Boodschappenlijst voor een zadenruilbeurs

Voor een zadenruilbeurs heb je meer nodig dan alleen zaden. Richt per deelnemer een papieren zaadzakje, etiket en schrijfmateriaal in, en reserveer extra bakjes voor zaden die bezoekers direct willen bekijken. Voor de ontvangst zijn tafels, stoelen, informatie- en pijlborden nodig. Regel koffie, thee en water uiterlijk de dag ervoor, zodat je op de beursdag alleen nog hoeft te koelen, klaar te zetten en te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 2
Kledinghoezenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 3

Organisatie

Zaadbakjesaantal 80
Papieren zaadzakjesaantal 250
Etikettenaantal 300
Permanent markersaantal 20
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Klembordenaantal 4
Kassa- of geldkist
Naamkaartjesaantal 80
Presentatiemappenaantal 6
Scharenaantal 6
Plakbandrollenaantal 6
Krattenaantal 12

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2
Vuilniszakhoudersaantal 4

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handmicrofoon

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Bruiswater - 8 flessen
- Plat water - 8 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Appels - 6 kilogram
- Bananen - 5 kilogram
- Druiven - 4 kilogram
- Naturelchips - 6 zakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Zoute koekjes - 6 pakken
- Volkoren crackers - 6 pakken
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 4 kuipjes
- Komkommer - 8 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilogram
- Citroenen - 12 stuks
- Kaneel - 1 potje
- Servetten - 300 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 3 flessen
- Handgel - 3 flessen
- Papieren handdoeken - 6 pakken

Tips

Leg per deelnemer minstens 1 papieren zaadzakje, 2 etiketten en 1 balpen klaar. Houd 10% extra materiaal achter de hand voor bezoekers die zich op het laatste moment aanmelden.
Gebruik per zaadgroep een apart zaadbakje en label het met een duidelijk etiket. Zet informatieborden op de tafels, zodat bezoekers niet telkens naar de ruilregels hoeven te vragen.
Plan minimaal 1 tafel voor het ontvangen en sorteren van zaden en 1 tafel per grote zaadgroep. Gebruik kratten om reservevoorraad en nog niet gesorteerde zaden gescheiden te houden.
Zet voor koffie en thee minstens 1 koffiezetapparaat of waterkoker en 1 thermoskan per 20 bezoekers klaar. Koelboxen zijn handig voor melk, water en andere gekoelde dranken die niet direct worden geschonken.
Neem naast balpennen ook permanent markers, scharen, plakbandrollen en klemborden mee. Die worden vaak pas gemist wanneer een etiket loslaat, een bord moet worden verplaatst of iemand zonder schrijfplek staat.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik meenemen naar een zadenruilbeurs?: Neem zaden mee in gelabelde zakjes of bakjes, met de naam van de plant en het oogstjaar als je dat weet. Voor de organisatie heb je daarnaast zaadbakjes, papieren zaadzakjes, etiketten, permanent markers, balpennen en informatieborden nodig.
Hoeveel zaadzakjes heb ik nodig per bezoeker?: Reken op 1 tot 2 papieren zaadzakjes per bezoeker, afhankelijk van hoeveel ruilingen je verwacht. Leg minstens 10% extra klaar voor last-minute aanmeldingen en zakjes die scheuren of verkeerd worden beschreven.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een zadenruilbeurs?: Reserveer minimaal 1 tafel voor ontvangst en registratie, 1 tafel voor het sorteren en daarnaast 1 tafel per grote zaadgroep. Bij een grotere beurs werken statafels en extra tafelkleden als aanvulling voor doorstroming en presentatie.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een zadenruilbeurs doen?: Haal houdbare materialen zoals zakjes, etiketten, markers en plakband uiterlijk 3 dagen vooraf. Koop of controleer dranken en gekoelde producten uiterlijk de dag ervoor, zodat je op de beursdag alleen nog hoeft klaar te zetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.