Checklist pour organiser un concert en salle

Un concert en salle demande de coordonner les artistes, le public, la technique et l’accueil sans laisser les détails au dernier moment. Cette checklist regroupe 77 tâches et 77 fournitures, de l’ouverture de la billetterie au rangement de la salle. Suivez-la dans l’ordre pour confirmer les réservations, préparer les groupes, tester le son et installer les espaces d’accueil. Vous saurez aussi quoi vérifier avant l’arrivée du public et quels éléments sont souvent oubliés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Finaliser le programme
2 personnes
Informer les groupes qui se produisent
Rassembler les fichiers musicaux
Préparer les partitions
2 personnes
Définir l’agencement de la scène
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Fixer les tarifs d'entrée
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir le menu du catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Récupérer les clés
Vérifier la salle
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Accorder les instruments
3 personnes
Tester la technique
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Brancher le son
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Assurer le vestiaire
2 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Accompagner le public à la salle
2 personnes
Ouvrir le concert
Accompagner les spectacles
2 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Gérer l’éclairage
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Effectuer les visites de salle
2 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Démonter la lumière et le son
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Ranger le vestiaire
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 12
Éléments de podiumqté 8
Tabouretsqté 8
Portantsqté 3
Tables de logeqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 160
Fourchettes à gâteauqté 160
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Surveiller la scèneqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Pieds de microqté 30
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Boîtiers DIqté 4
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Lampes d'ambianceqté 12
Lampes LEDqté 8

Décoration

Bâche de fond
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux de directionqté 12

Catering

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Sacs isothermesqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 8
Plans de travail de cuisineqté 6
Gants de cuisineqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchons à voletqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Panneaux d'avertissementqté 4

Autre

Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Bracelets d’entréeqté 150
Pupitres de programmeqté 6
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 150
Ruban gafferqté 8
Attaches-câblesqté 200
Ciseauxqté 6
Boîte à outilsqté 2
Trousse de premiers secours

Conseils

Commencez par les inscriptions et les réservations, puis finalisez le programme avant d’informer les groupes. Prévoyez une date limite claire pour recueillir les besoins alimentaires et les contraintes techniques.
Ouvrez la billetterie dès que les tarifs et le programme sont fixés. Gardez une liste actualisée des inscrits afin d’estimer le nombre de chaises, de repas et de verres nécessaires.
Demandez à chaque groupe ses fichiers musicaux, ses partitions et sa fiche technique au moins 2 semaines avant le concert. Cela laisse le temps de vérifier les microphones, boîtiers DI, câbles, retours et branchements électriques.
Le jour J, récupérez les clés et contrôlez la salle avant l’installation : issues de secours, toilettes, plancher de scène et circulation du public. Faites ce contrôle au moins 3 heures avant l’ouverture des portes.
Réservez un créneau séparé pour les balances et l’accord des instruments, puis testez toute la chaîne audio et l’éclairage avant l’arrivée du public. Gardez au moins 30 minutes de marge après le dernier test pour corriger un problème.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un concert en salle ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les invitations et la billetterie peuvent commencer dès que la salle, les tarifs et le programme sont confirmés, tandis que les besoins techniques doivent être recueillis au moins 2 semaines avant.
Quand faut-il ouvrir la billetterie pour un concert en salle ?: Ouvrez-la dès que le programme, les tarifs et la capacité de la salle sont fixés, généralement 4 à 6 semaines avant le concert. Arrêtez les inscriptions ou établissez une liste d’attente quelques jours avant si le nombre de places est limité.
Combien de temps avant le concert faut-il tester la technique ?: Bloquez au moins 2 heures pour l’installation, les balances et les essais de la table de mixage, des microphones, des haut-parleurs et de l’éclairage. Terminez idéalement 30 minutes avant l’ouverture des portes.
Que faut-il vérifier dans la salle avant un concert ?: Contrôlez au minimum les issues de secours, les toilettes, le plancher de scène, les branchements électriques et la disposition des chaises. Faites cette vérification environ 3 heures avant l’accueil du public, puis un dernier passage 30 minutes avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.