Checklist para organizar un concierto en sala

Organizar un concierto en una sala requiere coordinar artistas, público, técnica y personal en un orden claro. Empieza cerrando la fecha y el espacio, y deja por escrito horarios, accesos y responsabilidades. Después gestiona inscripciones, catering y necesidades de los artistas antes de reservar el equipo. El día del concierto, comprueba primero la sala y las rutas de evacuación; luego monta mobiliario, escenario, iluminación y sonido antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y la sala
Confirmar a los artistas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
Recopilar información de los artistas
Asignar voluntarios
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de visitantes
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Comprobar la sala
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Instalar la iluminación del escenario
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colocar información sobre alérgenos
Colgar el programa
Comprobar los baños
Briefing del equipo de recepción
4 personas
Briefing del equipo de backstage
3 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Dar la bienvenida
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el buffet del descanso
3 personas
Comprobar la sala y los baños
2 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir la comida de los artistas
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
Seguir atendiendo el guardarropa
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la actuación final
3 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Poner música de ambiente
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Recoger bebidas y catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar la instalación de luces
2 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Cerrar el salón
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Pagar a los artistas
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 170
Mesas plegablescant. 12
Percheroscant. 4
Taburetescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 180
Platos de postrecant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharascant. 180
Cucharillas de cafécant. 180

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 6
Cuencoscant. 20
Cucharonescant. 8

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 10
Cables de audiocant. 8
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Micrófono de mano para anuncios
Portátil
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación de trabajocant. 4

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Plantas decorativascant. 8
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la sala antes de confirmar a los artistas: sin esos dos datos no podrás fijar horarios, aforo ni necesidades técnicas. Pide también la información de cada artista con al menos 2 semanas de antelación.
Reserva la técnica y el catering con tiempo, especialmente si habrá preferencias dietéticas. Recoge las restricciones durante la inscripción y entrega el número final de comensales al proveedor al menos 5 días antes.
Prepara un horario de montaje con bloques separados para mobiliario, iluminación y sonido. Deja como mínimo 90 minutos para instalar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y cableado, y otros 30 minutos para probarlo todo.
Asigna voluntarios a puestos concretos, como entrada, guardarropa, catering y accesos. Imprime el plan de trabajo y la lista de visitantes antes de abrir, y entrega una copia a cada persona responsable.
Comprueba las llaves, los accesos y las rutas de evacuación antes de mover las sillas o las mesas. Coloca las alfombrillas sobre los cables y verifica que la iluminación de trabajo esté disponible antes de apagar la luz general.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en sala?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar la fecha, la sala y los artistas. Reserva la técnica y el catering con un mínimo de 3 semanas de margen, y cierra los datos del público 5 días antes.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido de un concierto?: Reserva al menos 90 minutos para montar altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos y cableado. Añade 30 minutos para probar las entradas, ajustar niveles y corregir fallos antes de que llegue el público.
¿Cuándo hay que imprimir la lista de visitantes?: Imprime la lista el mismo día, después de cerrar las inscripciones y antes de abrir el mostrador de entrada. Ten una copia adicional por si se modifica algún nombre o aparece una persona no prevista.
¿Cuándo se prepara el catering del concierto?: Confirma el número de asistentes y las preferencias dietéticas al menos 5 días antes. Coloca las mesas, tazas, vasos y bandejas durante el montaje, y deja el servicio listo antes de la apertura de puertas.

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