Zaalconcert organiseren: checklist en planning

Een zaalconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een podium. Je regelt tegelijk de aanmeldingen, kaartverkoop, optredende groepen, catering, zaalopstelling en techniek. Begin met het programma en de reserveringen, werk daarna de praktische details uit en plan een aparte test op locatie. Vooral kabels, muziekbestanden, dieetwensen en de afstemming met vrijwilligers worden vaak te laat geregeld. Deze checklist volgt de voorbereiding tot en met de controle van de zaal op de concertdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Programma definitief maken
2 personen
Optredende groepen informeren
Muziekbestanden verzamelen
Partituren klaarleggen
2 personen
Podiumindeling bepalen
2 personen
Technische wensen inventariseren
2 personen
Entreeprijzen vastleggen
Kaartverkoop openen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Cateringmenu vaststellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Sleutels ophalen
Zaal controleren
2 personen
Vluchtroutes controleren
2 personen
Toiletten controleren
Podiumvloer controleren
2 personen
Instrumenten afstemmen
3 personen
Techniek testen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Licht ophangen
3 personen
Geluid aansluiten
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Entree inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Kassa voorbereiden
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Garderobe bedienen
2 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
Concert openen
Optredens begeleiden
2 personen
Microfoons bedienen
2 personen
Licht bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze aankondigen
Zaalrondes uitvoeren
2 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Garderobe afhandelen
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Licht en geluid afbreken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Sleutels retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 12
Podiumdelenaantal 8
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 160
Gebaksvorkjesaantal 160
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podium monitorenaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 30
Diaprojector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
DI-boxenaantal 4
Laptop

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Sfeerlampenaantal 12
LED-lampenaantal 8

Decoratie

Achtergronddoek
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Pijlbordjesaantal 12

Catering

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Koeltassenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Keukenbladenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kur kentrekkersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 4

Overig

Kassa
Geldkist
Pinapparaat
Entreebandjesaantal 150
Programmastandaardsaantal 6
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 150
Gaffer tapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Schaaraantal 6
Gereedschapskistaantal 2
EHBO-koffer

Tips

Maak het programma minimaal 4 weken vooraf definitief en informeer elke optredende groep meteen over speeltijd, opstelling, instrumenten en technische wensen. Zo kun je muziekbestanden, partituren en muziekstandaards op tijd verzamelen.
Plan de techniek minimaal 2 uur vóór de deuren opengaan. Test mengpaneel, luidsprekers, podiummonitoren, microfoons, DI-boxen, laptop en alle kabels; controleer ook of er genoeg stekkerdozen en verlengkabels zijn.
Zet stoelen pas neer nadat de podiumindeling is vastgesteld. Houd looppaden en vluchtroutes vrij en controleer vóór ontvangst van het publiek de podiumvloer, toiletten, garderoberekken en kleedkamers.
Verwerk dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór het concert in het cateringmenu. Tel daarna per aanwezige persoon het benodigde servies, zoals drinkglazen, wijnglazen, koffiekopjes, borden en gebaksvorkjes.
Wijs vrijwilligers uiterlijk 3 dagen vooraf toe aan entree, garderobe, catering, zaal en techniek. Geef iedereen een begintijd en telefoonnummer; plan bij de entree extra bezetting in rond het moment dat de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken vooraf moet ik een zaalconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met reserveringen, uitnodigingen en het programma. Open de kaartverkoop zodra de datum, locatie, entreeprijs en hoofdlijnen van het programma vaststaan.
Hoe lang duurt de soundcheck van een zaalconcert?: Reserveer minimaal 2 uur voor de technische test en soundcheck. Bij meerdere groepen of een uitgebreid programma is 3 uur praktischer, zodat ook microfoons, monitoren, licht en muziekbestanden gecontroleerd kunnen worden.
Wanneer moet ik de catering voor een zaalconcert regelen?: Stel het menu minimaal 2 weken vooraf vast en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert. Doe de boodschappen en controleer het servies uiterlijk 1 dag vooraf.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een zaalconcert?: Zet één stoel per aangemelde bezoeker klaar en reserveer daarnaast 5 tot 10 procent extra stoelen. Controleer de definitieve aanmeldingen 2 tot 3 dagen vooraf, zodat de opstelling en vluchtroutes kloppen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.