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Sommerkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Sommerkonzert braucht mehr als ein Musikprogramm und ein paar Stühle. Du musst Auftritt, Technik, Genehmigungen, Verpflegung und Helfer so koordinieren, dass am Veranstaltungstag nichts liegen bleibt. Plane die wichtigsten Absprachen mehrere Wochen vorher und prüfe Strom, Bühne und Wetter spätestens am Vortag. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung – bis Getränke gekühlt, Programme gedruckt und Wechselgeld bereitliegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Genehmigungen prüfen

  • Musikprogramm festlegen

    2 Personen

  • Auftretende Musiker bestätigen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kontaktliste erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Schlechtwetterplan bereitlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Catering portionieren

    3 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Programme drucken

  • Namensschilder erstellen

  • Platz auf der Bühne freimachen

    3 Personen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Ton testen

    3 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Bühne markieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstler einweisen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Kartenverkauf abwickeln

    2 Personen

  • Publikumssitze begleiten

    2 Personen

  • Ankündigungen organisieren

  • Musikauftritte betreuen

    3 Personen

  • Lautstärke überwachen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Erste Hilfe koordinieren

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Instrumente sicher verstauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar reinigen

    2 Personen

  • Buffet reinigen

    2 Personen

  • Gelände aufräumen

    5 Personen

  • Stühle zusammenklappen

    4 Personen

  • Tische abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Getränke lagern

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 120
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 10

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • LautsprecherkabelAnz. 4
  • MikrofonkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 3
  • NotenständerAnz. 10
  • KabeltrommelnAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielampenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • BühnentücherAnz. 2
  • MenükartenAnz. 4

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaraffenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • TablettsAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Kasse
  • Geldkassette
  • PreisschilderAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 20
  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen und Veranstaltungsort frühzeitig. Spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert sollten Datum, Ort, mögliche Auflagen und Stromanschlüsse bestätigt sein.
  • Sammle die technischen Anforderungen jeder auftretenden Musikerin und jedes Musikers in einer Liste. Prüfe mindestens 2 Tage vorher Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Notenständer vor Ort.
  • Plane einen Schlechtwetterablauf, bevor die Wettervorhersage unsicher wird. Entscheide spätestens am Vortag, ob Partyzelte, zusätzliche Beleuchtung oder eine Verlegung nötig sind, und informiere Helfer sowie Gäste rechtzeitig.
  • Kalkuliere Getränke nicht nur nach der Gästezahl, sondern nach der Dauer. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Trinkgläser, Weingläser und Kaffeetassen getrennt bereit.
  • Teile Helfer in konkrete Schichten ein: Aufbau, Einlass, Ausschank, Betreuung der Musiker und Abbau. Lege Kontaktliste, Namensschilder, Kasse und Wechselgeld mindestens 2 Stunden vor Beginn an einem festen Ort bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Sommerkonzert anmelden?
Beginne 4 bis 6 Wochen vorher mit der Prüfung von Genehmigungen und örtlichen Vorgaben. Für größere Veranstaltungen oder besondere Veranstaltungsorte solltest du zusätzliche Bearbeitungszeit einplanen.
Wann soll ich die Technik für ein Sommerkonzert prüfen?
Sammle die Anforderungen der Musiker spätestens 2 Wochen vorher und teste die komplette Anlage 1 bis 2 Tage vor dem Konzert. Kontrolliere dabei auch Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Sommerkonzert?
Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Bei einem mehrstündigen Konzert solltest du zusätzlich stille Getränke und genügend Kühlkapazität einplanen.
Wann sollte der Schlechtwetterplan feststehen?
Lege den Plan spätestens am Vortag fest und prüfe die Wettervorhersage erneut am Veranstaltungstag. Entscheide dann, ob Partyzelte, Batterielampen oder eine alternative Fläche gebraucht werden.

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