Desayuno de empresa: checklist para organizarlo sin olvidos
Organizar un desayuno de empresa requiere cerrar primero el número de asistentes y después coordinar catering, sala y presentación. Esta checklist reúne 48 tareas y 33 elementos para seguir el orden adecuado, desde las invitaciones hasta el montaje del bufé. Incluye los puntos que suelen llegar tarde: preferencias dietéticas, productos frescos, tarjetas con nombres y pruebas de sonido e imagen. Úsala para comprobar cada fase antes de abrir la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Determinar el número definitivo
Realizar el pedido de catering
Ajustar el programa
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Reunir material de presentación
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
Lavar y cortar la fruta
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la ubicación
Ventilar el espacio
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar el bufé de desayuno
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Probar la presentación
2 personas
Montar la mesa de recepción
Evento
Registrar a los invitados
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Servir café y té
2 personas
Reponer el bufé de desayuno
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir comidas especiales
Llevar el control de asistencia
Anunciar el programa
Acompañar al ponente
Coordinar el momento de networking
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Desmontar el buffet
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Entregar la ubicación
Devolver los objetos prestados
Recopilar gastos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas rectangularescant. 6
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de recepción
Vajilla
- Platos de desayunocant. 50
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 50
- Copas de vinocant. 50
- Cuchilloscant. 50
- Tenedorescant. 50
- Cucharillascant. 50
- Cucharonescant. 10
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cestas de pancant. 4
- Cuencoscant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Jarras de aguacant. 4
- Neveras portátilescant. 2
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Equipo de sonido
- Micrófono inalámbrico
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de presentación
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 50
- Centros de mesa floralescant. 6
- Manteles runnerscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregaderoscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de pedir el catering. Confirma el número definitivo y las preferencias dietéticas para no calcular el desayuno con respuestas pendientes.
- Reserva un margen específico para los productos frescos. Comprueba fruta, pan y acompañamientos el mismo día o la tarde anterior, según el espacio disponible para conservarlos.
- Planifica el montaje con tiempo suficiente para ventilar la sala, colocar mesas y sillas y preparar el bufé. El café, el té y el agua deben estar listos antes de que llegue el primer invitado.
- Haz una prueba completa de la presentación antes de abrir: portátil, proyector, pantalla, sonido y micrófono inalámbrico. Así puedes corregir conexiones o baterías sin público delante.
- Prepara la recepción y las tarjetas con nombres antes de que empiece la entrada. Coloca la mesa de recepción en un punto visible y deja la vajilla, las jarras y las bandejas agrupadas por uso.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un desayuno de empresa?
- Envíalas con al menos 2 o 3 semanas de antelación. Deja entre 5 y 7 días para recoger inscripciones y preferencias dietéticas, y confirma después la asistencia antes de encargar el catering.
- ¿Cuándo se debe hacer el pedido del catering?
- Hazlo cuando tengas el número definitivo de asistentes, normalmente entre 5 y 7 días antes del desayuno. Si el proveedor necesita más plazo, fija esa fecha al reservar el lugar y revisa después cualquier cambio.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva al menos 90 minutos para abrir, ventilar y montar la sala. Añade otros 30 minutos si debes probar la presentación, organizar la recepción y preparar café y té.
- ¿Cuándo se preparan la fruta, el pan y el café?
- Lava y corta la fruta y prepara el pan y sus acompañamientos el mismo día, respetando la conservación de los productos. El café y el té pueden organizarse durante la última media hora, pero deben estar listos antes de la llegada de los asistentes.
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