Checklist para organizar una excursión empresarial sin olvidos

Una excursión empresarial combina transporte, una visita con horario, participantes con necesidades distintas y, a menudo, una cena. Esta checklist te ayuda a ordenar las gestiones para que las decisiones importantes estén cerradas antes del día de salida. Incluye desde las inscripciones y los contactos de emergencia hasta el punto de encuentro, las acreditaciones, el material técnico y una ruta alternativa. Úsala como guía de trabajo y marca cada tarea cuando esté confirmada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar datos de contacto
Reservar transporte
Reservar el lugar de la visita
Reservar cena
Desarrollar el programa
Comprobar la ruta y el tiempo de viaje
Fijar el punto de encuentro
Enviar el programa a los participantes
Confirmar inscripciones
Asignar participantes
Recopilar contactos de emergencia
Transmitir las preguntas al recinto
Comunicar la opción de cena
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar la información para los participantes
Reunir material de presentación
Imprimir etiquetas con nombres
Imprimir mapas de ruta
Volver a informar a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la ruta alternativa
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Repartir el catering
2 personas
Empacar bolsas y documentos
2 personas
Preparar los números de teléfono
Comprobar el punto de salida
2 personas
Cargar los materiales
3 personas
Preparar la lista de asistencia

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
Explicar el programa del día
Dar instrucciones de seguridad
Acompañar a los participantes al transporte
2 personas
Comprobar la asistencia en el transporte
2 personas
Organizar el acompañamiento del viaje
2 personas
Recibir la ubicación de visita
2 personas
Inscribir al grupo
Guiar la visita
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Coordinar la actividad de networking
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar a los participantes a la cena
2 personas
Asignar plazas para la cena
2 personas
Comprobar las comidas especiales
Coordinar la cena
3 personas
Servir café y té
2 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Hacer una foto de grupo
2 personas
Comprobar la asistencia antes de la salida
2 personas
Acompañar a los participantes al transporte
2 personas
Coordinar el regreso
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

Descargar el material
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar los materiales
2 personas
Clasificar sobrantes
Devolver los objetos prestados
Recopilar los recibos de gastos
Registrar objetos perdidos
Devolver objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes
Comprobar las facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 4
Sillas plegablescant. 6
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 4

Equipo

Portátil
Tabletacant. 2
Teléfono móvilcant. 2
Baterías externascant. 4
Adaptador HDMIcant. 2
Mando a distancia para presentaciones
Altavoz portátil
Micrófono
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 4
Megáfonos de mano
Paraguascant. 6

Vajilla

Vasos para aguacant. 50
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 50
Cucharillas de cafécant. 50
Platoscant. 50
Tenedorescant. 50
Cuchilloscant. 50
Cucharascant. 50

Cocina

Bandejas de serviciocant. 6
Tijerascant. 2
Abridores de botellascant. 3
Sacacorchoscant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Jarracant. 4
Cubiterascant. 4

Decoración

Portanombrescant. 50
Cartel de bienvenida
Decoración de mesacant. 8
Portalápicescant. 6
Lanyardscant. 50

Limpieza

Papeleracant. 4
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Paños de microfibracant. 8
Cubo de limpiezacant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Cepillos para fregarcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 10 días antes y comprueba nombres, teléfonos y preferencias dietéticas. Después, confirma quién participa y asigna los grupos o turnos necesarios.
Reserva el transporte y el lugar de la visita antes de enviar el programa definitivo. Calcula la hora de llegada con margen: añade al menos 30 minutos al tiempo previsto de viaje.
Envía el punto de encuentro, el programa y los contactos de emergencia entre 5 y 7 días antes. Reenvía la información el día anterior para que nadie dependa de un mensaje antiguo.
Prepara las acreditaciones, etiquetas con nombres, mapas de ruta y preguntas para el recinto con varios días de antelación. Si habrá una presentación, prueba el portátil, el adaptador HDMI, el micrófono y el altavoz antes de cargar el material.
No dejes la cena y la previsión meteorológica para el último momento. Confirma la opción de cena, revisa el tiempo 48 horas antes y define una ruta alternativa por si hay tráfico o cambios en el acceso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una excursión empresarial?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas transporte, una visita reservada y una cena. Procura cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 10 días antes.
¿Cuándo hay que enviar el programa de una excursión empresarial?: Envía una primera versión cuando estén confirmados el transporte, la visita y el punto de encuentro. Comparte la versión definitiva entre 5 y 7 días antes y vuelve a informar a los participantes el día anterior.
¿Qué información deben recibir los participantes?: Incluye el punto de encuentro, horarios, duración del trayecto, programa, contactos de emergencia, opción de cena y recomendaciones según el tiempo. Envíala al menos 5 días antes y conserva una copia accesible en el móvil.
¿Cuánto margen hay que dejar para el transporte?: Añade como mínimo 30 minutos al tiempo normal de viaje y más si la excursión incluye aparcamiento, acreditaciones o un grupo numeroso. Comprueba la ruta el día anterior y prepara una alternativa antes de salir.

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