Zeilbeurs organiseren: checklist en planning

Een zeilbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten. Je moet exposanten op tijd aanmelden, standnummers en een plattegrond vastleggen en bezoekers duidelijke parkeer- en route-informatie geven. Plan daarnaast presentaties, techniek, registratie en catering naast elkaar, zodat de opbouw niet op het laatste moment vastloopt. Deze checklist helpt je de 66 taken in de juiste volgorde af te werken en controleert ook de 55 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Exposanten aanmelden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenbevestiging versturen
Standindeling maken
2 personen
Standnummers toewijzen
Plattegrond opmaken
Parkeerinformatie versturen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Promotiebericht publiceren
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Exposantenlijst printen
Vrijwilligers indelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Vloer en doorgangen controleren
2 personen
Standplaatsen uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Stroompunten verdelen
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie aanbrengen
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Presentatietechniek testen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naambadges sorteren
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
Laatste standcontroles uitvoeren
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Lezingen aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletruimte controleren
Presentaties begeleiden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten uitchecken
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Standwanden afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Exposanten nabericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Standwandenaantal 30
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Pinautomatenaantal 2
Kabelhaspelsaantal 4
Gereedschapskoffersaantal 3
Trapladdersaantal 2
Handlampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 20

Decoratie

Zeilvlaggenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Tafelnaambordjesaantal 30
Standnummerbordenaantal 30
Fotowandenaantal 2
Decoratieve reddingsboeienaantal 4
Jute touwaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledspotsaantal 12
Lampstatievenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelroostersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Theepottenaantal 3

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om dieetwensen, standbehoeften en contactgegevens te verzamelen. Verstuur daarna één exposantenbevestiging met standnummer, parkeerinformatie, opbouwtijd en programma.
Maak de standindeling pas definitief nadat de exposanten zijn aangemeld. Nummer de stands op de plattegrond én op losse bewegwijzering, zodat bezoekers en exposanten dezelfde indeling gebruiken.
Test presentaties en techniek uiterlijk één dag vooraf. Controleer laptops, beamer, projectiescherm, speakers, microfoons, verlengsnoeren en stekkerdozen; leg kabelhaspels en gereedschap klaar voor de opbouw.
Tel catering per tijdsblok in plaats van alleen per persoon. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, koelboxen, kopjes, glazen, borden en bestek vóór opening op hun vaste plek.
Open de locatie minimaal 2 uur voor de eerste bezoekers. Controleer vloer en doorgangen, plaats registratiebalie en naambadges, test oplaadstations en pinautomaten en laat vrijwilligers de bewegwijzering nalopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeilbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de exposantenlijst, uitnodigingen en het aanmeldformulier. Leg 3 tot 4 weken voor de beurs de standindeling, het programma, de sprekers en de techniek vast.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een zeilbeurs?: Reken op minimaal 2 uur voor een kleine beurs en 4 uur als je veel standwanden, expositietafels en presentatietechniek opbouwt. Plan vóór bezoekers binnenkomen nog 30 minuten voor een laatste controle van vloer, doorgangen en bewegwijzering.
Wanneer moet ik de exposantenbevestiging versturen?: Stuur de bevestiging uiterlijk 3 weken voor de zeilbeurs. Vermeld daarin het standnummer, de plattegrond, parkeerinformatie, opbouwtijd, programma en een uiterste datum voor dieetwensen en presentaties.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een zeilbeurs?: Plan minimaal 1 vrijwilliger bij de registratiebalie, 1 voor techniek en presentaties en 1 voor de beursvloer per 25 tot 30 exposanten. Bij een programma met meerdere sprekers is een extra runner tijdens opbouw en pauzes praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.