LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Geschäftsausflug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Geschäftsausflug braucht mehr als eine reservierte Location und ein gemeinsames Abendessen. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Transport, Programm und Notfallkontakte zusammenführen und alle Teilnehmer rechtzeitig informieren. Plane außerdem Technik, Namensschilder, Routenkarten und einen Wetterplan ein. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, damit am Veranstaltungstag Zuständigkeiten, Zeiten und Materialien geklärt sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kontaktdaten prüfen

  • Transport reservieren

  • Besuchslocation reservieren

  • Diner reservieren

  • Programm ausarbeiten

  • Route und Fahrzeit prüfen

  • Treffpunkt festlegen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Anmeldungen bestätigen

  • Teilnehmer einteilen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Fragen an die Location weitergeben

  • Abendessenwahl mitteilen

  • Badges vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerbriefing erstellen

  • Präsentationsmaterial sammeln

  • Namensschilder drucken

  • Routenkarten ausdrucken

  • Teilnehmer erneut informieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternative Route prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Catering verteilen

    2 Personen

  • Taschen und Unterlagen packen

    2 Personen

  • Telefonnummern bereitlegen

  • Startpunkt prüfen

    2 Personen

  • Materialien einladen

    3 Personen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

  • Tagesprogramm erläutern

  • Sicherheitsanweisungen geben

  • Teilnehmende zum Transport begleiten

    2 Personen

  • Anwesenheit im Transport kontrollieren

    2 Personen

  • Reisebegleitung organisieren

    2 Personen

  • Besuchsort empfangen

    2 Personen

  • Gruppe anmelden

  • Führung begleiten

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Networking-Aktivität betreuen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Teilnehmer zum Abendessen begleiten

    2 Personen

  • Plätze fürs Abendessen zuweisen

    2 Personen

  • Sondermahlzeiten prüfen

  • Dinner begleiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dankesrede halten

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Anwesenheit vor der Abfahrt prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmende zum Transport begleiten

    2 Personen

  • Rückreise begleiten

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Materialien ausladen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Materialien reinigen

    2 Personen

  • Reste sortieren

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Ausgabenbelege sammeln

  • Fundgegenstände registrieren

  • Fundsachen zurückschicken

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

  • Lieferantenrechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Klappische TischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 6
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • TabletAnz. 2
  • MobiltelefonAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • Präsentations-Fernbedienung
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • Handmegafone
  • RegenschirmeAnz. 6

Geschirr

  • WassergläserAnz. 50
  • WeingläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 50
  • KaffeelöffelAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • GabelnAnz. 50
  • MesserAnz. 50
  • LöffelAnz. 50

Küche

  • ServiertablettsAnz. 6
  • ScherenAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • KorkenzieherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • KaraffeAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 50
  • Willkommensschild
  • TischdekorationAnz. 8
  • StiftehalterAnz. 6
  • LanyardsAnz. 50

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • MüllbeutelhalterAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 8
  • Reinigungs-EimerAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • SpülbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Treffpunkt mindestens zwei Wochen vorher fest und prüfe Route sowie Fahrzeit mit einem Zeitpuffer von 15 bis 30 Minuten. Teile den Teilnehmern anschließend Treffpunkt, Abfahrt und Rückkehr gesammelt mit.
  • Verschicke die Einladung frühzeitig und setze eine Anmeldefrist von mindestens 10 bis 14 Tagen. Erfasse dabei Ernährungswünsche, Kontaktdaten und Notfallkontakte, statt diese Informationen erst am Veranstaltungstag einzusammeln.
  • Bestätige die Anmeldungen spätestens eine Woche vor dem Ausflug und teile die Teilnehmer für Transport, Gruppen oder Programmpunkte ein. So weiß die Location, wer kommt, und niemand muss vor Ort spontan zugeordnet werden.
  • Schicke das fertige Programm spätestens drei Tage vor dem Termin an alle Teilnehmer. Ergänze Treffpunkt, Route, Fahrzeiten, Kleidungshinweise sowie eine alternative Route für den Fall von Stau oder schlechtem Wetter.
  • Teste Präsentationsmaterial und Anschlüsse am Vortag: Laptop, HDMI-Adapter, Lautsprecher, Mikrofon und Powerbanks gehören zusammen in eine geprüfte Tasche. Für draußen solltest du zusätzlich Regenschirme und einen wetterfesten Plan bereithalten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Geschäftsausflug planen?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Reservierungen für Transport, Besuchslocation und Abendessen sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin stehen, damit Änderungen noch möglich sind.
Wann sollte die Anmeldung für den Geschäftsausflug geschlossen werden?
Setze die Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Ausflug. Für die endgültige Teilnehmerzahl, Abendessenwahl und Ernährungswünsche brauchst du die Daten spätestens eine Woche vorher.
Was muss man den Teilnehmern vor einem Geschäftsausflug mitteilen?
Sende spätestens drei Tage vorher Treffpunkt, Abfahrtszeit, Route, Fahrzeit, Programm und Kontaktdaten der verantwortlichen Person. Bei einer Wetter- oder Routenänderung informierst du die Gruppe erneut am Vortag.
Welche Technik sollte man für einen Geschäftsausflug einpacken?
Prüfe am Vortag Laptop oder Tablet, Mobiltelefon, Powerbanks, HDMI-Adapter und Präsentations-Fernbedienung. Für größere Gruppen können außerdem ein tragbarer Lautsprecher, ein Mikrofon und Verlängerungskabel nötig sein.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!