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Segelmesse organisieren: die komplette Checkliste

Eine Segelmesse steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller, Besucher und Helfer. Kläre zuerst Anmeldungen, Standflächen und das Programm, bevor du Einladungen, Parkhinweise und Werbebeiträge verschickst. In den letzten Tagen zählen vollständige Präsentationen, Namensschilder, Technik und gekühlte Getränke. Am Veranstaltungstag brauchst du einen geöffneten Aufbauort, freie Durchgänge und eine Registrierung, die ohne Rückfragen funktioniert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ausstellerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Aussteller anmelden

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerbestätigung versenden

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Standnummern zuweisen

  • Grundriss erstellen

  • Parkinformationen versenden

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Präsentationen sammeln

  • Werbebeitrag veröffentlichen

  • Beschilderung entwerfen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Ausstellerliste drucken

  • Freiwillige einteilen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden und Durchgänge prüfen

    2 Personen

  • Standplätze markieren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Stellwände aufbauen

    4 Personen

  • Stromanschlüsse verteilen

    2 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration anbringen

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Präsentationstechnik testen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder sortieren

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    3 Personen

  • Letzte Standskontrollen durchführen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Vorträge ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toilettenbereich prüfen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Aussteller auschecken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Standwände abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Nachricht an Aussteller senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • AusstellungstischeAnz. 30
  • StühleAnz. 80
  • Registrierungstheke
  • BarhockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 30
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • StandwändeAnz. 30
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • LadestationenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • WerkzeugkofferAnz. 3
  • TrittleiternAnz. 2
  • HandlampenAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchälchenAnz. 20

Dekoration

  • SegelflaggenAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 10
  • TischnamensschilderAnz. 30
  • StandnummernschilderAnz. 30
  • FotowändeAnz. 2
  • Dekorative RettungsringeAnz. 4
  • JuteschnurAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-SpotsAnz. 12
  • LampenstativeAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlrosteAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8
  • TeekannenAnz. 3

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • WischmoppsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 30
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Ausstellerliste früh an und erfasse neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche. Verschicke die Ausstellerbestätigung erst, wenn Standnummer, Aufbauhinweise und Parkinformationen feststehen.
  • Erstelle den Grundriss vor der endgültigen Standaufteilung. Prüfe, ob Durchgänge frei bleiben und ob für Registrierungstheke, Ausstellungstische, Standwände sowie Präsentationstechnik genügend Platz vorhanden ist.
  • Sammle Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Messe ein und teste Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofone gemeinsam. So bleibt Zeit, fehlende Dateien oder Adapter nachzufordern.
  • Plane pro Helfer eine konkrete Schicht und besetze die Registrierung mindestens 30 Minuten vor Beginn. Lege Namensschilder, gedruckte Ausstellerlisten, Kartenterminals und Ladestationen an einem festen Ausgabeort bereit.
  • Kaufe Getränke und Geschirr nicht erst am Vortag ohne Mengenprüfung. Stelle Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen sowie Tassen, Gläser, Teller und Besteck am Abend vorher zusammen und kühle die Getränke rechtzeitig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Segelmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ausstellerliste, Anmeldeformular und Einladungen. Standaufteilung, Programm und Technik sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann müssen sich Aussteller für eine Segelmesse anmelden?
Setze eine verbindliche Anmeldefrist etwa 3 bis 4 Wochen vor der Messe. So bleiben mindestens 14 Tage für Rückfragen, Ernährungswünsche, Standnummern und die Ausstellerbestätigung.
Wie viel Technik braucht eine Segelmesse?
Plane für jeden Präsentationsbereich mindestens einen Laptop, einen Beamer, eine Projektionsleinwand sowie passende Lautsprecher und Mikrofone ein. Halte zusätzlich Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und mindestens ein Ersatzkabel bereit.
Was muss am Tag der Segelmesse zuerst erledigt werden?
Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe zuerst Boden, Durchgänge und Standflächen, baue danach Registrierung und Beschilderung auf und teste anschließend Strom, Präsentationstechnik und Kartenterminals.

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