Zo organiseer je een zorgboerderij open dag

Begin met een duidelijke bezoekersinschrijving, zodat je weet hoeveel mensen je op de zorgboerderij verwacht en welke dieetwensen er zijn. Werk daarna van veiligheid en dierenverblijven naar inrichting, catering en ontvangst. Loop de wandelroute vooraf na, zet gevaarlijke zones af en controleer stroom, toiletten en routeborden voordat bezoekers komen. Op de dag zelf moeten de aanmeldtafel, het infopunt, de koffie en het buffet tegelijk klaarstaan; plan daarom meerdere helpers met een vaste taak.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldformulier openen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Bezoekerslijst afdrukken
6
Routeborden voorbereiden
2 personen
7
Dierenverblijven controleren
2 personen
8
Dierenverblijven schoonmaken
3 personen
9
Dierenvoer klaarzetten
2 personen
10
Wandelroute nalopen
2 personen
11
Gevaarlijke zones afzetten
2 personen
12
Stroompunten controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Koelkasten vullen
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen plaatsen
3 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Infostand inrichten
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Buffet klaarzetten
3 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Koffiepunt inrichten
2 personen
24
Toiletten controleren

Event

25
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
26
Bezoekers verwelkomen
2 personen
27
Rondleidingen begeleiden
3 personen
28
Dierenactiviteiten begeleiden
3 personen
29
Buffet serveren
3 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Afvalbakken legen
2 personen
33
Toiletten tussentijds schoonmaken
34
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Buffet opruimen
3 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
38
Partytenten afbreken
4 personen
39
Terrein schoonmaken
3 personen
40
Dieren terugbrengen
2 personen
41
Koelproducten opbergen
2 personen
42
Afval afvoeren
2 personen
43
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Catering

Boodschappen

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Portabele accuaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Koelboxen met koelelementenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Informatiebordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2

Dierenverzorging

Voerbakkenaantal 8
Handborstelsaantal 6
Hekpanelenaantal 12
Kruiwagensaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Afzetlintaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Informatie

Routekaartenaantal 100
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 6
Watervaste stiftenaantal 12

Tips

Sluit de aanmelding enkele dagen vóór de open dag en verwerk de lijst direct. Print op de ochtend zelf een actuele bezoekerslijst en noteer dieetwensen apart bij het buffet.
Plan de veiligheidsronde vóór de opbouw. Controleer dierenverblijven, loop de wandelroute na, scherm gevaarlijke zones af en zet routeborden neer voordat tafels en partytenten bezoekersstromen hinderen.
Zet dierenvoer pas klaar nadat de verblijven zijn schoongemaakt. Bewaar voer en catering gescheiden, zodat bezoekers niet per ongeluk bij dierenvoer of schoonmaakmateriaal komen.
Controleer stroompunten voordat je koffiezetapparaten, waterkokers, speakers en verlichting aansluit. Verdeel apparaten over beschikbare stekkerdozen en houd verlengsnoeren buiten looproutes.
Richt ontvangst, koffiepunt en buffet als drie aparte plekken in. Zet herbruikbaar servies, bestek en serveertangen vooraf klaar en plaats afvalbakken waar bezoekers ze na het eten direct zien.

Veelgestelde vragen

Hoeveel voorbereidingstijd heb je nodig voor een zorgboerderij open dag?: Begin minimaal 4 weken vooraf met uitnodigingen en het aanmeldformulier. Reserveer de laatste week voor het verwerken van aanmeldingen, dieetwensen, routeborden en boodschappen; de dag ervoor doe je de veiligheids- en schoonmaakronde.
Wanneer maak je de dierenverblijven schoon voor een open dag?: Maak de verblijven uiterlijk de dag vóór de open dag schoon en controleer ze opnieuw op de ochtend zelf. Zet dierenvoer pas klaar nadat de schoonmaak en veiligheidscontrole zijn afgerond.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een zorgboerderij open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Houd daarnaast extra water klaar, vooral wanneer bezoekers buiten wandelen of bij warm weer.
Wanneer zet je partytenten en tafels neer?: Bouw partytenten en plaats tafels en stoelen op de ochtend van de open dag, nadat de wandelroute en gevaarlijke zones zijn gecontroleerd. Plan hiervoor minstens 2 uur met meerdere helpers, zodat buffet en ontvangst op tijd kunnen worden ingericht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.