Woonbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot opening

Een woonbeurs organiseren vraagt meer dan een zaal en een rij stands. Je legt eerst datum, openingstijden en locatie vast, werft standhouders en verwerkt bezoekersregistraties. Daarna volgen de plattegrond, standnummers, catering, naamkaartjes en bewegwijzering. Deze checklist bevat 65 taken en 83 spullen, zodat je per fase ziet wat je moet regelen en wat vaak pas op het laatste moment wordt gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Standhouders benaderen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Bezoekersregistratie verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Plattegrond van stands maken
2 personen
Standnummers toewijzen
2 personen
Catering bestellen
Dranken en servies inkopen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Plattegrond afdrukken
Standhoudersinformatie versturen
Bezoekersbevestigingen versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Standhouders herinneren
Catering ontvangen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Ontvangstbalie voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden opstellen
4 personen
Standtafels aankleden
4 personen
Productstalen uitstallen
4 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Registratielijst klaarleggen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma toelichten
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes presenteren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Presentatie begeleiden
2 personen
Vragen bij informatiebalie beantwoorden
2 personen
Voorraad bij koffiepunt aanvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders vertrek informeren
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Standhouders uitladen begeleiden
3 personen
Productstalen inpakken
4 personen
Standwanden afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Bezoekerslijst archiveren
Bedankbericht versturen
Standhoudersgegevens bijwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 90
Ontvangstbalie
Presentatietafelaantal 2
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Folderrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Standwandenaantal 24
Rolbannersaantal 8
Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Printer
Handmicrofoonaantal 2
Speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffielepelsaantal 100

Decoratie

Plantenaantal 16
Vazenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 24
Slingersaantal 12
Fotowand
Kleed voor fotowand

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 16
Dienbladenaantal 8
Opbergbakkenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Wasmandenaantal 4

Registratie

Naamkaarthoudersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 120
Informatiebordenaantal 12
Printpapieraantal 500
Ordnersaantal 6

Presentatie

Flip-over
Flip-overvellen
Markeerstiftenaantal 12
Prikbordenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Stalenbakkenaantal 24
Meetlintenaantal 12
Waterpassenaantal 6
Kleurstalenaantal 24
Fotolijstenaantal 12

Gereedschap

Schaarsetsaantal 6
Stanleymessenaantal 4
Hamersaantal 4
Schroevendraaiersetsaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 8
Kabelbindersaantal 100
Rolmaataantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling pas nadat de standhouders zijn bevestigd. Wijs daarna standnummers toe en stuur iedere deelnemer de plattegrond en praktische informatie.
Open de inschrijving vroeg genoeg om dieetwensen en bezoekersaantallen te verzamelen. Gebruik die gegevens om catering, servies en dranken niet op gevoel te bestellen.
Controleer de techniek minstens één dag voor opening: projector, scherm, laptops, microfoon, speakers, verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten moeten op hun plek en getest zijn.
Bereid de ontvangstbalie vóór de opbouw voor met naamkaartjes, bezoekersbevestigingen en een geprinte plattegrond. Sorteer naamkaartjes op alfabet of standnummer, zodat registratie niet ophoopt.
Laat standhouders kort voor de beurs nog één herinnering ontvangen met aankomsttijd, standnummer en opbouwinformatie. Controleer daarnaast materialen, bewegwijzering, koelboxen en catering zodra ze binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een woonbeurs organiseren?: Leg datum, openingstijden en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader standhouders direct daarna, zodat je uiterlijk 3 tot 4 weken voor opening de plattegrond en standnummers kunt afronden.
Hoeveel tijd kost het om een woonbeurs op te bouwen?: Reken voor een beurs met meerdere stands op minimaal 3 tot 4 uur opbouwtijd. Plan extra tijd voor standwanden, tafels, bewegwijzering, techniek, de ontvangstbalie en het testen van projector en geluidsapparatuur.
Wanneer moet ik de catering voor een woonbeurs bestellen?: Bestel de catering ongeveer 1 tot 2 weken vooraf, nadat de bezoekersregistratie en dieetwensen zijn verwerkt. Controleer de levering op de dag zelf minstens 60 minuten vóór opening.
Wat moet ik op de dag van een woonbeurs als eerste controleren?: Controleer eerst de zaalindeling, standnummers en bewegwijzering. Test daarna de techniek, vul de koelboxen, zet koffie en servies klaar en bereid de ontvangstbalie minstens 30 minuten vóór opening voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.