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Checklist pour organiser un salon de la voile

Un salon de la voile demande une coordination précise entre les exposants, l’accueil, les stands et les interventions. Commencez par constituer la liste des exposants, puis ouvrez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires. Dans les semaines suivantes, attribuez les numéros de stand, finalisez le plan du site et confirmez le programme. La dernière ligne droite sert surtout à vérifier la signalétique, les badges, le matériel technique, les boissons et les passages dans le lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Établir la liste des exposants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Inscrire les exposants

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer la confirmation aux exposants

  • Préparer le plan du stand

    2 personnes

  • Attribuer les numéros de stand

  • Réaliser le plan du site

  • Envoyer les infos de parking

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Confirmer les intervenants

  • Rassembler les présentations

  • Publier le message promotionnel

  • Concevoir la signalétique

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer la liste des exposants

  • Répartir les bénévoles

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier le sol et les passages

    2 personnes

  • Délimiter les emplacements

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    5 personnes

  • Monter les cloisons de stand

    4 personnes

  • Répartir les points d'alimentation

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Installer la décoration

    2 personnes

  • Installer la table traiteur

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Tester la technique de présentation

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Trier les badges nominatifs

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Guider les exposants vers les stands

    3 personnes

  • Effectuer les dernières vérifications des stands

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Aider les exposants

    2 personnes

  • Annoncer les conférences

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Animer les présentations

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Faire le départ des exposants

    3 personnes

Suivi

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    5 personnes

  • Démonter les parois du stand

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger les restes

    2 personnes

  • Envoyer un message de suivi aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables d'expositionqté 30
  • Chaisesqté 80
  • Comptoir d'inscription
  • Tabourets de barqté 6
  • Nappesqté 30
  • Portants à vêtementsqté 4
  • Poubellesqté 8
  • Panneaux de standqté 30
  • Caisses de rangementqté 12

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 3
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphonesqté 2
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 12
  • Stations de rechargeqté 3
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 6
  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Distributeurs automatiquesqté 2
  • Rallonges à enrouleurqté 4
  • Boîtes à outilsqté 3
  • Escabeauxqté 2
  • Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verresqté 120
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Petits bolsqté 20

Décoration

  • Drapeaux de voileqté 8
  • Guirlandes de fanionsqté 10
  • Panneaux de nom de tableqté 30
  • Panneaux numérotés des standsqté 30
  • Murs photoqté 2
  • Bouées de sauvetage décorativesqté 4
  • Corde de juteqté 4

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 8
  • Projecteurs LEDqté 12
  • Pieds de lampeqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Pinces de serviceqté 6
  • Verres doseursqté 2
  • Grilles de refroidissementqté 4
  • Carafes d’eauqté 8
  • Théièresqté 3

Nettoyage

  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 4
  • Chiffons de nettoyageqté 30
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, de confirmer les exposants et d’intégrer leurs besoins alimentaires.
  • Préparez le plan des stands 10 à 14 jours avant l’événement. Attribuez un numéro à chaque emplacement et envoyez le plan avec les informations de parking dans la confirmation.
  • Rassemblez les présentations et confirmez les intervenants au plus tard 7 jours avant l’ouverture. Testez ensuite l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones.
  • Préparez les badges nominatifs et la liste imprimée des exposants 2 à 3 jours avant le salon. Gardez aussi une version numérique sur un ordinateur portable pour retrouver rapidement une inscription modifiée.
  • Le jour précédent, refroidissez les boissons, remplissez les glacières et vérifiez les rallonges, multiprises, lampes de poche, boîtes à outils et escabeaux. À l’ouverture du lieu, contrôlez le sol et les passages avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la voile ?
Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à établir la liste des exposants, envoyer les invitations et ouvrir le formulaire d’inscription. Gardez les 2 dernières semaines pour le plan des stands, le programme et la logistique.
Quand fermer les inscriptions des exposants ?
Fermez les inscriptions environ 3 semaines avant le salon. Ce délai permet de traiter les demandes, recueillir les informations alimentaires, attribuer les numéros de stand et envoyer une confirmation complète à chaque exposant.
Combien de temps avant faut-il préparer les badges et la signalétique ?
Préparez les badges et la signalétique 2 à 3 jours avant l’événement. Imprimez également la liste des exposants et vérifiez que les panneaux de stand, les indications de parking et les informations du programme correspondent au plan final.
Que vérifier le matin d’un salon de la voile ?
Prévoyez une vérification complète 2 à 3 heures avant l’accueil du public. Contrôlez les stands, les chaises, les passages, les prises électriques, le matériel de présentation, les boissons, les tasses et l’espace d’inscription.

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