Checklist voor een wildopvang open dag organiseren

Een open dag in een wildopvang vraagt om meer dan bezoekers uitnodigen. Je stemt het programma af op de dieren, verdeelt vrijwilligers over ontvangst en rondleidingen en zorgt dat bezoekers veilig door de locatie bewegen. Regel catering, drukwerk en aanmeldingen vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te coördineren. Controleer bovendien tijdig de dierenverblijven, weersverwachting en route. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding, uitvoering en laatste controles.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleidingen reserveren
Catering bestellen
Drukwerk bestellen
Weersverwachting controleren
Dierenverblijven controleren
2 personen
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
Rondleidingsscript voorbereiden
Vrijwilligersbriefing maken
Donatieboxen legen en tellen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Allergenenkaart maken
Naambadges klaarleggen
Bewegwijzering printen
Contant geld klaarleggen
2 personen
Telefoonnummers verzamelen
Weersbescherming klaarzetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Dieren rustig voorbereiden
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Infostands inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Rondleidingsgroepen indelen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
Eerste rondleiding begeleiden
2 personen
Dierenverzorging demonstreren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Infostand bemannen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Verkooptafel bemannen
2 personen
Kinderen begeleiden
3 personen
Rust in dierenruimtes bewaken
2 personen
Tweede rondleiding begeleiden
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Fotomoment begeleiden
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Dieren terugbrengen naar rust
3 personen
Voorraden afsluiten
2 personen
Donatieboxen verzegelen
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Etensresten veilig opruimen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Infomateriaal opruimen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Dierenruimtes nalopen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Donaties veilig opbergen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Bezoekcijfers registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 4
Statafelsaantal 4
Kleedtafelsaantal 2
Klapbankenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Tangenaantal 8
Soepkommenaantal 40

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Dierenpostersaantal 20
Krijtbordenaantal 6
Naambadgesaantal 40
Pennenaantal 30
Polsbandjesaantal 100
Tafeldecoratieaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermosflessenaantal 4
Kassa
Pinapparaat
Portofoonsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Koelcontainersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Opslagbakkenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Ovenwantenaantal 4
Keukenhanddoekenaantal 12
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 6
Handdesinfectieaantal 8
Schoonmaaksponzenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24
Rubberen handschoenenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Afvalcontainersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffer
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 4
Hekpanelenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Brandblussersaantal 2
Zakjes voor dierenvoeraantal 200

Dierenverzorging

Wegwerphandschoenenaantal 500
Handdoekenaantal 20
Transportboxenaantal 6
Dierenveilige voerbakkenaantal 12
Dierenveilige waterbakkenaantal 12
Voerscheppenaantal 6
Borstelsaantal 6
Verzorgingsschortenaantal 8
Wasbare onderleggersaantal 12

Informatie

Programmafoldersaantal 250
Diereninformatiekaartenaantal 200
Routekaartenaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 150
Pennen voor registratieaantal 20
Infobordenaantal 12
Pijlbordenaantal 15
Donatieformulierenaantal 100
Stickersaantal 250
Klembordenaantal 12
A4-insteekhoezenaantal 50

Tips

Maak rondleidingen vooraf reserveerbaar en houd per groep een vaste maximale omvang aan. Zo voorkom je opstoppingen bij dierenverblijven en weet je hoeveel rondleidingsbegeleiders nodig zijn.
Plan de vrijwilligersbriefing vóór de opening en geef iedereen een duidelijke plek: ontvangst, routebegeleiding, catering, donatieboxen of diereninformatie. Verzamel ook één centraal telefoonnummer voor vragen tijdens de dag.
Zet de bezoekersroute op papier én op bewegwijzering. Controleer vooraf of smalle doorgangen, tijdelijke tafels en kabels geen blokkade of struikelgevaar vormen.
Verzamel dieetwensen vóór je de catering definitief bestelt en maak een allergenenkaart. Leg vegetarische of allergenenvrije hapjes apart en markeer ze zichtbaar.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, weersbescherming en een alternatief voor buitenactiviteiten klaar voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een wildopvang open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en publicatie. Regel vrijwilligers, rondleidingen, catering en drukwerk uiterlijk 2 weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wildopvang open dag?: Tel minimaal één vrijwilliger voor ontvangst en routebegeleiding per bezoekersstroom, plus één begeleider per rondleiding. Plan daarnaast minstens twee mensen voor catering, donaties en onverwachte situaties.
Wanneer moet ik rondleidingen voor de open dag laten reserveren?: Open de reserveringen zodra datum en programma gepubliceerd zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de inschrijving enkele dagen voor het evenement, zodat je groepen en vrijwilligers definitief kunt indelen.
Wat moet ik de dag voor een wildopvang open dag controleren?: Controleer de dierenverblijven, bezoekersroute, bewegwijzering, weersverwachting, geluidsset en voorraad uiterlijk de avond ervoor. Koel dranken en zet naambadges, polsbandjes, contant geld en donatieboxen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.