Checklist para organizar un concierto de verano
Un concierto de verano requiere coordinar música, público, técnica y catering sin dejar decisiones para el último momento. Empieza por confirmar la fecha, el lugar, los permisos y el programa musical; después cierra músicos, inscripciones y necesidades técnicas. Durante la última semana, revisa el tiempo, las compras, la electricidad y el plan para lluvia. Esta checklist reúne 74 tareas y 52 artículos para avanzar en el orden correcto, desde la planificación hasta la apertura del recinto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Definir el programa musical
2 personas
Confirmar los músicos que actuarán
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Enviar la información de los artistas
Asignar voluntarios
2 personas
Elaborar la lista de contactos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar el plan para mal tiempo
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Porcionar el catering
3 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Imprimir los programas
Hacer tarjetas de identificación
Liberar el espacio del podio
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Probar el sonido
3 personas
Probar la iluminación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar la barra
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Marcar el escenario
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Dar instrucciones a los artistas
2 personas
Recibir al público
3 personas
Repartir programas
2 personas
Gestionar la venta de entradas
2 personas
Guiar a los asistentes hacia sus asientos
2 personas
Realizar los anuncios
Coordinar las actuaciones musicales
3 personas
Vigilar el nivel de sonido
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Encargarse del café y el té
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Coordinar primeros auxilios
Despedir al público
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la barra
2 personas
Limpiar el buffet
2 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Plegar sillas
4 personas
Desmontar las mesas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Guardar las bebidas sobrantes
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 10
- Sillascant. 120
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 8
- Mantelescant. 10
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Cables de altavozcant. 4
- Cables de micrófonocant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cajas DIcant. 3
- Atrilescant. 10
- Enrollacablescant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de bateríacant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Telones de escenariocant. 2
- Carteles del menúcant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 150
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Cucharonescant. 8
- Jarrascant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- bandejascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Caja registradora
- Caja registradora
- Carteles de precioscant. 6
- Acumuladores de fríocant. 20
- Compras
Consejos
- Cierra permisos, ubicación y programa antes de enviar las invitaciones. Si falta una autorización o cambia el espacio, tendrás que corregir horarios, información para artistas y número de asistentes.
- Pide las necesidades técnicas a cada músico con al menos 2 semanas de antelación. Confirma entradas, micrófonos, cajas DI, atriles, cables, regletas y puntos de electricidad antes del día del concierto.
- Haz las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de encargar el catering. Calcula las raciones con el número final de asistentes y deja preparada una alternativa para cada restricción comunicada.
- Revisa la previsión meteorológica 72 horas antes y activa el plan para mal tiempo si es necesario. Comprueba que las carpas, mesas, sillas, iluminación y equipo puedan protegerse o trasladarse sin bloquear las salidas.
- Asigna voluntarios y reparte una lista de contactos antes del montaje. El día del concierto, inspecciona el recinto, libera el espacio del podio, comprueba la electricidad, enfría las bebidas y prepara el cambio de la caja registradora con tiempo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de verano?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el espacio, comprobar permisos y confirmar músicos. Deja cerrados el programa, las inscripciones y las necesidades técnicas al menos 2 semanas antes.
- ¿Cuándo se debe comprobar la previsión del tiempo para un concierto al aire libre?
- Haz una primera revisión 7 días antes y una comprobación definitiva 72 horas antes. Así tendrás tiempo para activar el plan de mal tiempo, reorganizar carpas y proteger el equipo.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto de verano?
- Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 25-30 asistentes, además de una persona responsable de coordinación. Reparte funciones de recepción, apoyo a artistas, catering, caja y supervisión del recinto.
- ¿Cuándo hay que preparar el sonido y la iluminación?
- Comprueba cables, altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y puntos de electricidad el día anterior. Reserva entre 2 y 3 horas el mismo día para montar, probar el sonido y corregir problemas antes de que llegue el público.
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