Checklist pour organiser un concert en salle

Un concert en salle demande plus qu’une réservation et une bonne programmation. Il faut coordonner les artistes, les inscriptions, le catering, la technique, l’accueil et l’installation de la salle dans le bon ordre. Cette checklist regroupe 75 tâches et 42 fournitures pour suivre la préparation jusqu’au branchement des microphones. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les accès, les câbles, le vestiaire ou les informations pratiques pour les artistes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et la salle
Réserver les artistes
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la technique
Rassembler les informations sur les artistes
Répartir les bénévoles
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Vérifier la salle
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer l’éclairage de scène
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
Afficher le programme
Vérifier les toilettes
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Briefing de l'équipe backstage
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet de pause
3 personnes
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le repas des artistes
2 personnes
Animer les questions du public
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
Assurer la garde-robe
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la prestation de clôture
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Diffuser la musique de fin
Reconduire les visiteurs
4 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Ranger les boissons et le catering
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter la sono
3 personnes
Démonter l'installation d'éclairage
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Fermer la salle
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Payer les artistes
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables pliantesqté 12
Portantsqté 4
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180
Cuillères à caféqté 180

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 20
Louchesqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 10
Câbles audioqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Microphone main pour l'annonce
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage de travailqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Plantes décorativesqté 8
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date, la salle et les artistes avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour recueillir les besoins alimentaires et finaliser le catering.
Demandez aux artistes leurs horaires d’arrivée, leurs besoins techniques et leurs informations de présentation au plus tard 7 jours avant le concert. Ces éléments servent à établir un programme exploitable et à préparer la sonorisation.
Réservez la technique suffisamment tôt et vérifiez que la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones, les câbles XLR, les rallonges et les multiprises sont bien disponibles. Ajoutez des passe-câbles pour sécuriser les zones de passage.
Le jour J, contrôlez la salle avant d’installer les chaises et les tables : accès, voies d’évacuation, espace de scène, éclairage et vestiaire doivent être réglés avant l’arrivée du public. Gardez au moins 60 minutes pour le montage et les tests sonores.
Préparez deux exemplaires imprimés du déroulé et de la liste des visiteurs. Répartissez les bénévoles avant l’ouverture des portes, avec une personne clairement chargée de l’accueil, du vestiaire et de l’accès aux artistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en salle ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer la salle et les artistes, d’ouvrir les inscriptions, de réserver le catering et la technique, puis de vérifier le matériel au moins 7 jours avant le concert.
Quand réserver la technique pour un concert en salle ?: Réservez-la dès que la date et la salle sont confirmées, de préférence 4 à 6 semaines à l’avance. Faites valider la liste des microphones, haut-parleurs, pieds, câbles et boîtiers DI au plus tard 7 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer une salle de concert ?: Comptez au minimum 60 minutes pour les chaises, les tables, le vestiaire, l’espace de scène et l’accueil. Ajoutez 60 à 90 minutes pour l’éclairage, la sonorisation, les branchements et les tests avec les artistes.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture des portes ?: Vérifiez la liste des visiteurs, les inscriptions, le vestiaire, les voies d’évacuation, l’éclairage de travail et l’accès à la salle. Faites cette vérification 30 minutes avant l’arrivée du public et gardez le déroulé imprimé à portée de main.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.