, cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores. Guarda además una copia de las presentaciones en una memoria USB, aunque los ponentes lleven su propio portátil.
- Confirma las cantidades de catering cuando cierres las inscripciones y vuelve a revisarlas 48 horas antes del congreso. Cuenta por separado las necesidades dietéticas y comprueba que haya tazas, vasos, platos y cubiertos suficientes para cada servicio.
- Lleva los materiales al lugar como mínimo el día anterior y prepara entonces el mostrador de registro, las etiquetas con nombres y la distribución de mesas y sillas. Deja cargadores, baterías externas y memorias USB en un punto accesible para el equipo organizador.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que cerrar el programa de un congreso sanitario?
- Procura tener un programa provisional entre 6 y 8 semanas antes para contactar con los ponentes. El programa final debería quedar cerrado al menos 7 días antes, cuando ya hayas recibido y revisado las presentaciones.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones a un congreso de atención sanitaria?
- Envíalas entre 6 y 8 semanas antes si esperas asistentes externos. Mantén el formulario de inscripción abierto durante varias semanas y envía la confirmación definitiva cuando falten entre 7 y 10 días.
- ¿Cuándo confirmar el catering de un congreso?
- Confirma una primera cantidad al cerrar las inscripciones y haz una última revisión 48 horas antes. Incluye en ese recuento las preferencias dietéticas y el número de servicios de café, agua y comidas.
- ¿Qué hay que comprobar en la sala antes de un congreso?
- Haz una revisión completa entre 24 y 48 horas antes: distribución de mesas y sillas, registro, proyección, sonido, enchufes y cables. Comprueba también que las presentaciones estén disponibles en una memoria USB y que cada ponente tenga su espacio preparado.
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