Zo organiseer je een wildopvang open dag

Een wildopvang open dag vraagt om meer dan bezoekers uitnodigen. Je moet dierenrust, publieksstromen en vrijwilligerswerk tegelijk organiseren. Begin met een helder programma, leg rondleidingen vooraf vast en bepaal welke delen van de opvang bezoekers wel en niet zien. Werk daarna de route, catering, communicatie en briefing uit. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, duidelijke bewegwijzering en een team dat weet wie waarvoor aanspreekbaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Open dag online aankondigen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers indelen
2 personen
7
Rondleidingen reserveren
8
Catering bestellen
9
Drukwerk bestellen
10
Weersverwachting controleren
11
Dierenverblijven controleren
2 personen
12
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
13
Rondleidingsscript voorbereiden
14
Vrijwilligersbriefing maken
15
Donatieboxen legen en tellen
2 personen
16
Boodschappen ophalen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Allergenenkaart maken
20
Naambadges klaarleggen
21
Bewegwijzering printen
22
Contant geld klaarleggen
2 personen
23
Telefoonnummers verzamelen
24
Weersbescherming klaarzetten
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren
3 personen
28
Dieren rustig voorbereiden
3 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
32
Infostands inrichten
3 personen
33
Versiering ophangen
2 personen
34
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
35
Geluid en microfoon testen
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Hapjes uitstallen
2 personen
38
Rondleidingsgroepen indelen
2 personen
39
Bezoekers ontvangen
4 personen
40
Aanmeldingen afvinken
2 personen
41
Programma toelichten
42
Eerste rondleiding begeleiden
2 personen
43
Dierenverzorging demonstreren
2 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Infostand bemannen
2 personen
48
Donaties registreren
2 personen
49
Verkooptafel bemannen
2 personen
50
Kinderen begeleiden
3 personen
51
Rust in dierenruimtes bewaken
2 personen
52
Tweede rondleiding begeleiden
2 personen
53
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
54
Fotomoment begeleiden
55
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
57
Dieren terugbrengen naar rust
3 personen
58
Voorraden afsluiten
2 personen
59
Donatieboxen verzegelen
2 personen

Nazorg

60
Servies afwassen
3 personen
61
Etensresten veilig opruimen
2 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Versiering verwijderen
2 personen
66
Infomateriaal opruimen
2 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Dierenruimtes nalopen
2 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Donaties veilig opbergen
2 personen
73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
74
Gevonden voorwerpen sorteren
75
Bezoekcijfers registreren
76
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 4
Statafelsaantal 4
Kleedtafelsaantal 2
Klapbankenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Tangenaantal 8
Soepkommenaantal 40

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Dierenpostersaantal 20
Krijtbordenaantal 6
Naambadgesaantal 40
Pennenaantal 30
Polsbandjesaantal 100
Tafeldecoratieaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermosflessenaantal 4
Kassa
Pinapparaat
Portofoonsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Koelcontainersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Opslagbakkenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Ovenwantenaantal 4
Keukenhanddoekenaantal 12
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 6
Handdesinfectieaantal 8
Schoonmaaksponzenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24
Rubberen handschoenenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Afvalcontainersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffer
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 4
Hekpanelenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Brandblussersaantal 2
Zakjes voor dierenvoeraantal 200

Dierenverzorging

Wegwerphandschoenenaantal 500
Handdoekenaantal 20
Transportboxenaantal 6
Dierenveilige voerbakkenaantal 12
Dierenveilige waterbakkenaantal 12
Voerscheppenaantal 6
Borstelsaantal 6
Verzorgingsschortenaantal 8
Wasbare onderleggersaantal 12

Informatie

Programmafoldersaantal 250
Diereninformatiekaartenaantal 200
Routekaartenaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 150
Pennen voor registratieaantal 20
Infobordenaantal 12
Pijlbordenaantal 15
Donatieformulierenaantal 100
Stickersaantal 250
Klembordenaantal 12
A4-insteekhoezenaantal 50

Tips

Publiceer het programma zodra de datum vaststaat en laat bezoekers rondleidingen reserveren. Werk met tijdsloten, zodat niet iedereen tegelijk bij de dierenverblijven aankomt en je per groep gericht uitleg kunt geven.
Maak de bezoekersroute vóór je bewegwijzering print. Controleer of de route langs dierenverblijven geen opstoppingen veroorzaakt en wijs aparte plekken aan voor ontvangst, catering, donaties en wachten.
Plan de vrijwilligersbriefing uiterlijk één dag vooraf en geef iedere vrijwilliger een duidelijke taak. Neem ook telefoonnummers, het rondleidingsscript en de procedure voor vragen over dierenwelzijn mee.
Bestel catering op basis van de aanmeldingen en verzamel dieetwensen vooraf. Maak een allergenenkaart en zet dranken op tijd koel; herbruikbare mokken, glazen en servies voorkomen dat je tijdens de open dag misgrijpt.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, weersbescherming, afvalbakken en verlengkabels klaar voordat de locatie opengaat, en laat donatieboxen na afloop legen en tellen door twee personen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een wildopvang open dag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, vrijwilligers en communicatie. Reserveer rondleidingen en bestel drukwerk uiterlijk 3 weken voor de open dag, zodat er tijd blijft voor wijzigingen.
Hoeveel bezoekers kun je per rondleiding toelaten?: Houd een groep bij voorkeur op ongeveer 10 tot 15 bezoekers, afhankelijk van de route en de rust die de dieren nodig hebben. Plan tussen rondleidingen minimaal 10 minuten ruimte voor doorstroming en vragen.
Wanneer moet je de catering voor een wildopvang open dag bestellen?: Bestel de catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf op basis van de aanmeldingen. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de open dag uit, zodat je de allergenenkaart en aantallen nog kunt aanpassen.
Wanneer controleer je het weer voor een open dag in de wildopvang?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van het evenement. Beslis dan waar je partytenten, weersbescherming, tafels en bewegwijzering plaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.