Organiser un congrès sur les soins sans rien oublier

Un congrès sur les soins demande de coordonner le contenu, les intervenants, les inscriptions et la logistique technique. Commencez par fixer le thème et le programme, puis réservez rapidement le lieu, le traiteur et le matériel audiovisuel. Les dernières semaines servent surtout à récupérer les présentations, traiter les besoins alimentaires et finaliser les badges. Cette checklist de 62 tâches et 72 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des salles et de l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et le thème
3 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Paramétrer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Recevoir les présentations
Finaliser le programme
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Commander le matériel de congrès
Envoyer les confirmations
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu et les salles
2 personnes
Rassembler les présentations sur USB
Préparer le comptoir d'inscription
3 personnes
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Préparer l’espace scénique
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Suivre le planning
Accompagner les intervenants
2 personnes
Gérer la technique pendant les sessions
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Assurer le service des pauses
4 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
Animer la session de clôture
2 personnes
Préparer les remerciements et la clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Archiver la liste de présence
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 120
Tables d’inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 4
Chaises des intervenantsqté 4
Tables de maquillageqté 4
Porte-manteauxqté 4
Cintresqté 120

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Cliques de présentationqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Chargeurs mobilesqté 4
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bains-marieqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6

Décoration

Nappesqté 16
Porte-nomsqté 130
Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux indicateursqté 12
Compositions floralesqté 8
Stylosqté 150
Blocs-notesqté 150
Brochures du programmeqté 150
Cartes d’évaluationqté 150
Braceletsqté 150
Cordons pour badgesqté 150
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 3
Stock de papierqté 5
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Catering

Courses
Numéros de tableqté 12
Assiettes de buffetqté 8
Pinces de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 6
Filtres à caféqté 300
Mugs thermos pour les intervenantsqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24

Conseils

Réservez le lieu, le traiteur et la technique avant d’envoyer les invitations : le nombre de salles, les horaires et les équipements disponibles déterminent directement votre programme.
Demandez les présentations aux intervenants au plus tard 7 jours avant le congrès. Rassemblez-les ensuite sur une clé USB et testez chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur prévus.
Fermez les inscriptions et confirmez les quantités au traiteur 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifiez séparément les allergies, les régimes particuliers et le nombre de repas réellement commandés.
Préparez les badges nominatifs après la dernière vérification de la liste des participants, idéalement 48 heures avant l’accueil. Gardez quelques badges vierges et des marqueurs au comptoir d’inscription.
Faites une répétition technique dans chaque salle le jour précédent : projecteur, écran, microphone, câble HDMI, adaptateur, multiprise et rallonge. Prévoyez au moins un équipement de rechange pour les éléments difficiles à remplacer.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès sur les soins ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un congrès avec plusieurs intervenants, des inscriptions et une technique audiovisuelle. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer le programme et récupérer les présentations.
Quand envoyer les invitations à un congrès sur les soins ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le congrès afin de traiter les besoins alimentaires et d’ajuster le traiteur.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez une première version 2 à 3 semaines avant l’événement, puis imposez une version finale au plus tard 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les formats et de les copier sur une clé USB.
Combien de temps faut-il prévoir pour l’installation le jour du congrès ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, l’accueil et la technique. Ajoutez 30 minutes pour tester les microphones, les projecteurs et les présentations dans chaque salle.

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