Checklist para organizar un concierto en sala

Organizar un concierto en una sala exige coordinar artistas, público, técnica y catering en un orden concreto. Empieza por las invitaciones, las inscripciones y las reservas; después cierra el programa, las entradas y las necesidades técnicas. En los últimos días tendrás que reunir partituras, equipos y materiales, y confirmar quién se encarga de cada tarea. El día del concierto, reserva tiempo para revisar la sala, montar las sillas, probar el sonido y afinar los instrumentos antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Definir el programa final
2 personas
Informar a los grupos participantes
Reunir archivos de música
Preparar las partituras
2 personas
Definir la disposición del escenario
2 personas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Fijar los precios de entrada
Abrir la venta de entradas
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Definir el menú de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Recoger las llaves
Comprobar la sala
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Afinar los instrumentos
3 personas
Probar la técnica
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Colgar luces
3 personas
Conectar el sonido
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la barra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Preparar la caja registradora
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Repartir los programas
2 personas
Guiar al público al recinto
2 personas
Abrir el concierto
Coordinar las actuaciones
2 personas
Operar los micrófonos
2 personas
Controlar la iluminación
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el descanso
Realizar rondas por la sala
2 personas
Anunciar el cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Desmontar luces y sonido
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Ordenar el guardarropa
2 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesascant. 12
Piezas de escenariocant. 8
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3
Mesas de vestuariocant. 4

Vajilla

Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 160
Tenedores de postrecant. 160
Cucharillascant. 120
Cucharonescant. 8

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Supervisar el escenariocant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Atrilescant. 30
Proyector de diapositivas
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 3
Cajas DIcant. 4
Portátil

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Luces decorativascant. 12
Lámparas LEDcant. 8

Decoración

Lona de fondo
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles del programacant. 4
Carteles de flechascant. 12

Catering

Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Cubiterascant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 20
Bolsas isotérmicascant. 4
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de servircant. 8
Encimeras de la cocinacant. 6
Guantes de hornocant. 4
Abrebotellascant. 4
Cables tensorescant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Señales de advertenciacant. 4

Otros

Caja registradora
Caja registradora
Máquina de sellado
Pulseras de accesocant. 150
Atriles para programascant. 6
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Pegatinas con nombrecant. 150
Cinta gaffercant. 8
Bridascant. 200
Tijerascant. 6
Caja de herramientascant. 2
Botiquín de primeros auxilios

Consejos

Cierra el programa final antes de informar a los grupos participantes: cualquier cambio afecta a las partituras, los archivos de música, los atriles y la disposición del escenario.
Recopila los requisitos técnicos con al menos 7 días de antelación. Confirma el número de micrófonos, soportes, cajas DI, altavoces, mesa de mezclas, cables y tomas de corriente.
No dejes la venta de entradas y el catering para la última semana. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y comprueba la vajilla, las bebidas y la lista de la compra antes de hacer el pedido.
Asigna voluntarios por función y horario, no solo por nombre: necesitas cubrir entradas, escenario, recepción, catering y apoyo técnico desde la llegada de los participantes hasta el cierre.
Programa una revisión de la sala de 2 a 3 horas antes del concierto. Comprueba las rutas de evacuación, los baños, el suelo del escenario, la iluminación, las sillas y la prueba completa de sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en una sala?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios grupos o necesitas vender entradas. Reserva la sala y fija el programa al principio; deja la prueba técnica y la revisión final para el día del concierto.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Hazla como mínimo 2 horas antes de abrir las puertas y reserva tiempo adicional si intervienen varios grupos. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cajas DI, portátil, cables y focos con cada configuración prevista.
¿Cuántas sillas se necesitan para un concierto en sala?: Coloca una silla por entrada prevista y añade entre un 5 y un 10 % si la sala lo permite. Confirma la cifra después del cierre de la venta y deja pasillos despejados hacia las salidas de evacuación.
¿Cuándo hay que recoger las preferencias dietéticas del catering?: Pregúntalas durante la inscripción y fija una fecha límite de al menos 7 días antes del concierto. Con esa información puedes cerrar el menú, revisar las cantidades y comprar la vajilla necesaria sin improvisar.

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