Benefietconcert organiseren: checklist en planning

Een benefietconcert vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je regelt tegelijk het doelbedrag, de locatie, vergunningen, techniek, donaties, vrijwilligers en de publieksstroom. Begin met de opbrengstberekening en leg daarna artiesten, locatie en geluidsplan vast. In de laatste weken verschuift de aandacht naar kaartverkoop of aanmeldingen, catering, promotie en een draaiboek dat iedereen op de dag zelf kan volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doel en opbrengst bepalen
2 personen
Artiesten vastleggen
2 personen
Locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Geluidsplan vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Begroting opstellen
2 personen
Sponsoren benaderen
3 personen
Donatieplatform instellen
2 personen
Betalingsmogelijkheden regelen
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Online promotie starten
2 personen
Posters verspreiden
4 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Techniek controleren
3 personen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Versiering voorbereiden
3 personen
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ingang inrichten
3 personen
Donatiepunten inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht installeren
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Instrumenten aansluiten
3 personen
Microfoons testen
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Publieksontvangst openen
4 personen
Entree registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Optredens begeleiden
2 personen
Catering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Laatste donatieoproep doen
Afscheid aankondigen
Publiek uitgeleiden
4 personen
Donatiegelden veiligstellen
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
3 personen
Geluidsinstallatie afbreken
4 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen transporteren
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Donatiebedrag overmaken
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen
Foto's publiceren
2 personen
Financiële administratie afronden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 180
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 200
Artiestentafelsaantal 2
Artiestenstoelenaantal 8
Podiumdelenaantal 12
Partytentenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Dinerbordenaantal 200
Dessertbordenaantal 200
Vorkenaantal 200
Messenaantal 200
Lepelsaantal 200
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Soeplepelsaantal 6

Apparatuur

Geluidsset
Mengpaneel
Podiumboxenaantal 2
Monitorboxenaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Diverse audiokabels
DI-boxenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Laptop
Muziekstandaardsaantal 6

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Werklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Pijlbordenaantal 12
Programmafoldersaantal 200
Postersaantal 30
Naambadgesaantal 40
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Drankkrattenaantal 8
Herbruikbare rietjesaantal 100
Koekschalenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukenschortenaantal 8
Ovenwantenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Opbergdozenaantal 20
Flessenopenersaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handvegersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Afvalsorteringsbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6

Organisatie

Donatieboxenaantal 4
QR-donatiestandaardsaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Contantgeldkistjesaantal 2
Walkietalkiesaantal 6
Clipboardmappenaantal 8
EHBO-koffers
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Transportkarrenaantal 3

Tips

Bepaal eerst welk bedrag het concert moet opbrengen en zet alle kosten ernaast. Neem techniek, catering, vergunningen en eventuele promotiekosten mee, zodat je weet welk deel van een kaartje of donatie werkelijk naar het doel gaat.
Leg de geluidsset niet pas op de concertdag vast. Controleer vooraf het mengpaneel, de podiumboxen, monitorboxen, microfoons, DI-boxen, audiokabels en stroomvoorziening op locatie; plan daarna een aparte soundcheck.
Maak uiterlijk twee weken voor het concert een vrijwilligersindeling met ontvangst, garderobe, catering, donatie-informatie, podiumwissels en afsluiting. Geef elke vrijwilliger één taak, een starttijd en een contactpersoon.
Regel doneren ook voor bezoekers die geen contant geld bij zich hebben. Test het donatieplatform en alle betalingsmogelijkheden minstens 7 dagen vooraf en zet de betaalinstructies bij de ingang en op tafels zichtbaar neer.
Verzamel dieetwensen vóór je de catering bestelt en tel niet alleen stoelen, maar ook buffettafels, artiestentafels en garderoberuimte mee. Controleer bij een buitenlocatie de weersverwachting en bepaal vooraf waar partytenten en kabelhaspels veilig komen te staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. In die periode kun je artiesten en locatie vastleggen, vergunningen controleren, sponsoren benaderen, promotie starten en vrijwilligers werven.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een benefietconcert?: Dat hangt af van locatie, publiek, eindtijd en geluidsniveau. Controleer minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente welke evenementen-, geluids- of andere meldingen nodig zijn; vraag ook de locatie naar bestaande voorwaarden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietconcert?: Plan minimaal één coördinator en daarnaast per publieksstroom een ontvangst- en donatieverantwoordelijke. Tel voor techniek, catering, garderobe en podiumwissels extra mensen op; maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer moet ik de techniek van een benefietconcert testen?: Controleer de volledige geluidsset minstens 7 dagen vooraf en test alles opnieuw op locatie tijdens de opbouw. Reserveer op de concertdag minimaal 2 uur voor aansluiten, kabels wegwerken, microfoons controleren en soundcheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.