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Geschäftsfrühstück organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Geschäftsfrühstück wirkt unkompliziert, braucht aber genaue Abstimmung: Raum, Zusagen, Ernährungswünsche, Catering und Technik müssen zusammenpassen. Plane die endgültige Personenzahl nicht erst am Vortag, sondern gib dem Catering rechtzeitig eine belastbare Zahl. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein vorbereiteter Empfang, ein getesteter Präsentationsplatz und ein Buffet, das vor dem Eintreffen der Gäste vollständig bereitsteht. Diese Checkliste führt dich durch die nötigen Schritte in der richtigen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Endgültige Anzahl festlegen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Programm abstimmen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Präsentationsmaterial sammeln

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte prüfen

    2 Personen

  • Brot und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Obst waschen und schneiden

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Frühstücksbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Gäste registrieren

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Frühstücksbuffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

  • Anwesenheit erfassen

  • Programm ankündigen

  • Den Redner begleiten

  • Networking begleiten

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Ausgaben sammeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Rechteckige TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • BuffetischeAnz. 2
  • Empfangstisch

Geschirr

  • FrühstückstellerAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 50
  • WeingläserAnz. 50
  • MesserAnz. 50
  • GabelnAnz. 50
  • TeelöffelAnz. 50
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • ServiertablettsAnz. 8
  • BrotkörbeAnz. 4
  • SchälchenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • TeekannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Beschallungsanlage
  • Kabelloses Mikrofon
  • Laptop
  • Beamer
  • Präsentationsbildschirm

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 50
  • TischblumenarrangementsAnz. 6
  • TischläuferAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Frühstück fest. So kannst du Catering, Geschirr und Sitzplätze anpassen und Ernährungswünsche noch berücksichtigen.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Empfang ein. Raum lüften, Tische und Stühle stellen, Buffet aufbauen und Technik testen brauchen zusammen deutlich länger als das reine Eindecken.
  • Teste Laptop, Beamer oder Präsentationsbildschirm und das kabellose Mikrofon vor dem Eintreffen der Gäste. Öffne die Präsentation vollständig und prüfe auch die Lautstärke aus den hinteren Sitzreihen.
  • Bereite Namensschilder und den Empfangstisch in getrennten, gut sichtbaren Bereichen vor. Lege die Schilder alphabetisch oder nach Anmeldeliste aus, damit der Check-in nicht bei jeder Person ins Stocken gerät.
  • Stelle Kaffee, Tee und Wasser vor Beginn bereit, aber schneide frisches Obst erst kurz vor dem Buffetaufbau. So bleiben Brot, Belag und Obst ansehnlich, ohne dass die Vorbereitung den Empfang verzögert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Geschäftsfrühstück organisieren?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Raum, Einladungen und Programm. Die endgültige Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche solltest du 3 bis 5 Werktage vor dem Termin an Catering und Veranstaltungsort weitergeben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Geschäftsfrühstück?
Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Buffet, Geschirr, Namensschilder und Empfangstisch ein. Für Präsentationstechnik und Mikrofon solltest du zusätzlich 20 bis 30 Minuten für einen vollständigen Test reservieren.
Wann muss die Catering-Bestellung für ein Geschäftsfrühstück raus?
Gib die Bestellung idealerweise 5 bis 7 Werktage vorher auf. Aktualisiere sie nach dem Anmeldeschluss noch einmal mit der endgültigen Anzahl und allen erfassten Ernährungswünschen.
Wie viele Sitzplätze braucht ein Geschäftsfrühstück?
Richte für jede bestätigte Person einen Sitzplatz ein und halte 2 bis 3 zusätzliche Plätze bereit. Prüfe außerdem, ob am Buffet und am Empfangstisch genug Bewegungsfläche bleibt, damit sich beim Start keine Schlange im Sitzbereich bildet.

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