Checklist pour organiser un petit-déjeuner d’affaires

Un petit-déjeuner d’affaires demande une préparation précise, surtout quand le programme commence tôt. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans l’ordre : réserver le lieu, gérer les inscriptions, confirmer le nombre de participants, puis préparer le buffet et la présentation. Prévoyez aussi le matériel souvent oublié, comme les porte-noms, les carafes d’eau et le test du vidéoprojecteur. Le jour J, comptez environ une heure pour ouvrir, aérer et installer la salle avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Déterminer le nombre définitif
Passer la commande traiteur
Coordonner le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Rassembler le matériel de présentation
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Laver et couper les fruits
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Mettre en place le buffet du petit-déjeuner
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Tester la présentation
2 personnes
Aménager la table d'accueil

Événement

Enregistrer les invités
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du petit-déjeuner
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les repas diététiques
Suivre la présence
Annoncer le programme
Accompagner l’intervenant
Animer le moment de networking
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Remettre le lieu en état
Rendre les articles empruntés
Rassembler les frais
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 6
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 2
Table d’accueil

Vaisselle

Assiettes à petit-déjeunerqté 50
Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Couteauxqté 50
Fourchettesqté 50
Cuillères à caféqté 50
Louchesqté 10

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 4
Petits bolsqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Carafes d’eauqté 4
Glacièresqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation
Micro sans fil
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de présentation

Décoration

Porte-nomsqté 50
Compositions florales de tableqté 6
Chemins de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant le petit-déjeuner. Vous aurez encore le temps de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer le nombre définitif au traiteur.
Pour une arrivée fluide, installez la table d’accueil avec les badges nominatifs au moins 30 minutes avant le début. Classez les porte-noms par ordre alphabétique ou par entreprise.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et le micro sans fil avant l’ouverture des portes. Prévoyez 20 minutes pour vérifier les branchements et lancer la présentation.
Préparez le buffet avant l’arrivée des participants : pain et garnitures, fruits lavés et coupés, boissons chaudes, vaisselle et couverts. Gardez les produits frais au froid jusqu’au dernier moment, dans les glacières si nécessaire.
Installez les tables rectangulaires, les chaises et la table de buffet en laissant un passage dégagé d’au moins 1 mètre. Placez aussi les poubelles à proximité du buffet pour éviter les déchets sur les tables.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un petit-déjeuner d’affaires ?: Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue pour réserver le lieu, rédiger et envoyer les invitations. Gardez les 5 derniers jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires et la commande définitive au traiteur.
Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Confirmez le nombre définitif au moins 3 jours ouvrés avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Vérifiez à ce moment les régimes particuliers et les quantités de pain, fruits et boissons.
À quelle heure faut-il préparer la salle pour un petit-déjeuner d’affaires ?: Ouvrez le lieu environ 1 heure avant l’arrivée des participants. Prévoyez ce délai pour aérer, installer les tables et les chaises, mettre en place le buffet, préparer l’accueil et tester la présentation.
Combien de temps faut-il prévoir pour tester la présentation ?: Réservez 20 minutes avant l’ouverture pour tester le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable et le micro sans fil. Faites aussi défiler les premières diapositives afin de repérer un problème de format ou de connexion.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.