Zaalconcert organiseren: checklist en planning

Een zaalconcert vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je regelt tegelijk de zaal, techniek, publieksontvangst, catering en de informatie voor artiesten en vrijwilligers. Begin met datum, zaal en programma en werk daarna toe naar aanmeldingen, reserveringen en een praktisch draaiboek. Op de dag zelf draait alles om een vrije podiumruimte, goed aangesloten geluid en een duidelijke entree. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat vaak pas op het laatste moment wordt ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zaal bevestigen
Artiesten vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Artiesteninformatie verzamelen
Vrijwilligers indelen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Techniek ophalen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Zaal controleren
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Podiumverlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Allergeneninformatie plaatsen
Programma ophangen
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam
4 personen
Briefing backstage-team
3 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet serveren
3 personen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Derde concertblok begeleiden
3 personen
Garderobe blijven bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Slotoptreden begeleiden
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Uitloopmuziek afspelen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Garderobe afhandelen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Dranken en catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Lichtinstallatie afbouwen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Zaal afsluiten
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Artiesten uitbetalen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 180
Koffielepelsaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 10
Audiokabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Handmicrofoon voor omroep
Laptop
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Werkverlichtingaantal 4

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Decoratieve plantenaantal 8
Programmastandaardsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig zaal en datum voordat je artiesten en techniek vastlegt. Controleer meteen hoe laat je naar binnen kunt, waar je sleutels ophaalt en hoeveel tijd er beschikbaar is voor opbouw en soundcheck.
Plan de techniek ruim vóór de concertdag. Voor een basisopstelling heb je naast mengpaneel, luidsprekers en microfoons ook microfoonstatieven, DI-boxen, XLR-kabels, verlengkabels en kabelmatten nodig; controleer elk onderdeel bij ophalen of levering.
Verwerk aanmeldingen niet pas bij de entree. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór het concert, zodat catering en het aantal kopjes, glazen en servies daarop kunnen worden afgestemd.
Maak de publieksroute zichtbaar op papier én in de zaal. Richt entreebalie en garderobe in voordat bezoekers komen en controleer of vluchtroutes vrij zijn nadat stoelen, tafels en apparatuur zijn geplaatst.
Plan een aparte eindcontrole na de opbouw. Test microfoons, podiumspots en werkverlichting, loop de bezoekerslijst na en leg een afgedrukt draaiboek klaar voor iedere vrijwilliger die een taak heeft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zaalconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, zaal, artiesten en programma. Reserveer techniek en catering zodra het programma en het verwachte bezoekersaantal bekend zijn; de laatste week gebruik je voor aanmeldingen, dieetwensen en het draaiboek.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een zaalconcert?: Reken voor stoelen, tafels, podiumruimte, geluidsinstallatie en verlichting op minimaal 3 uur. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor soundcheck en een volledige controle van kabels, microfoons en vluchtroutes.
Wat moet ik regelen voor de techniek van een zaalconcert?: Controleer minimaal mengpaneel, luidsprekers, microfoons, microfoonstatieven, DI-boxen, XLR- en audiokabels, stekkerdozen en verlengkabels. Leg kabelmatten klaar en test ieder kanaal vóór de bezoekers binnenkomen, niet alleen tijdens de soundcheck.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een zaalconcert?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en vermeld direct datum, aanvangstijd, zaal en aanmeldwijze. Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het concert, zodat je bezoekerslijst, catering en dieetwensen kunt afronden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.