Checklist para organizar una feria de velas
Una feria de velas combina expositores, demostraciones, venta y atención al público, así que conviene trabajar con un calendario claro. Empieza por definir los participantes y abrir las inscripciones; después organiza los puestos, el programa y la información para visitantes. Durante la última semana, confirma necesidades dietéticas, equipos, señalización y voluntarios. El día del evento, revisa primero el suelo, los accesos, la electricidad y el registro antes de recibir a los expositores.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Preparar la lista de expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Registrar expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la confirmación a los expositores
Hacer el plano de puestos
2 personas
Asignar números de stand
Diseñar el plano
Enviar la información de aparcamiento
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Recopilar las presentaciones
Publicar mensaje promocional
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir la lista de expositores
Asignar voluntarios
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el suelo y los accesos
2 personas
Marcar los puestos
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colocar la decoración
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar la técnica de presentación
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Ordenar las acreditaciones
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Realizar las últimas comprobaciones de los puestos
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar las conferencias
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Revisar el área de los baños
Coordinar presentaciones
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar a los expositores
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las paredes del stand
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Enviar un mensaje posterior a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de exposicióncant. 30
- Sillascant. 80
- Mostrador de registro
- Taburetes de barcant. 6
- Mantelescant. 30
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 8
- Paredes para standscant. 30
- Cajas de almacenamientocant. 12
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Estaciones de cargacant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Cajeros automáticoscant. 2
- Enrollacablescant. 4
- Maletines de herramientascant. 3
- Escaleras de tijeracant. 2
- Linternas de manocant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 20
Decoración
- Banderas de velacant. 8
- Guirnaldascant. 10
- Tarjetas con nombres para mesacant. 30
- Carteles con número de standcant. 30
- Paredes para fotoscant. 2
- Aros salvavidas decorativoscant. 4
- Cuerda de yutecant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Focos LEDcant. 12
- Soportes para lámparascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Rejillas de ventilacióncant. 4
- Jarras de aguacant. 8
- Teterascant. 3
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 30
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Abre el formulario de inscripción con al menos 4 semanas de antelación. Pide nombre, datos de contacto, necesidades del puesto y preferencias dietéticas para no tener que perseguir esta información después.
- Cierra la distribución de puestos 7 días antes. Asigna un número a cada stand y envía el plano junto con la información de aparcamiento y la hora de llegada.
- Confirma el programa y las presentaciones 3 días antes. Comprueba que el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos y los cables funcionan juntos, no solo por separado.
- Prepara la señalización, las acreditaciones y la lista impresa de expositores como mínimo 24 horas antes. Lleva también una copia digital en un portátil o teléfono por si cambia una inscripción.
- Abre el recinto 2 horas antes de la llegada del público. Revisa accesos y suelo, coloca mesas y sillas, comprueba las regletas y estaciones de carga, y enfría las bebidas antes de abrir el registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de velas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para preparar la lista de expositores, enviar invitaciones y abrir el formulario; deja la última semana para el plano, el programa y la logística.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los expositores?
- Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas, asignar números de stand y enviar el plano definitivo.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el recinto?
- Abre la ubicación al menos 2 horas antes de que lleguen los visitantes. Reserva los primeros 30 minutos para comprobar suelo y accesos, y utiliza el resto para montar puestos, registro, señalización y equipos.
- ¿Qué equipos necesito para una feria de velas?
- Como base, calcula una mesa de exposición y una silla por expositor, además de un mostrador de registro. Para presentaciones, comprueba con 48 horas de antelación el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos, los cables alargadores y las regletas.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!