Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à la ferme thérapeutique

Une journée portes ouvertes dans une ferme thérapeutique demande plus qu’un accueil et une visite des animaux. Il faut anticiper les inscriptions, les besoins alimentaires, la sécurité des enclos et du parcours, puis installer les espaces d’accueil au bon moment. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, des invitations au bureau d’inscription du jour J. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : toilettes, signalétique, branchements électriques, boissons fraîches et zones dangereuses.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
Nettoyer les enclos d’animaux
3 personnes
Préparer la nourriture pour les animaux
2 personnes
Vérifier le parcours de randonnée
2 personnes
Barrer les zones dangereuses
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le stand d'information
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Animer les activités avec les animaux
3 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Ramener les animaux
2 personnes
Ranger les produits frais
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Ranger le matériel propre et sec
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Catering

Courses

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Batterie portableqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12
Glacières avec accumulateurs de froidqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux d'informationqté 12
Badges nominatifsqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 2

Soins aux animaux

Gamellesqté 8
Brosses à mainqté 6
Panneaux de clôtureqté 12
Brouettesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Ruban de balisageqté 4
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 4

Informations

Cartes d'itinéraireqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 6
Marqueurs indélébilesqté 12

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription plusieurs semaines avant la date et demandez dès ce moment les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité. Imprimez la liste finale des visiteurs au plus tard la veille.
Prévoyez une vérification complète des enclos et du parcours le matin même. Les zones dangereuses doivent être barrées avant l’arrivée du premier visiteur, pas après l’ouverture.
Installez les tentes, tables, chaises et panneaux de direction avant de préparer le buffet. Gardez un passage dégagé entre le bureau d’inscription, les toilettes et les espaces dédiés aux animaux.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et utilisez des glacières avec accumulateurs de froid si les réfrigérateurs ne suffisent pas. Le point café nécessite aussi des prises, des rallonges et une solution de secours en cas de coupure.
Confirmez la disponibilité des toilettes, des poubelles et de la vaisselle réutilisable avant le jour J. Pour éviter un manque au premier service, regroupez les assiettes, bols, gobelets, tasses et couverts dans des bacs clairement identifiés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée portes ouvertes dans une ferme thérapeutique ?: Commencez les invitations et les inscriptions au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Gardez les 2 derniers jours pour traiter les inscriptions, vérifier les besoins alimentaires et finaliser la signalétique.
Quand faut-il vérifier les enclos et le parcours de randonnée ?: Faites une première vérification 2 à 3 jours avant pour repérer les réparations ou obstacles. Refaites un contrôle le matin même, puis barrez immédiatement toute zone qui présente un danger.
Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la météo. Prévoyez aussi de l’eau accessible en continu et mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture.
Quand installer le buffet et le point café ?: Montez les tables et le matériel avant l’arrivée du public, idéalement 1 à 2 heures avant l’ouverture. Préparez les encas peu avant le service et gardez les produits sensibles au frais jusqu’au dernier moment.

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