Checklist voor een zorgboerderij open dag organiseren

Een zorgboerderij open dag vraagt om meer voorbereiding dan alleen bezoekers uitnodigen. Je regelt tegelijk de ontvangst, dierenverblijven, wandelroute, veiligheid, catering en stroomvoorziening. Begin met aanmeldingen en dieetwensen, zodat je het aantal bezoekers en de boodschappen kunt afstemmen. Controleer daarna de boerderij en route, en plan de opbouw zo dat tenten, tafels, koffiepunt en buffet vóór de eerste bezoekers klaarstaan. Onderstaande checklist volgt die praktische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst afdrukken
Routeborden voorbereiden
2 personen
Dierenverblijven controleren
2 personen
Dierenverblijven schoonmaken
3 personen
Dierenvoer klaarzetten
2 personen
Wandelroute nalopen
2 personen
Gevaarlijke zones afzetten
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Infostand inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Toiletten controleren

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Dierenactiviteiten begeleiden
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Dieren terugbrengen
2 personen
Koelproducten opbergen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Catering

Boodschappen

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Portabele accuaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Koelboxen met koelelementenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Informatiebordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2

Dierenverzorging

Voerbakkenaantal 8
Handborstelsaantal 6
Hekpanelenaantal 12
Kruiwagensaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Afzetlintaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Informatie

Routekaartenaantal 100
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 6
Watervaste stiftenaantal 12

Tips

Open het aanmeldformulier ruim vóór de open dag en verwerk aanmeldingen wekelijks. Druk de bezoekerslijst uiterlijk de dag ervoor af, inclusief verzamelde dieetwensen voor het buffet.
Loop de wandelroute niet pas op de ochtend zelf na. Controleer meerdere dagen vooraf dierenverblijven, hekwerken en gevaarlijke zones; zet onveilige plekken daarna duidelijk af.
Plan de opbouw met extra tijd voor partytenten, klaptafels en stoelen. Controleer vóór het neerzetten van apparatuur waar stroompunten, verlengsnoeren en stekkerdozen veilig kunnen liggen.
Zet gekoelde producten en dranken pas na het vullen van de koelkasten en koelboxen klaar. Gebruik aparte opslagbakken voor voorbereide hapjes en controleer of er genoeg herbruikbaar servies en bestek beschikbaar is.
Wijs vooraf iemand aan voor de aanmeldtafel en iemand voor het koffiepunt. Controleer vóór opening ook de toiletten, afvalbakken, routeborden en microfoon of speakers, zodat bezoekers niet naar een aanspreekpunt hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een zorgboerderij open dag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met uitnodigingen en het aanmeldformulier. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen verwerken, dieetwensen, boodschappen en route- en veiligheidscontroles.
Wanneer moet ik de dierenverblijven controleren voor een open dag?: Controleer de verblijven minstens 3 tot 5 dagen vooraf en maak ze daarna schoon volgens je normale planning. Doe op de ochtend zelf nog een korte veiligheidsronde en zet gevaarlijke zones af.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een zorgboerderij open dag?: Reserveer minimaal 3 uur voor partytenten, tafels, stoelen, buffet, koffiepunt en infostand. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van toiletten, routeborden, stroom en ontvangsttafel.
Wanneer moet ik boodschappen en catering voor de open dag regelen?: Maak de boodschappenlijst zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf. Koop houdbare producten eerder en haal gekoelde boodschappen uiterlijk de dag ervoor in huis.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.