Saalkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Saal und Termin frühzeitig und kläre spätestens zwei Wochen vorher, wann du Schlüssel bekommst und wer den Zugang öffnet. So steht die Technik nicht vor verschlossenen Türen.
• Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche bis etwa eine Woche vor dem Konzert. Gib diese Zahl anschließend an das Catering weiter und plane Getränke für den Empfang getrennt vom Bühnenprogramm.
• Hole Technik nicht erst am Veranstaltungstag ab, wenn du sie vermeiden kannst. Teste Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel mindestens zwei Stunden vor dem Einlass.
• Plane den Saal rückwärts vom Einlass: Erst Bühne und Fluchtwege prüfen, dann Stühle und Tische stellen, anschließend Garderobe und Eingangstresen einrichten. Für den Aufbau solltest du mindestens drei Stunden einrechnen.
• Drucke Drehbuch und Besucherliste zusätzlich auf Papier aus. Lege außerdem eine zuständige Person für Einlass, eine für Technik und eine für Künstlerbetreuung fest, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Saalkonzert planen?

Für ein kleines Saalkonzert solltest du mindestens sechs bis acht Wochen einplanen. Künstler, Raum und Technik müssen oft vor den Einladungen feststehen; Catering und Helfer lassen sich anschließend genauer besetzen.

Wann sollte man die Einladungen für ein Saalkonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist von ungefähr sieben Tagen vor dem Konzert, damit Besucherzahl, Ernährungswünsche und Catering rechtzeitig feststehen.

Wie früh muss die Technik beim Saalkonzert aufgebaut werden?

Beginne den technischen Aufbau mindestens zwei Stunden vor dem Einlass, bei unbekannter Ausstattung besser drei Stunden vorher. Plane danach Zeit für einen vollständigen Mikrofon- und Lautsprechertest ein.

Wie viele Helfer braucht man für ein Saalkonzert?

Für einen kleinen Saal solltest du mindestens drei feste Rollen besetzen: Einlass, Technik und Künstlerbetreuung. Bei zusätzlicher Garderobe oder Catering sind vier bis fünf Helfer deutlich praktischer.

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