Zomerconcert organiseren: checklist en planning

Een zomerconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en speakers regelen. Je moet de locatie, vergunningen, stroom, techniek, catering en publieksregistratie op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar een gecontroleerde opbouwdag. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat wordt geregeld: technische wensen, wisselgeld, weersmaatregelen, verlichting en duidelijke contactinformatie voor artiesten en vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Muziekprogramma vaststellen
2 personen
Optredende muzikanten bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Artiesteninformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst opstellen
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Cateringportioneren
3 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Programma's printen
Naambadges maken
Podiumplek vrijmaken
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Geluid testen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Buffet inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Podium markeren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten instrueren
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Kaartverkoop afhandelen
2 personen
Publieksplaatsen begeleiden
2 personen
Aankondigingen verzorgen
Muziekoptredens begeleiden
3 personen
Geluidsniveau bewaken
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Eerste hulp coördineren
Publiek uitgeleiden
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar schoonmaken
2 personen
Buffet schoonmaken
2 personen
Terrein opruimen
5 personen
Stoelen inklappen
4 personen
Tafels afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Overgebleven dranken opslaan
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekerkabelsaantal 4
Microfoonkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 3
Muziekstandaardsaantal 10
Stroomhaspelsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Podiumdoekenaantal 2
Menubordenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
dienbladenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Kassa
Geldkist
Prijsbordenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Boodschappen

Tips

Bevestig de locatie en controleer vergunningen uiterlijk 8 tot 12 weken voor het concert. Noteer ook waar podium, publiek, catering en eventuele partytenten komen te staan.
Vraag technische wensen van iedere muzikant minimaal 4 weken vooraf op. Leg per optreden vast hoeveel microfoons, DI-boxen, muziekstandaards en stroompunten nodig zijn.
Maak 7 dagen vooraf een slechtweerbesluit met een concrete deadline. Controleer dan de weersverwachting, zet partytenten en batterijlampen klaar en wijs aan wie bezoekers en artiesten informeert.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en deel één contactlijst. Wijs afzonderlijk iemand aan voor ontvangst, kassa, artiestenbegeleiding, catering en het controleren van terrein en stroom.
Koel dranken pas op de dag vóór het concert en bereid hapjes zo veel mogelijk op dezelfde dag. Tel drinkglazen, wijnglazen, koffiekopjes, borden en bestek na vóór de opbouw, zodat je tekorten nog kunt aanvullen.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een zomerconcert organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het muziekprogramma. Bevestig muzikanten en technische wensen uiterlijk 4 weken voor het concert.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een zomerconcert controleren?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 24 uur voor aanvang. Neem uiterlijk een week van tevoren een besluit over partytenten, verlichting en je slechtweerplan.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een zomerconcert?: Reserveer minimaal 4 uur voor podiumplek, speakers, mengpaneel, microfoons, kabels, verlichting en publieksmeubilair. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor een soundcheck en terreincontrole.
Wanneer moet ik catering en drank voor een zomerconcert regelen?: Verzamel dieetwensen en maak reserveringen uiterlijk 2 weken vooraf. Doe de boodschappen 1 dag eerder, koel dranken de avond ervoor en portioneer hapjes op de concertdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.