Checklist voor een zakelijk ontbijt organiseren

Een zakelijk ontbijt staat of valt met een strak tijdschema: eerst locatie, genodigden en programma, daarna aantallen, catering en dieetwensen. Plan het definitieve aantal pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, zodat je brood, beleg, fruit, servies en koffie gericht bestelt. Op de ochtend zelf moeten ontvangst, buffet en presentatie naast elkaar kunnen draaien. Deze checklist bevat 48 taken en 33 spullen, van naamkaartjes en buffettafels tot koffiezetapparaten, waterkannen en presentatiemateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Definitief aantal bepalen
Cateringbestelling plaatsen
Programma afstemmen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Presentatiemateriaal verzamelen
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Locatie openen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Ontbijtbuffet inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Presentatie testen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Gasten registreren
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Ontbijtbuffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
Dieetmaaltijden uitserveren
Aanwezigheid bijhouden
Programma aankondigen
Spreker begeleiden
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Locatie opleveren
Geleende spullen retourneren
Onkosten verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Ontvangsttafel

Servies

Ontbijtbordenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Theelepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Broodmandenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoon
Laptop
Beamer
Presentatiescherm

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 50
Tafelbloemstukkenaantal 6
Tafellopersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de uiterste aanmelddatum minimaal 7 dagen vóór het ontbijt vast. Gebruik daarna het definitieve aantal voor de cateringbestelling en controleer alle dieetwensen voordat je bestelt.
Reserveer naast de ontbijttafels een aparte ontvangsttafel en buffettafels. Zo blijven naamkaartjes, registratie en het buffet uit elkaar en ontstaat er minder opstopping bij binnenkomst.
Plan de opbouw minstens 90 minuten vóór de eerste gast. Gebruik die tijd voor ventileren, tafels en stoelen plaatsen, het buffet inrichten en koffiezetapparaten, waterkokers en presentatieapparatuur te testen.
Zet per persoon een ontbijtbord, mes, vork, koffiekopje, waterglas en theelepel klaar. Leg opscheplepels, serveerbladen, broodmanden en schaaltjes bij het buffet in plaats van op de gastentafels.
Controleer verse producten op de ochtend zelf en snijd fruit pas kort voor de start. Zet koffie en thee niet allemaal tegelijk klaar: houd een tweede kan of waterkoker achter de hand voor het tweede deel van het ontbijt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een zakelijk ontbijt organiseren?: Begin minimaal 4 weken van tevoren met de locatie, uitnodigingen en het programma. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het ontbijt en plaats daarna de definitieve cateringbestelling.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een zakelijk ontbijt?: Reken voor een ontbijt van ongeveer 2 uur op 3 koppen warme drank per persoon: gemiddeld 2 koppen koffie en 1 kop thee. Houd daarnaast minimaal 0,5 liter water per persoon beschikbaar.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een zakelijk ontbijt verzamelen?: Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en controleer ze bij de aanmelding. Maak de lijst uiterlijk 7 dagen vooraf definitief, zodat de cateraar en het buffet erop kunnen worden afgestemd.
Hoe lang duurt de opbouw van een zakelijk ontbijt?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en controle. Reserveer daarvan ongeveer 30 minuten voor tafels, stoelen en buffet, 20 minuten voor servies en ontvangst, en 20 minuten voor presentatie en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.