Saalkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm, Auftrittsgruppen und technische Anforderungen spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert fest. So bleibt Zeit, fehlende Musikdateien, Notenblätter, Mikrofone oder DI-Boxen nachzufordern.
• Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vor dem Konzert. Eine aktuelle Liste verhindert, dass beim Catering Portionen oder passende Speisen fehlen.
• Plane den Saal nicht nur nach Sitzplätzen: Für Bühne, Mischpult, Lautsprecher, Notenständer und Kabelwege brauchst du zusätzliche Fläche. Prüfe die Fluchtwege vor dem Aufstellen der Stühle und erneut nach dem Bühnenaufbau.
• Teste die Technik am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Einlass. Kontrolliere dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Verlängerungskabel, Lichtstative und Bühnenstrahler gemeinsam mit den zuständigen Personen.
• Teile Freiwillige mit festen Aufgaben und Uhrzeiten ein, etwa für Einlass, Garderobe, Catering, Bühne und Abbau. Schlüssel, Materialien und Instrumente sollten vor dem Einlass am vorgesehenen Platz liegen, nicht erst während der Probe gesucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Saalkonzert planen?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Saalreservierung, Einladungen, Programm und Auftrittsgruppen. Ticketverkauf und Anmeldungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert laufen.

Wann sollte der Techniktest bei einem Saalkonzert stattfinden?

Plane den vollständigen Techniktest mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Stimmen, Bühnenaufbau und ein kurzer Soundcheck sollten vor dieser Prüfung abgeschlossen sein.

Wie viele Stühle brauche ich für ein Saalkonzert?

Richte die Bestuhlung nach den bestätigten Anmeldungen und plane zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Stelle die Stühle erst auf, nachdem Bühne, Fluchtwege und Technikflächen festgelegt sind.

Wann muss ich Ernährungswünsche für das Catering abfragen?

Frage Ernährungswünsche mit der Anmeldung ab und schließe die Liste spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Prüfe sie direkt vor dem Einkauf noch einmal gegen die aktuellen Anmeldungen.

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