Organiser un concert d’été sans rien oublier

Un concert d’été demande plus qu’une programmation et quelques enceintes. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’au contrôle des branchements le jour même. Elle couvre les artistes, les autorisations, les inscriptions, la restauration, l’accueil et l’installation technique. Vous trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : le plan pluie, les besoins des musiciens, la monnaie et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Définir le programme musical
2 personnes
Confirmer les musiciens en spectacle
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Envoyer les informations sur les artistes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir la liste de contacts
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Portionner le catering
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Imprimer les programmes
Créer les badges nominatifs
Libérer l'emplacement du podium
3 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Tester le son
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Marquer la scène
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Briefer les artistes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer la billetterie
2 personnes
Accompagner les places du public
2 personnes
Assurer les annonces
Coordonner les spectacles musicaux
3 personnes
Surveiller le niveau sonore
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Coordonner les premiers secours
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
2 personnes
Nettoyer le buffet
2 personnes
Ranger le site
5 personnes
Plier les chaises
4 personnes
Démonter les tables
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Stocker les boissons restantes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 10

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles de microqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Boîtiers DIqté 3
Pieds de microqté 10
Enrouleurs électriquesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Tentures de scèneqté 2
Panneaux de menuqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
plateauxqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Caisse
Caisse
Panneaux de prixqté 6
Pains de glaceqté 20
Courses

Conseils

Demandez les besoins techniques de chaque musicien au moins 3 semaines avant le concert : nombre de microphones, boîtiers DI, retours, câbles et prises électriques peuvent modifier l’installation.
Préparez un plan météo au plus tard 7 jours avant l’événement. Vérifiez les tentes de réception, la protection du podium et la manière de déplacer le public ou le matériel en cas de pluie.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires 10 à 14 jours avant le concert. Prévoyez les portions de catering, les assiettes, les couverts et les verres avant de faire les courses.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez la caisse avec suffisamment de monnaie avant l’ouverture. Cette étape est souvent oubliée lorsque l’équipe se concentre sur la scène.
Faites une inspection complète du site le jour même, au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Contrôlez les points d’alimentation, les rallonges, les multiprises, l’éclairage et l’espace libre autour du podium.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert d’été ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, la réservation du lieu, les artistes et les besoins techniques doivent être confirmés avant de préparer l’accueil et la restauration.
Quand confirmer les besoins techniques des musiciens ?: Demandez-les au moins 3 semaines avant le concert et vérifiez la liste finale 7 jours avant. Comptez les microphones, pieds, câbles, boîtiers DI, rallonges et multiprises nécessaires.
Combien de temps avant un concert faut-il vérifier la météo ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière le matin même. Le plan pluie doit déjà être décidé avant cette dernière mise à jour, notamment pour les tentes, le podium et le matériel électrique.
Quand préparer les boissons et le catering ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture. Portionnez le catering et installez la vaisselle avant l’arrivée des invités afin de garder l’équipe disponible pour l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.