Zakelijke excursie organiseren: checklist en planning

Een zakelijke excursie vraagt om meer voorbereiding dan alleen vervoer en een bezoeklocatie reserveren. Je moet deelnemers op tijd laten aanmelden, dieetwensen en noodcontacten verzamelen en het programma afstemmen op route en reistijd. Ook de briefing, badges, presentatiematerialen en alternatieve route worden snel vergeten. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde uit te voeren en controleer vlak voor vertrek zowel de deelnemersinformatie als de praktische uitrusting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Vervoer reserveren
Bezoeklocatie reserveren
Diner reserveren
Programma uitwerken
Route en reistijd controleren
Verzamelpunt vastleggen
Programma naar deelnemers sturen
Aanmeldingen bevestigen
Deelnemers indelen
Noodcontacten verzamelen
Vragen aan locatie doorgeven
Dinerkeuze doorgeven
Badges voorbereiden
2 personen
Deelnemersbriefing maken
Presentatiemateriaal verzamelen
Naamkaartjes printen
Routekaarten printen
Deelnemers opnieuw informeren
Weersverwachting controleren
Alternatieve route controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Catering verdelen
2 personen
Tassen en documenten pakken
2 personen
Telefoonnummers klaarzetten
Vertrekpunt controleren
2 personen
Materialen inladen
3 personen
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Badges uitdelen
2 personen
Deelnemers welkom heten
Dagprogramma toelichten
Veiligheidsinstructies geven
Deelnemers naar vervoer begeleiden
2 personen
Aanwezigheid in vervoer controleren
2 personen
Reisbegeleiding verzorgen
2 personen
Bezoeklocatie ontvangen
2 personen
Groep aanmelden
Rondleiding begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
Netwerkactiviteit begeleiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers naar diner begeleiden
2 personen
Dinerplaatsen aanwijzen
2 personen
Dieetmaaltijden controleren
Diner begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Bedankwoord uitspreken
Groepsfoto maken
2 personen
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
Deelnemers naar vervoer begeleiden
2 personen
Terugreis begeleiden
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Materialen uitladen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Restanten sorteren
Geleende spullen retourneren
Onkostenbonnen verzamelen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugsturen
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen
Leveranciersfacturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opklaptafelsaantal 4
Opklapstoelenaantal 6
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Tabletaantal 2
Mobiele telefoonaantal 2
Powerbanksaantal 4
HDMI-adapteraantal 2
Presentatie-afstandsbediening
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Handmegafonen
Paraplu'saantal 6

Servies

Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Koffielepelsaantal 50
Bordenaantal 50
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50

Keuken

Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 2
Flesopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Schenkkanaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 50
Welkomstbord
Tafeldecoratieaantal 8
Pennenbakjesaantal 6
Lanyardsaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakhoudersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 8
Schoonmaakemmeraantal 2
Handveger en blikaantal 2
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het verzamelpunt, de vertrektijd en de verwachte reistijd uiterlijk bij het versturen van het programma vast. Controleer daarna opnieuw de route en bereid een alternatieve route voor.
Verzamel dieetwensen en dinerkeuzes direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers en de keuzes tijdig door aan het restaurant.
Plan een korte deelnemersbriefing vóór vertrek met programma, contactgegevens, noodprocedure en indeling. Stuur de bevestiging en laatste informatie opnieuw zodra het programma definitief is.
Test presentatiemateriaal minstens één werkdag vooraf: laptop, HDMI-adapter, presentatie-afstandsbediening, speaker, microfoon en eventuele verlengkabels. Neem powerbanks mee als deelnemers onderweg bereikbaar moeten blijven.
Maak de ontvangst op locatie herkenbaar met badges, naamkaartjes en routekaarten. Controleer op de ochtend zelf de weersverwachting en leg paraplu's en andere alternatieven klaar als het programma deels buiten plaatsvindt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zakelijke excursie organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met deelnemerslijst, uitnodigingen, vervoer en reserveringen. Plan de definitieve aantallen, dieetwensen en dinerkeuzes uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een zakelijke excursie?: Stuur de uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden. Sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor vertrek en bevestig deelname daarna opnieuw.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor vervoer tijdens een zakelijke excursie?: Tel naast de verwachte reistijd minimaal 15 minuten buffer per traject op voor verzamelen, instappen en vertraging. Controleer de route opnieuw 1 dag vooraf en op de ochtend van vertrek.
Wanneer geef ik het programma van een zakelijke excursie door?: Stuur een voorlopig programma uiterlijk 2 weken vooraf en de definitieve versie 3 tot 5 dagen voor vertrek. Vermeld daarin het verzamelpunt, tijden, route, contactpersoon en eventuele dinerafspraken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.