Wat heb je nodig voor een zorgcongres?

Voor een zorgcongres heb je meer nodig dan koffie en een beamer. Denk aan registratie, naamkaartjes, presentatiemateriaal, techniek en een buffet dat tijdens pauzes snel gebruikt kan worden. De boodschappenlijst hieronder helpt je controleren of alles klaarstaat voor sprekers, deelnemers en catering. Plan daarnaast tijd voor een technische test, het koelen van dranken en het verzamelen van dieetwensen. Vooral adapters, reservekabels en voldoende waterglazen worden vaak pas op de congresdag gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Spreekstoel
Loungefauteuilsaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-C-adaptersaantal 4
Wifi-hotspot

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Dinervorkenaantal 130
Dinermessenaantal 130
Opscheplepelsaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Buffetwarmhoudersaantal 6
Aluminium serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Naamkaartjesaantal 130
Naambadgehoudersaantal 130
Programmafoldersaantal 130
Pijlbordjesaantal 12
Informatiebannersaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Notitieblokkenaantal 130
Balpennenaantal 150

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Poetsdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kg
- Cafeïnevrije koffie - 1 kg
- Zwarte thee - 4 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Chocolademelk - 8 liter
- Volle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Halfvolle koffiemelk - 6 liter
- Suiker - 3 kg
- Zoetjes - 4 doosjes
- Honing - 2 potten
- Mineraalwater plat - 12 dozen
- Mineraalwater bruisend - 8 dozen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Ice tea - 4 flessen
- Appelsap - 4 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Bitter lemon - 3 flessen
- Alcoholvrij bier - 6 sixpacks
- Licht bier - 10 sixpacks
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Baguettes - 25 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Mini pistolets - 180 stuks
- Mini croissants - 150 stuks
- Roomboter - 3 kg
- Roomkaas - 2 kg
- Jonge kaas - 4 kg
- Belegen kaas - 3 kg
- Kipfiletbeleg - 3 kg
- Achterham - 3 kg
- Hummus - 3 kg
- Avocadospread - 2 kg
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 4 kg
- Sla - 8 kroppen
- Paprika's - 3 kg
- Rucola - 1 kg
- Cherrytomaten - 3 kg
- Wortels - 3 kg
- Appels - 12 kg
- Bananen - 8 kg
- Druiven - 6 kg
- Mandarijnen - 8 kg
- Citroenen - 3 kg
- Gemengde noten - 3 kg
- Rozijnen - 1 kg
- Mueslirepen - 150 stuks
- Havermoutkoekjes - 150 stuks
- Roomboterkoekjes - 4 kg
- Mini muffins - 150 stuks
- Paprikachips - 3 kg
- Naturelchips - 3 kg
- Zoute sticks - 2 kg
- Olijven - 3 kg
- Gemengde borrelnoten - 3 kg
- Kerstomaat-mozzarellaprikkers - 150 stuks
- Groentequiche - 12 stuks
- Mini groentewraps - 150 stuks
- Mini kipwraps - 150 stuks
- Falafelballetjes - 150 stuks
- Basmati rijst - 8 kg
- Penne - 8 kg
- Pasta tomatensaus - 12 liter
- Tomatenblokjes - 12 blikken
- Groentebouillon - 2 dozen
- Kipfilet - 15 kg
- Vegetarische balletjes - 8 kg
- Groentecurry - 12 liter
- Sperziebonen - 10 kg
- Broccoli - 10 kg
- Wortelgroenten - 8 kg
- Gemengde groene salade - 8 kg
- Komkommersalade - 5 kg
- Feta - 3 kg
- Dressing - 4 liter
- Knoflooksaus - 3 liter
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Zout - 1 kg
- Zwarte peper - 250 g
- Paprikapoeder - 250 g
- Italiaanse kruiden - 250 g
- Olijfolie - 3 liter
- Zonnebloemolie - 2 liter
- Parmezaanse kaas - 2 kg
- Vegan kaas - 2 kg
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Glutenvrije pasta - 2 kg
- Vegan broodjes - 30 stuks
- Vegan desserts - 30 stuks
- Fruitdesserts - 130 stuks
- Chocolademousse - 100 stuks
- Koffiemelkcupjes - 300 stuks
- Theelepels voor eenmalig gebruik - 200 stuks
- Papieren servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 5 liter
- Allesreiniger - 5 liter
- Handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectie - 10 flacons

Tips

Leg per deelnemer één badge of naamkaartje en één programma klaar. Print daarnaast enkele extra exemplaren voor late aanmeldingen en sprekers die hun kaartje vergeten.
Reken voor de techniek per presentatieplek op een passende aansluiting, plus minimaal één reserve-USB-C-adapter en twee verlengkabels. Test laptop, projector, scherm, microfoons en presentatieklikker uiterlijk de dag ervoor samen.
Zet bij registratie een aparte tafel klaar met de aanwezigheidslijst, badges en schrijfmateriaal. Houd minstens 30 minuten vóór de opening vrij om de tafel op te bouwen en de eerste deelnemers te ontvangen.
Voorzie per deelnemer minstens één waterglas bij de zaal en vul de drankvoorraad aan voor de pauzes. Koel dranken enkele uren vóór aanvang; lauwe flessen zijn lastig snel te vervangen zodra het programma loopt.
Controleer servies en koffievoorzieningen per eetmoment: dinerborden en bestek voor de maaltijd, dessertborden voor het nagerecht en koffiekopjes en koffielepels voor elke koffieronde. Tel alles vóór levering en nogmaals na het opstellen van het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een zorgcongres?: Neem voor iedere bevestigde deelnemer en spreker één stoel. Tel daar minstens 5 procent reserve bij op; bij 100 aanwezigen zet je dus ongeveer 105 stoelen klaar.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een zorgcongres?: Voor één spreker volstaat meestal één draadloze microfoon, maar bij panelgesprekken heb je één microfoon per gelijktijdige spreker nodig. Leg bovendien minimaal één reserve-exemplaar klaar en test alle microfoons vóór de ontvangst.
Hoeveel water en koffie moet ik inkopen voor een congresdag?: Reken voor water op ongeveer 1,5 liter per deelnemer voor een volledige congresdag, verdeeld over zaal en pauzes. Plan per koffieronde één kopje per persoon en houd voor late aanmeldingen en extra rondes ongeveer 10 procent reserve aan.
Wanneer moet ik de techniek voor een zorgcongres testen?: Verzamel presentaties uiterlijk 24 uur vóór het congres en test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, USB-C-adapters, microfoons en geluid daarna gezamenlijk. Doe op de congresdag nog een korte controle van 30 minuten vóór de opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.