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Wohnungsmesse organisieren: die Checkliste für die Planung

Eine Wohnungsmesse steht und fällt mit der Abstimmung zwischen Ausstellern, Besucherregistrierung und Standplanung. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und den Saal fest, bevor du Anmeldungen öffnest oder Einladungen verschickst. Danach brauchst du feste Fristen für Standbetreiber, Ernährungswünsche und Besucherbestätigungen. Kurz vor der Messe zählen vor allem Namensschilder, Lageplan, Technik, Getränke und ein vorbereiteter Empfangstresen. Der Plan bündelt 65 Aufgaben und 83 benötigte Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Besucherregistrierung verarbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standplan erstellen

    2 Personen

  • Standnummern zuweisen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Getränke und Geschirr einkaufen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Lageplan drucken

  • Informationen für Aussteller senden

  • Besucherbestätigungen versenden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Standbetreiber erinnern

  • Catering entgegennehmen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Namenskarten sortieren

    2 Personen

  • Empfangstresen vorbereiten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Standtische dekorieren

    4 Personen

  • Produktproben ausstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Registrierungsliste bereitlegen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks präsentieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Präsentation moderieren

    2 Personen

  • Fragen am Informationsschalter beantworten

    2 Personen

  • Vorrat an der Kaffeestation auffüllen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Standbetreiber über die Abreise informieren

  • Letzte Besucher begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber beim Ausladen begleiten

    3 Personen

  • Produktproben einpacken

    4 Personen

  • Standwände abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Saal und Eingang reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Besucherliste archivieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Daten der Standbetreiber aktualisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 90
  • Empfangstresen
  • PräsentationstischAnz. 2
  • HockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 24
  • ProspektständerAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • StandwändeAnz. 24
  • Roll-Up-BannerAnz. 8
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LaptopsAnz. 2
  • Drucker
  • HandmikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelkanäleAnz. 10
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeelöffelAnz. 100

Dekoration

  • PflanzenAnz. 16
  • VasenAnz. 8
  • TischdekorationAnz. 24
  • GirlandenAnz. 12
  • Fotowand
  • Tuch für Fotowand

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 16
  • TablettsAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • WäschekörbeAnz. 4

Registrierung

  • NamensschildhalterAnz. 100
  • StifteAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 6
  • ArmbänderAnz. 120
  • InfotafelnAnz. 12
  • DruckpapierAnz. 500
  • OrdnerAnz. 6

Präsentation

  • Flipchart
  • Flipchartblätter
  • MarkerAnz. 12
  • PinnwändeAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • StahlbehälterAnz. 24
  • MessbänderAnz. 12
  • WasserwaagenAnz. 6
  • FarbmusterAnz. 24
  • BilderrahmenAnz. 12

Werkzeug

  • Scheren-SetsAnz. 6
  • CuttermesserAnz. 4
  • HämmerAnz. 4
  • SchraubendrehersetsAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 200
  • GewebeklebebandAnz. 8
  • Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 100
  • MaßbandAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Fordere von Standbetreibern spätestens zwei bis drei Wochen vor der Messe eine verbindliche Zusage und alle Angaben für den Standplan an. So bleiben noch einige Tage, um Standnummern zu vergeben und Änderungen einzuarbeiten.
  • Schließe die Besucherregistrierung nicht erst am Vortag ab. Prüfe die Anmeldungen mindestens drei Tage vorher und erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering angepasst werden kann.
  • Plane die Beschilderung zusammen mit dem Lageplan. Drucke beide spätestens am Vortag und lege zusätzlich Standnummern sowie Namenskarten sortiert am Empfang bereit.
  • Prüfe die Technik am Vortag im Saal: Projektor, Leinwand, Laptops, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren. Sichere Kabel mit Kabelkanälen, bevor Besucher eintreffen.
  • Stelle Getränke und Geschirr nicht erst während des Aufbaus zusammen. Fülle die Kühlboxen vor Beginn der Messe und platziere Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermokannen so, dass der Empfangsbereich frei bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wohnungsmesse organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Veranstaltungsort und der Ansprache der Standbetreiber. Die Anmeldung sollte danach möglichst innerhalb der ersten zwei Wochen geöffnet werden.
Wann muss der Standplan für eine Wohnungsmesse fertig sein?
Erstelle einen vorläufigen Standplan etwa drei Wochen vorher und vergebe die Standnummern nach den verbindlichen Zusagen. Die endgültige Version sollte spätestens drei Tage vor der Messe an die Aussteller gehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Wohnungsmesse?
Plane mindestens drei bis vier Stunden für Tische, Standwände, Beschilderung, Technik, Catering und den Empfang ein. Eine Funktionsprüfung von Projektor und Mikrofon sollte zusätzlich am Vortag stattfinden.
Wann soll man Catering und Getränke für eine Wohnungsmesse bestellen?
Bestelle das Catering etwa zehn bis vierzehn Tage vorher, sobald die Zahl der angemeldeten Besucher und die Ernährungswünsche absehbar sind. Getränke und haltbares Geschirr kannst du spätestens eine Woche vorher einkaufen.

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