Que faut-il prévoir pour un congrès sur les soins ?

Un congrès sur les soins demande plus qu’une salle et quelques présentations. Il faut prévoir l’accueil des participants, le matériel audiovisuel, les boissons, les pauses et la vaisselle, tout en tenant compte des besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à apporter pour éviter les oublis de dernière minute. Comptez la vaisselle et les boissons selon le nombre d’inscrits confirmés, puis gardez une petite marge pour les intervenants et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Pupitre
Fauteuils loungeqté 8
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs USB-Cqté 4
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Cuillères à caféqté 130
Fourchettes de tableqté 130
Couteaux à dînerqté 130
Louchesqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 6
Plateaux de service en aluminiumqté 12

Décoration

Nappesqté 16
Badges nominatifsqté 130
Supports de badges nominatifsqté 130
Brochures du programmeqté 130
Panneaux de directionqté 12
Bannières d’informationqté 4
Compositions floralesqté 8
Blocs-notesqté 130
Stylos à billeqté 150

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kg
- Café décaféiné - 1 kg
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait chocolaté - 8 litres
- Lait entier - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Crème pour café demi-écrémée - 6 litres
- Sucre - 3 kg
- Édulcorants - 4 boîtes
- Miel - 2 pots
- Eau minérale plate - 12 cartons
- Eau minérale pétillante - 8 cartons
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bitter lemon - 3 bouteilles
- Bière sans alcool - 6 packs de 6
- Bière légère - 10 packs de 6
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Baguettes - 25 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini pistolets - 180 pièces
- Mini croissants - 150 pièces
- Beurre - 3 kg
- Fromage frais - 2 kg
- Jeune fromage - 4 kg
- Fromage affiné - 3 kg
- Garniture de blanc de poulet - 3 kg
- Jambon arrière - 3 kg
- Houmous - 3 kg
- Tartinade à l’avocat - 2 kg
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kg
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kg
- Roquette - 1 kg
- Tomates cerises - 3 kg
- Carottes - 3 kg
- Pommes - 12 kg
- Bananes - 8 kg
- Raisins - 6 kg
- Mandarines - 8 kg
- Citrons - 3 kg
- Mélange de noix - 3 kg
- Raisins secs - 1 kg
- Barres de céréales - 150 pièces
- Biscuits à l’avoine - 150 pièces
- Biscuits au beurre - 4 kg
- Mini muffins - 150 pièces
- Chips au paprika - 3 kg
- Chips nature - 3 kg
- Bâtonnets salés - 2 kg
- Olives - 3 kg
- Noix apéritives mélangées - 3 kg
- Pics tomates cerises-mozzarella - 150 pièces
- Quiche aux légumes - 12 pièces
- Mini wraps aux légumes - 150 pièces
- Mini wraps au poulet - 150 pièces
- Falafels - 150 pièces
- Riz basmati - 8 kg
- Penne - 8 kg
- Sauce tomate pour pâtes - 12 litres
- Tomates en dés - 12 boîtes
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Filet de poulet - 15 kg
- Boulettes végétariennes - 8 kg
- Curry de légumes - 12 litres
- Haricots verts - 10 kg
- Brocoli - 10 kg
- Légumes-racines - 8 kg
- Salade verte composée - 8 kg
- Salade de concombre - 5 kg
- Feta - 3 kg
- Sauce salade - 4 litres
- Sauce à l’ail - 3 litres
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sel - 1 kg
- Poivre noir - 250 g
- Paprika en poudre - 250 g
- Herbes italiennes - 250 g
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Parmesan - 2 kg
- Fromage vegan - 2 kg
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Pâtes sans gluten - 2 kg
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Desserts vegan - 30 pièces
- Desserts aux fruits - 130 pièces
- Mousse au chocolat - 100 pièces
- Dosettes de crème pour café - 300 pièces
- Cuillères à usage unique - 200 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 5 liter
- Nettoyant multi-usage - 5 litres
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 10 flacons

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau par participant et par demi-journée, puis ajoutez une marge de 10 % pour les intervenants et les changements de place. Les verres à vin ne sont nécessaires que si le programme prévoit effectivement un service de vin.
Pour une pause café, comptez une tasse et une cuillère par personne, avec une machine à café disponible avant l’arrivée du premier groupe. Prévoyez aussi environ 10 % de portions supplémentaires pour éviter une rupture pendant les échanges.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les microphones et les haut-parleurs au moins 24 heures avant le congrès. Gardez dans la salle les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C, les rallonges et les multiprises plutôt que de les laisser dans un carton non identifié.
Installez la table d’inscription, les porte-manteaux et les badges avant l’ouverture des portes, idéalement 45 minutes à l’avance. Triez les badges par ordre alphabétique pour réduire l’attente lors de l’accueil.
Vérifiez la disposition des tables rectangulaires, des chaises, du pupitre et des tables de buffet après l’installation. Réservez un passage dégagé vers l’écran, la sortie et le buffet, puis placez le matériel de présentation à portée de l’intervenant.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un congrès sur les soins ?: Prévoyez au minimum un verre à eau par participant et par demi-journée, plus 10 % de réserve. Ajoutez les verres à vin uniquement si une boisson correspondante est prévue au programme.
Quand faut-il tester le matériel audiovisuel d’un congrès ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant l’événement, puis un contrôle rapide 60 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment le projecteur, les microphones, les haut-parleurs, les câbles et les adaptateurs.
Combien de temps faut-il pour préparer l’accueil des participants ?: Prévoyez au moins 45 minutes avant l’ouverture des portes pour installer la table d’inscription, trier les badges et placer les programmes. Ajoutez 15 minutes si les inscriptions sont nombreuses ou si plusieurs intervenants arrivent en même temps.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un congrès ?: Comptez une assiette, une fourchette et un couteau par repas et par participant, avec 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour le café, prévoyez une tasse et une cuillère par personne, puis adaptez les assiettes à dessert au nombre de pauses sucrées.

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