Organiser une sortie d’entreprise sans rien oublier

Une sortie d’entreprise demande de coordonner les participants, le transport, les visites et le repas dans le bon ordre. Commence par établir la liste des participants et leurs besoins alimentaires, puis bloque rapidement le lieu, le dîner et les trajets. À l’approche du jour J, vérifie les inscriptions, répartis les groupes et transmets un programme clair. Cette checklist rassemble les 73 tâches et 46 fournitures nécessaires, y compris les détails souvent oubliés comme les contacts d’urgence, les badges et l’itinéraire alternatif.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Réserver le transport
Réserver le lieu de visite
Réserver un dîner
Élaborer le programme
Vérifier l'itinéraire et le temps de trajet
Définir le point de rassemblement
Envoyer le programme aux participants
Confirmer les inscriptions
Répartir les participants
Recueillir les contacts d'urgence
Transmettre les questions au lieu
Communiquer le choix du dîner
Préparer les badges
2 personnes
Préparer le briefing des participants
Rassembler le matériel de présentation
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les cartes d'itinéraire
Informer à nouveau les participants
Vérifier les prévisions météo
Contrôler l’itinéraire alternatif
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Répartir le catering
2 personnes
Préparer les sacs et les documents
2 personnes
Préparer les numéros de téléphone
Vérifier le point de départ
2 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Préparer la liste des présences

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accueillir les participants
Présenter le programme de la journée
Donner les consignes de sécurité
Accompagner les participants vers le transport
2 personnes
Vérifier les présences dans le transport
2 personnes
Assurer l’accompagnement du voyage
2 personnes
Accueillir le lieu de visite
2 personnes
Inscrire un groupe
Animer la visite guidée
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Animer l’activité de réseautage
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les participants au dîner
2 personnes
Indiquer les places pour le dîner
2 personnes
Vérifier les repas adaptés
Encadrer le dîner
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Vérifier les présences avant le départ
2 personnes
Accompagner les participants vers le transport
2 personnes
Accompagner le retour
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Décharger le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Trier les restes
Rendre les articles empruntés
Rassembler les notes de frais
Enregistrer les objets trouvés
Renvoyer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants
Vérifier les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 6
Tables hautesqté 4
Nappesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Tabletteqté 2
Téléphone mobileqté 2
Batteries externesqté 4
Adaptateur HDMIqté 2
Télécommande de présentation
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Mégaphones manuels
Parapluiesqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Cuillères à caféqté 50
Assiettesqté 50
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50

Cuisine

Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 2
Décapsuleursqté 3
Tire-bouchonsqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Carafeqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 50
Panneau d’accueil
Décoration de tableqté 8
Pots à stylosqté 6
Lanyardsqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 4
Supports de sacs poubelleqté 4
Chiffons microfibresqté 8
Seau de nettoyageqté 2
Balayette et pelleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque les réservations dès que la date est fixée : le transport, le lieu de visite et le dîner doivent être confirmés avant d’envoyer le programme définitif.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et vérifie les coordonnées de chaque participant au plus tard une semaine avant la sortie.
Prévois un briefing court avec le point de rassemblement, les horaires, les contacts d’urgence et la répartition des participants ; renvoie ces informations 24 à 48 heures avant le départ.
Ne laisse pas le matériel de présentation au dernier moment : teste l’ordinateur, l’adaptateur HDMI, la télécommande, le microphone et l’enceinte au moins la veille.
Consulte les prévisions météo la veille et vérifie l’itinéraire alternatif. Charge aussi les téléphones et batteries externes, puis prépare les badges et les cartes d’itinéraire avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une sortie d’entreprise ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de recueillir les inscriptions, réserver le transport et le lieu de visite, puis confirmer le dîner et le programme.
Quand envoyer le programme d’une sortie d’entreprise ?: Envoie une première version dès que les horaires et réservations sont confirmés, puis un rappel final 24 à 48 heures avant le départ. Indique le point de rassemblement, les temps de trajet et les coordonnées utiles.
Que faut-il vérifier la veille d’une sortie d’entreprise ?: Vérifie les prévisions météo, l’itinéraire principal et l’itinéraire alternatif, ainsi que les inscriptions et les besoins alimentaires. Contrôle aussi les badges, cartes d’itinéraire, batteries, câbles et matériel de présentation.
Combien de temps prévoir pour le briefing des participants ?: Prévois 10 à 15 minutes avant le départ. Présente les horaires, les groupes, les consignes de déplacement, le contact d’urgence et la procédure à suivre en cas de retard ou de séparation.

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