Qué necesitas para organizar un intercambio de semillas
Para un intercambio de semillas necesitas algo más que sobres y semillas. La organización depende de que cada variedad pueda identificarse, clasificarse y entregarse sin confusiones, mientras las personas tienen espacio para consultar y anotar. Esta lista reúne materiales de intercambio, mobiliario, menaje y bebidas para preparar el espacio con tiempo. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y compra los consumibles al menos 3 o 4 días antes.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesas altascant. 2
- Fundas para ropacant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Jarracant. 3
Organización
- Bandejas para semillascant. 80
- Sobres de papel para semillascant. 250
- Etiquetascant. 300
- Rotuladores permanentescant. 20
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 10
- Portapapelescant. 4
- Caja registradora o caja de efectivo
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Carpetas de presentacióncant. 6
- Tijerascant. 6
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Cajonescant. 12
Decoración
- Paneles informativoscant. 8
- Carteles direccionalescant. 6
- Mantelescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
- Escobas de manocant. 2
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
Equipo
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono de mano
Catering
- Compras
- Café - 4 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Agua con gas - 8 botellas
- Agua sin gas - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Manzanas - 6 kilogramos
- Plátanos - 5 kilogram
- Uvas - 4 kilogramos
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Galletas saladas - 6 paquetes
- Crackers integrales - 6 paquetes
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Limones - 12 unidades
- Canela - 1 tarro
- Servilletas - 300 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 3 botellas
- Gel desinfectante - 3 botellas
- Toallas de papel - 6 paquetes
Consejos
- Prepara un sobre de papel y una etiqueta por cada muestra de semilla, más un 10 % adicional para errores, nuevas aportaciones o sobres dañados. Los rotuladores permanentes deben estar disponibles en cada mesa.
- Calcula una bandeja para cada categoría de semillas y deja al menos una bandeja extra para las aportaciones que lleguen sin clasificar. Coloca los carteles informativos antes de abrir el espacio.
- Para una jornada de 3 horas, calcula dos vasos por persona si también sirves café o té, además de tazas, platos y cubiertos según las inscripciones. Enfría las bebidas en las neveras portátiles antes de que lleguen los participantes.
- Coloca un bolígrafo, un bloc de notas y un portapapeles en la mesa de inscripciones. Lleva tarjetas de nombre y prepara entre un 10 y un 15 % más que el número de personas confirmadas.
- No dejes para el mismo día la compra de cinta adhesiva, etiquetas, sobres y material de señalización: son los artículos que más fácilmente se agotan o se olvidan. Reserva al menos 60 minutos para montar mesas, sillas y mesas de semillas antes de la apertura.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos sobres necesito para un intercambio de semillas?
- Calcula un sobre por cada muestra de semilla prevista y añade un 10 % extra. Si esperas 50 muestras, prepara al menos 55 sobres, además de etiquetas suficientes para identificarlas.
- ¿Qué bebidas y menaje hacen falta para un intercambio de semillas?
- Para una actividad de 3 horas, calcula aproximadamente dos vasos por persona y una taza de café o té por persona si vas a servir bebidas calientes. Añade platos y cubiertos según la comida prevista, y prepara las bebidas frías al menos 2 horas antes.
- ¿Cuándo debo comprar los materiales del intercambio de semillas?
- Haz la compra principal entre 3 y 4 días antes, cuando ya tengas las inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas recopiladas. Comprueba el material de organización y la señalización el día anterior.
- ¿Cuántas etiquetas y tarjetas de nombre necesito?
- Prepara una etiqueta por muestra de semilla y entre un 10 y un 15 % de tarjetas de nombre adicionales respecto al número de asistentes confirmados. Para 40 personas, lleva al menos 44 tarjetas.
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